CONTROLUL CONTABIL INTERN: ELEMENTE, OBIECTIVE ȘI EXEMPLU - DUDAS - 2025

Controlul contabil intern acoperă metodele implementate de o companie pentru a asigura integritatea informațiilor financiare și contabile, a îndeplini obiectivele operaționale și rentabilitatea și a transmite politicile de management în întreaga organizație. Acestea se suprapun cu procedurile normale de exploatare ale unei companii.

Această suprapunere este destinată să protejeze activele, să reducă la minimum erorile și să asigure că operațiunile sunt efectuate într-un mod aprobat. Nu există sisteme de control interne identice, dar multe filosofii de control privind integritatea financiară și practicile contabile au devenit practici de management standard.

Controlul intern vine la un preț, ceea ce înseamnă că activitățile de control adesea încetinesc fluxul natural al proceselor unei companii, ceea ce poate reduce eficiența generală a acesteia. Un concept cheie este că chiar și cel mai cuprinzător sistem de control intern nu va elimina complet riscul de fraudă sau eroare.

Întotdeauna vor exista anumite incidente, de obicei din cauza unor circumstanțe neprevăzute sau a unui efort excesiv determinat de cineva care dorește să comită o fraudă.

Elemente de control contabil intern

Separarea sarcinilor

Separarea îndatoririlor presupune împărțirea responsabilității pentru contabilitate, depozite, raportare și audit. Sarcinile suplimentare sunt separate, există șanse mai mici ca un singur salariat să comită acte frauduloase.

Pentru întreprinderile mici, cu doar câțiva angajați din contabilitate, împărțirea responsabilităților între două sau mai multe persoane sau care necesită revizuirea sarcinilor critice de către colaboratori poate servi același scop.

Controale de acces

Controlul accesului la diferite părți ale unui sistem de contabilitate prin parole, încuietori și jurnalele de acces electronice poate păstra utilizatorii neautorizați în afara sistemului, oferind în același timp o modalitate de auditare a utilizării sistemului pentru a identifica sursa de erori sau discrepanțe.

Audituri fizice

Auditurile fizice includ numărarea manuală a numerarului și a tuturor activelor fizice înregistrate în sistemul contabil; de exemplu, inventare, materiale și instrumente.

Numărul fizic poate dezvălui discrepanțe bine ascunse în soldurile contului, care sunt trecute cu vederea în înregistrările electronice.

Numărarea numerarului la punctele de vânzare se poate face zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi. Proiectele mai mari, cum ar fi numărarea manuală a stocurilor, trebuie realizate mai rar, poate trimestrial.

Documentație standardizată

Standardizarea documentelor utilizate pentru tranzacțiile financiare - cum ar fi facturile, rechizițiile materiale interne, chitanțele de inventar și rapoartele de cheltuieli de călătorie - pot contribui la menținerea consecvenței în păstrarea evidenței în timp.

Utilizarea formatelor standard de documente poate facilita revizuirea înregistrărilor din trecut atunci când se caută sursa eventualelor discrepanțe din sistem. Lipsa standardizării poate face ca articolele să fie trecute cu vederea sau interpretate greșit într-o astfel de revizuire.

Solduri de încercare

Utilizarea unui sistem de evidență contabilă dublă adaugă fiabilitate asigurând că cărțile sunt întotdeauna echilibrate. Chiar și așa, este posibil ca erorile să arunce sistemul din echilibru la un moment dat.

Calcularea soldurilor zilnice sau săptămânale de încercare poate oferi informații periodice despre starea de sănătate a sistemului. Aceasta permite descoperirea și investigarea discrepanțelor cât mai curând posibil.

Reconcilieri periodice

Reconcilierile contabile pot asigura că soldurile sistemului contabil corespund soldurilor conturilor altor entități, cum ar fi băncile, furnizorii și clienții de credit.

De exemplu, o reconciliere bancară presupune compararea soldurilor de numerar și a înregistrărilor depozitelor și încasărilor între sistemul de contabilitate și extrasele bancare.

Diferențele dintre aceste tipuri de conturi suplimentare pot dezvălui erori sau discrepanțe în conturile în sine. De asemenea, ele pot arăta că erorile pot avea originea în alte entități.

Autoritatea pentru aprobare

Solicitarea managerilor specifici pentru autorizarea anumitor tipuri de tranzacții poate adăuga un nivel de responsabilitate în evidențele contabile. Acest lucru arată că tranzacțiile au fost vizualizate, analizate și aprobate de autoritățile corespunzătoare.

Solicitarea aprobării pentru a face cheltuieli și plăți mari împiedică angajații fără scrupule să efectueze tranzacții frauduloase mari cu fonduri ale companiei.

goluri

Protejați activele companiei

Controalele interne bine concepute protejează activele împotriva pierderilor. Pierderea ar putea fi o pierdere accidentală, care provine din greșelile cinstite făcute de oameni. Poate fi, de asemenea, o pierdere intenționată, rezultată din activități frauduloase intenționate.

Garantați fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare

Controalele interne asigură că managementul are informații corecte, în timp util și complete - inclusiv înregistrări contabile - pentru a planifica, controla și raporta operațiunile de afaceri.

Asigurați respectarea legilor

Controalele interne ajută la asigurarea conformității companiei cu numeroasele legi și reglementări naționale, de stat și locale care afectează operațiunile comerciale.

Promovați operațiuni eficiente și eficiente

Controalele interne oferă un mediu în care managerii și personalul pot maximiza eficiența și eficacitatea operațiunilor.

Respectarea obiectivelor și obiectivelor

Sistemul de control intern oferă un mecanism de gestionare pentru a monitoriza atingerea obiectivelor și obiectivelor operaționale.

Exemplu

Activele lichide au întotdeauna nevoie de mai multă protecție decât cele nelichide, pentru că sunt mai ușor de furat; de exemplu, luarea de numerar.

Numărul de numerar este cel mai lichid activ și poate fi furat cu ușurință de orice angajat care îl ocupă. Pentru a proteja numerarul companiei este implementat controlul intern special.

Controlul intern al separării îndatoririlor este adesea utilizat cu numerar. Acest control necesită ca persoana care primește numerarul de la client și persoana care înregistrează chitanța în sistemul contabil să nu fie niciodată același angajat.

De fapt, unele sisteme de control intern merg cu un pas mai departe și cer un angajat să colecteze numerarul, altul să-l depună la bancă și un alt să îl înregistreze în sistemul contabil.

Prin segmentarea îndatoririlor fiecărui angajat, nicio persoană nu poate colecta numerarul, depune-l și înregistra vânzarea în contabilitate. Acest lucru previne frauda, ​​deoarece, astfel, o persoană nu poate încasa o parte din numerarul colectat și înregistrează o cantitate mai mică din chitanța în sistemul contabil.

Referințe

1. Steven Bragg (2018). Control intern. Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Controale interne. Luat de la: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Controale interne în contabilitate: definiție, tipuri și exemple. Studiu. Luat de la: studiu.com.
4. Universitatea din Washington (2018). Controale interne. Preluat de la: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Care sunt cele șapte proceduri de control intern în contabilitate? Smallbusiness - Chron. Luat de la: smallbusiness.chron.com.
6. Cursul meu de contabilitate (2018). Ce sunt controalele interne? Luat de la: myaccountingcourse.com.