SISTEM DE INVENTAR PERPETUU: FUNCȚIONARE, AVANTAJE - DUDAS - 2025

Sistemul de inventar perpetuu este o metodă de contabilitate a stocurilor care înregistrează imediat vânzarea sau cumpărarea de inventar prin utilizarea sistemelor computerizate și a software-ului de gestionare a activelor întreprinderii.

Prezintă o perspectivă destul de detaliată a modificărilor stocurilor, cu rapoarte imediate cu privire la cantitatea de inventar în stoc și reflectă cu exactitate nivelul mărfurilor disponibile.

Inventarul perpetuu este metoda preferată de urmărire a inventarului, deoarece poate genera continuu rezultate rezonabile exact, dacă este gestionat corect.

Ca afacere, a avea mai multe stocuri decât ai nevoie este costisitor și poate duce la risipă. Pe de altă parte, faptul că aveți prea puțin înseamnă că riscați să dezamăgeți clienții și să pierdeți venituri din vânzări concurenților.

Deoarece software-ul de inventar perpetuu este mereu actualizat, aveți vizibilitate instantanee în nivelul stocurilor, permițându-vă să răspundeți mai rapid la modificările cererii.

Cum funcționează procedura?

Cu sistemul de inventar perpetuu, o companie actualizează continuu registrele de inventar, contabilizând adaosurile și scăderile pentru activități precum:

- Articole de inventar cumpărate.

- Marfa vanduta din stoc.

- Materiale prelevate din inventar pentru a fi utilizate în producție.

- Articole aruncate.

Sistemul funcționează perfect atunci când este cuplat cu o bază de date computerizată, actualizată în timp real de personalul depozitului folosind scanere cu coduri de bare sau de către vânzătorii care folosesc terminale de vânzare.

Inventar periodic versus inventar perpetuu

În mod tradițional, dacă vrei să știi câte articole erau disponibile în depozit, trebuia să efectuezi un număr fizic și să-l împaci cu sisteme manuale sau automate bazate pe loturi.

Companiile au contabilizat fizic de inventar la sfârșitul unei perioade specificate, iar cifrele de inventar au fost actualizate la acel moment. Acesta este cunoscut sub numele de sistem de inventar periodic, deoarece informațiile sunt actualizate periodic.

Sistemul de inventar perpetuu utilizează programe și programe de gestionare a stocurilor care permit actualizarea în timp real a mișcării stocurilor.

Angajații folosesc scanere cu coduri de bare pentru a înregistra vânzările, cumpărăturile sau returnările pe măsură ce apar.

Aceste informații sunt trimise către o bază de date care este actualizată continuu pentru a înregistra fiecare modificare. Actualizarea permanentă a inventarului este ceea ce îi dă sistemului numele și îl diferențiază de abordarea periodică.

Conturi de inventar perpetuu

În cadrul acestui sistem, nu este necesară menținerea unui cont de cumpărare, deoarece contul de inventar este încărcat direct cu fiecare achiziție de mărfuri.

Conturile care vor fi postate în acest sistem sunt:

- Atunci când marfa este achiziționată pentru a o depozita în inventar:

- Atunci când sunt efectuate cheltuieli precum transportul, asigurarea etc., la costul mărfii:

- Dacă marfa este returnată furnizorului:

- Când marfa este vândută:

- Dacă marfa este returnată de clienți:

- Când se constată o diferență între valoarea contului de inventar și numărul fizic:

Avantaj

Permite reumplerea precisă

Modificările inventarului sunt înregistrate în timp real, la cumpărarea și vânzarea inventarului. Acest lucru vă permite să produceți rapoarte care identifică imediat elementele de inventar cu un nivel scăzut.

Descoperă declinul și furtul

Într-un sistem de inventar periodic, inventarul este ajustat la sfârșitul perioadei, validând numărul de inventar fizic. Aceasta ascunde orice furt, declin, sau chiar contorizarea erorilor, atunci când această ajustare este transferată în contul costurilor de bunuri vândute.

Un sistem perpetuu va compara valoarea inventarului din sistem cu numărul de sfârșit al perioadei și vă va permite să investigați orice discrepanțe.

Produce situații financiare interimare mai precise

Deoarece în sistemul de inventar periodic valorile de inventar nu sunt modificate în cursul perioadei, atât contul de inventar din bilanț, cât și costul mărfii vândute în contul de profit și pierderi sunt incorecte pe parcursul perioadei. perioadă.

Un sistem perpetuu menține aceste sume corecte și oferă un set mai precis de situații financiare pe parcursul perioadei.

Gestionarea mai strânsă a nivelurilor de inventar

Nivelurile de inventar sunt întotdeauna corecte și sunt accesate online oricând. Puteți calcula corect rata de afaceri pentru a ști dacă încetează vânzările sau dacă produsele nu se vând mai repede.

Integrare cu alte sisteme de afaceri

Informațiile despre inventar în timp real sunt vitale pentru echipele de finanțe și contabilitate. Integrarea sistemului de inventar cu sistemele financiare contribuie la asigurarea raportării corecte a impozitelor și a reglementărilor.

Vânzătorii pot oferi o experiență mai bună clienților, afectând direct reputația lor. Integrarea sa cu sistemele de merchandising oferă acelei echipe o imagine actuală a ceea ce se vinde și ce nu.

Dezavantaje

Cost ridicat de implementare

Pentru a utiliza sistemul de inventar perpetuu, o afacere trebuie să instaleze mai întâi echipamente și software specializate. Necesită o investiție inițială mare, o mulțime de resurse și timp pentru a implementa sistemul corect.

După instalarea echipamentelor și software-ului necesar, întreținerea periodică și actualizările vor continua să fie obligatorii, costând și mai mult întreprinderile.

Complexitate mai mare

Este necesar ca companiile să ofere instruire fiecăruia dintre angajați datorită complexității sistemului.

Angajații vor avea nevoie de instruire cu privire la modul de utilizare a software-ului unic al companiei și, de asemenea, vor avea nevoie de instruire cu privire la utilizarea echipamentelor speciale, cum ar fi scanerele.

Inventarul înregistrat poate să nu reflecte inventarul real

Poate fi un dezavantaj pentru tranzacțiile care urmează să fie postate imediat ce au loc, deoarece inventarul postat poate să nu reflecte inventarul real în timp.

Acest lucru se datorează faptului că într-un sistem de inventar perpetuu, numărul de inventar fizic nu este utilizat frecvent.

Cu un număr mai mare de persoane care efectuează tranzacții în sistem, compania își asumă un risc mai mare de a greși din cauza erorii umane.

Mai mult timp de consum

Cu sistemul de inventar periodic, companiile alocă un anumit timp pentru înregistrarea stocurilor.

Pot fi înregistrate săptămânal, lunar sau chiar anual. Aceasta face ca sistemul de inventar periodic să consume mai puțin timp decât sistemul de inventar perpetuu.

Cu sistemul perpetuu, fiecare tranzacție trebuie înregistrată imediat. Auditorii ar trebui să revizuiască tranzacțiile pentru a se asigura că sunt corecte și trebuie să mai fie făcute inventare fizice pentru a găsi discrepanțe în cifre.

Referințe

1. Steven Bragg (2017). Sistem de inventar perpetuu. Contabilitate CPE Cursuri și cărți. Preluat de la: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventar perpetuu. Luat de la: investopedia.com.
3. Contabilitate pentru management (2017). Sistem de inventar perpetuu. Preluat de la: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). De ce să folosiți un sistem de inventar perpetuu? Luat de la: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Avantajele sistemului perpetuu de inventar. Întreprinderi mici - Chron.com. Luat de la: cron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Dezavantajele sistemului de inventar continuu. Întreprinderi mici - Chron.com. Luat de la: smallbusiness.chron.com.