SISTEM DE INVENTAR: TIPURI, METODE ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Sistemul de inventar este un sistem de monitorizare care raportează cantitatea de materii prime, consumabile sau produse finite disponibile. Se asigură că cantitatea potrivită de materiale, cu o calitate potrivită, sunt disponibile la locul potrivit la momentul potrivit.

Acest sistem este actualizat de fiecare dată când un articol este vândut sau materii prime sunt utilizate pentru fabricarea unui produs, pentru a ști ce este disponibil pentru ziua următoare. De asemenea, vă permite să comandați produse în avans, pentru a avea tot ce aveți nevoie în orice moment.

Sursa: pixabay.com

Când oamenii se gândesc la un sistem de inventar, este comun să îl raportăm la industria de vânzare cu amănuntul. Cu toate acestea, deși magazinele necesită un sistem eficient de inventar pentru a funcționa cu succes, acesta este utilizat și în multe alte tipuri de afaceri, precum producția, utilitățile, asistența medicală, guvernul și educația.

Ca parte a lanțului de aprovizionare, sistemul de inventar include aspecte precum controlul și supravegherea achizițiilor (atât de la furnizori cât și clienți), întreținerea stocării stocurilor, controlul cantității de produse de vânzare și îndeplinirea ordinelor.

Importanţă

Un sistem eficient de inventar este o componentă indispensabilă a oricărei operațiuni de vânzare cu amănuntul sau de fabricație. Scopul său principal este menținerea cu exactitate a numărului fizic de produse, consumabile și materiale stocate în depozit.

Unele dintre cele mai critice elemente ale unui sistem bine dezvoltat sunt descrierile articolelor, un sistem de numerotare, standardizarea unităților de măsură și etichetarea exactă a articolelor.

Odată stabilit, sistemul de inventar poate fi utilizat pentru controlul și întreținerea mărfurilor depozitate pentru a se asigura că inventarul nu se pierde în caz de deteriorare sau furt.

Știind când să vă reordonați, cât să comandați, unde să depozitați inventarul etc., pot deveni rapid un proces complicat. Drept urmare, multe companii necesită un software sau un sistem de gestionare a stocurilor, cu capacități mai mari decât baze de date simple și formule manuale.

Acest lucru este esențial pentru controlul costurilor de achiziție și îndeplinirea obiectivelor de servicii pentru clienți. În timp ce software-ul de gestionare a stocurilor este un instrument de management util, cheia unui sistem bun constă în robustetea procedurilor create.

Ce este un sistem de control al stocurilor?

Un sistem de control al stocurilor se referă la strategiile pe care companiile le utilizează pentru a se asigura că au aprovizionări adecvate de materii prime pentru producție și produse finite pentru vânzare, reducând în același timp costurile de inventar.

Depozitarea stocurilor în exces este costisitoare, deoarece spațiul și resursele financiare investite în produse pot fi adesea utilizate mai bine în alte domenii.

Cu toate acestea, în același timp, având stocuri scăzute poate duce la întreruperile costurilor de producție sau întârzieri în îndeplinirea ordinii. Sistemele de control al stocurilor ajută companiile să găsească echilibrul delicat între prea puțin și prea mult stoc.

Pentru ce este?

Sistemele de control al stocurilor ajută la urmărirea inventarului și furnizează datele necesare controlului și gestionării acestuia.

Este o soluție tehnologică care integrează toate aspectele din activitățile de inventar ale unei organizații, inclusiv transportul, cumpărarea, primirea, depozitarea, cifra de afaceri, urmărirea și reorganizarea.

Un bun sistem de control al stocurilor realizează toate acestea, adoptând o abordare holistică a inventarului și permițând companiilor să folosească practici care să optimizeze productivitatea și eficiența pe întregul lanț de aprovizionare.

Pe de altă parte, menține inventarul corect, în locațiile corecte, pentru a răspunde așteptărilor clienților.

Indiferent de tipul de sistem de control al inventarului pe care îl alegeți, asigurați-vă că include un sistem pentru identificarea articolelor de inventar și informațiile acestora, inclusiv etichetele cu coduri de bare.

De asemenea, este important să includă instrumente hardware pentru scanarea etichetelor de coduri de bare, o bază de date centrală pentru toate stocurile, plus capacitatea de a analiza date, de a genera rapoarte și de a anticipa cererea.

Strategii de inventar

Strategiile adecvate de gestionare a stocurilor variază în funcție de industrie. Un depozit de ulei poate stoca cantități mari de inventar pentru perioade lungi de timp, permițându-vă să așteptați recuperarea cererii.

În timp ce stocarea uleiului este costisitoare și dificilă, nu există riscul ca inventarul să nu funcționeze prost sau să nu fie specificat.

Cu toate acestea, pentru companiile care se ocupă de produse perisabile sau produse a căror cerere este extrem de sensibilă la timp, nu este o opțiune de a acumula stocuri. Judecarea greșită a calendarului sau a cantității comenzilor poate fi foarte costisitoare.

Tipuri

-Sistem de inventar perpetuu

Cu un sistem de inventar perpetuu, înregistrările de inventar sunt actualizate continuu, numărând adaosuri și scăderi pe măsură ce obiectele de inventar sunt primite, vândute, mutate dintr-o locație în alta, selectate pentru consum și aruncate.

Unele organizații preferă acest tip de sistem, deoarece oferă informații despre inventar actualizate și gestionează mai bine numărul de inventar fizic.

Sistemul de inventar perpetuu este de asemenea preferat pentru urmărirea inventarului, deoarece oferă continuu rezultate precise atunci când este gestionat corect.

Acest tip de sistem funcționează cel mai bine atunci când utilizați, împreună cu inventarul depozitului, o bază de date cu cantități de inventar și locații de raft actualizate în timp real de angajați, folosind scanere cu coduri de bare.

Provocări de depășit

Există câteva provocări asociate cu acest tip de sistem. În primul rând, acest sistem nu poate fi întreținut manual și necesită echipamente și software specializate, ceea ce duce la un cost de implementare mai mare, în special pentru companiile cu mai multe locații sau depozite.

Actualizările și întreținerea repetate sunt necesare pentru sistemul de inventar perpetuu, care poate fi, de asemenea, scump.

O altă provocare în utilizarea acestui tip de sistem este că, pe măsură ce trece timpul, inventarul înregistrat s-ar putea să nu reflecte inventarul efectiv, deoarece numerele de inventar fizice dese nu sunt utilizate.

Rezultatul este că înregistrările de inventar sunt afectate de erori, articole furate sau obiecte scanate în mod necorespunzător, ceea ce face ca acestea să nu corespundă numărului de inventar fizic.

-Sistem de inventar regulat

Sistemul de inventar periodic nu urmărește inventarul continuu, ci mai degrabă permite organizațiilor să cunoască nivelurile de început și de sfârșit ale inventarului, într-o anumită perioadă de timp.

Acest sistem urmărește inventarul utilizând numere fizice. La finalizarea inventarului fizic, soldul din contul de achiziții este adăugat în contul de inventar și ajustat pentru a se potrivi cu costul inventarului final.

Întreprinderile pot alege dacă să calculeze costul încheierii inventarului folosind LIFO, FIFO sau o altă metodă de contabilitate a stocurilor, ținând cont că începutul inventarului se încheie cu inventarul din perioada anterioară.

Există, de asemenea, unele dezavantaje ale utilizării unui sistem de inventar periodic. În primul rând, în timp ce numărul de inventar fizic este finalizat, activitățile normale de afaceri sunt aproape suspendate. Drept urmare, lucrătorii sunt capabili să efectueze număratele fizice în grabă, din cauza restricțiilor de timp.

Erorile și frauda pot fi mai frecvente în acest sistem, deoarece nu există control continuu asupra inventarului. De asemenea, devine mai dificil să se identifice unde apar discrepanțe în număr de inventar, deoarece trece mult timp între numărătoare.

Cum să implementăm un sistem de inventar într-o companie?

-Dezvoltați un sistem de stocare

Organizați produse

Primul lucru este să vă organizați produsele stocate astfel încât să puteți accesa și număra cu ușurință fiecare articol din inventar. Este necesar să etichetați totul pentru a putea fi recunoscut cu ușurință și materialele pot fi așezate la locul potrivit.

Eficiența sistemului de inventar depinde în mare măsură de exactitatea numărului articolelor care urmează să fie inventariate. Un număr incorect poate provoca discrepanțe de contabilitate, poate duce la supraordonări și supraproducție.

Cerințe de depozitare

Următorul lucru este să calculăm dimensiunile fizice necesare pentru stocarea inventarului. Acesta ar putea fi un întreg depozit sau un mic dulap, în funcție de mărimea produselor sau materialelor și volumul vânzărilor.

Trebuie, de asemenea, luate în considerare orice condiții speciale necesare pentru depozitare, cum ar fi controlul temperaturii sau al umidității.

Inventarul trebuie plasat eficient pentru a îmbunătăți gestionarea acestuia. Fiecare articol trebuie amplasat astfel încât cel cu cifra de afaceri cea mai mare să fie cel mai accesibil.

Ar trebui să se țină seama și de eliminarea articolelor învechite vândute în mod rar.

Luați în considerare un sistem de coduri de bare

Dacă aveți o cantitate mare de inventar, veți avea nevoie de o modalitate de a urmări articolele. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este printr-un sistem de coduri de bare. Dacă aveți câteva tipuri de articole, puteți utiliza un sistem vizual.

-Face inventarul

Muncitori de tren

Persoanele care lucrează la inventar sunt aspectul cel mai critic al sistemului. Dacă nu sunt instruiți sau sigur cine ar trebui să ia măsuri, eficiența și acuratețea conducerii vor suferi.

Angajații trebuie să fie instruiți în toate aspectele sistemului de inventar, cum ar fi ce trebuie făcut la fiecare punct, cine ar trebui să facă acest lucru și cum ar trebui documentat.

Efectuați numărări periodice

Frecvența cu care este luat inventarul va avea o influență semnificativă asupra exactității sistemului de inventar. Unele tipuri de operații vor necesita intervale de inventar mai frecvente decât altele.

Este important să vă concentrați mai întâi pe cele mai critice elemente. De exemplu, puteți seta articole cu prioritate ridicată ca cele care constituie 80% din vânzări. Apoi, categoriile cu prioritate medie și joasă pot fi create pentru articole cu vânzări mai puține. Acest lucru va evita pierderea timpului contând articole cu vânzări mici.

-Inventarii conciliate

Se potrivesc datele

Inventarul trebuie ajustat din cauza furtului, obsolescenței, deteriorării sau avariilor. Reducerea stocurilor va explica diferența dintre numărul de inventar fizic și inventarul înregistrat pe cărți.

Funcții separate

Gestionarea stocurilor necesită atât gestionarea inventarului fizic, cum ar fi numărarea și mutarea inventarului, cât și sarcini administrative, cum ar fi depunerea documentației și contabilitatea corespunzătoare.

Aceste două funcții ar trebui să fie gestionate de departamente diferite, reducând astfel riscul de furt.

-Amelioreaza managementul stocurilor

Optimizarea nivelurilor de inventar

Nivelurile de inventar trebuie păstrate la nivelul corect pentru a maximiza profiturile și a reduce pierderile.

Păstrarea unui inventar prea mare crește riscul de obsolescență, deteriorare și deteriorare, fără a păstra suficient înseamnă pierderea oportunităților de vânzare.

Implementați software

Deși utilizarea unei foi de calcul poate funcționa pentru o întreprindere mică, întreprinderile mari vor avea nevoie de software de gestionare a stocurilor.

Sistemul poate fi integrat cu alte programe software de afaceri pentru a crea un sistem integrat și a automatiza operațiunile.

Metode și instrumente pentru controlul stocurilor

Controlul inventarului ABC

Nu este de dorit să existe același grad de control asupra tuturor articolelor de inventar, deoarece fiecare variază în funcție de valoarea sa anuală de consum.

Prin urmare, această metodă de control al stocurilor este utilizată pentru a determina importanța fiecărui articol din stoc în funcție de valoarea sa anuală de consum. Acestea sunt clasificate în A, B și C.

Elementele de mare valoare sunt clasificate în „A”. În general, acestea reprezintă 15% -25% din articolele de inventar, reprezentând 75% -80% din valoarea consumului anual. Trebuie menținut un control strict asupra acestor articole.

Categoria "B" este formată din articole care au o valoare mai scăzută a consumatorului. Este alcătuit din 20% -30% din articolele de inventar, reprezentând 10% -15% din valoarea consumului anual. Un control rezonabil trebuie menținut pe aceste articole.

Elementele mai puțin importante din inventar sunt clasificate în „C”. Este alcătuit din 45% -65% din articolele de inventar, care reprezintă 5% -15% din valoarea consumului anual. Datorită valorii scăzute a acestor articole, se menține puțin control asupra lor.

Metoda cu trei tavi

Se bazează pe conceptul de sistem Kanban, utilizat de producătorii japonezi, care reglementează furnizarea de articole prin utilizarea unui card care afișează un set de specificații.

Centrele de lucru afișează acest card atunci când doresc să scoată inventarul din tăvile de aprovizionare.

Toate cele trei tăvi, una pe podeaua uzinei, una în depozit și a treia în instalația furnizorului, sunt bine echipate cu un card Kanban pentru a urmări mișcarea stocurilor.

După utilizarea inventarului din tava amplasată pe podeaua plantei, acesta este completat din tava de depozitare. Ulterior, tava de depozit este trimisă furnizorului pentru a fi completată din inventarul rezervat. Imediat, furnizorul va fabrica mai multe inventare pentru a le umple coșul gol.

La timp

Este o metodă prin care materialele sunt achiziționate cu câteva ore înainte de a fi utilizate. Companiile sunt adoptate pentru a reduce sarcina de inventar inutilă, în cazul în care cererea este mai mică decât inventarul planificat.

Scopul acestei metode este de a crește cifra de afaceri din stoc și de a reduce costurile de întreținere a depozitării.

Prin urmare, elimină nevoia de a transporta stocuri mari. Pentru a profita de avantajele acestei metode, trebuie să existe un calendar adecvat între livrarea materialului și ciclul de fabricație.

Sistem computerizat

Acest instrument integrează într-un singur sistem toate funcțiile implicate în gestionarea stocurilor. Software de acest tip permite unei companii să controleze nivelul stocurilor prin actualizarea automată a stocurilor, înregistrarea retragerilor și revizuirea soldurilor.

Beneficiile dvs. pot fi maximizate atunci când integrați sistemul dvs. de control al stocurilor cu alte sisteme, cum ar fi contabilitatea și vânzările, care vă ajută să controlați mai bine nivelul stocurilor.

Cantitate fixă ​​de comandă

În această metodă sunt fixate nivelurile de inventar maxime și minime. Cantitatea fixă ​​maximă de inventar poate fi completată automat atunci când nivelul inventarului atinge nivelul minim de stoc sau punctul de reordonare stabilit.

Compania trebuie să stabilească capacitatea de stoc maximă și minimă, în funcție de spațiul de depozitare și tendința de vânzare.

Această metodă ajută la reducerea erorilor de reordonare și la gestionarea eficientă a capacității de stocare.

Exemple

NetSuite ERP

Acest sistem este conceput pentru a avea controlul inventarului, indiferent de volum sau locație. Vă permite să îndepliniți așteptările privind serviciul clienților sau să furnizați comenzi de lucru către depozit.

Folosind instrumentele și caracteristicile sale integrate, inventarul poate fi urmărit în mai multe locații, precum și comenzi și stocuri de siguranță monitorizate.

Conceput pentru companii mijlocii și mari, soluția te asigură că ai un volum mare de inventar pentru a răspunde cerințelor comenzii în orice moment.

Inventarul Zoho

Ceea ce veți aprecia imediat cu privire la acest sistem de gestionare a stocurilor este faptul că face parte din suita de aplicații de productivitate a companiei Zoho, unul dintre cele mai utilizate mărci de software pentru întreprinderi.

Marele avantaj al Zoho Inventory față de alte sisteme este compatibilitatea sa cu alte aplicații de productivitate Zoho, care permite migrarea stabilă a datelor pe produsele Zoho.

Aceasta înseamnă că puteți gestiona stocuri, vânzări, resurse umane și gestiona relațiile cu clienții, folosind o singură platformă.

QuickBooks

În timp ce QuickBooks este cunoscut de mulți drept software excelent de contabilitate, instrumentul său de gestionare a stocurilor este capabil să țină pasul cu cele mai bune instrumente de gestionare a stocurilor de pe piață.

Având în vedere că întreprinderile se ocupă cu vânzarea de articole sau servicii, atunci are sens că o soluție software contabilă ar putea fi capabilă să gestioneze toate aceste elemente.

În primul rând, QuickBooks se ocupă de actualizarea cantităților de inventar care sunt cumpărate sau vândute. O vizualizare rapidă a acestei funcții ar trebui să vă permită să spuneți cu ușurință ce se vinde și apoi să spuneți ce să reordonați.

În timp ce ai tendința către alte sarcini, QuickBooks funcționează în fundal pentru a aduce valori de inventar în bilanț.

Referințe

1. Nicole Pontius (2019). 4 tipuri de sisteme de control inventar: perpetuu vs. Controlul periodic al inventarului și sistemele de gestionare a stocurilor care le susțin. Camcode. Luat de la: camcode.com.
2. Jargon de afaceri (2019). Sistem de control al inventarului. Luat de la: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Cum să dezvolți un sistem de inventar. Wiki Cum. Luat de la: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Ce sunt sistemele de inventar? Bizfluent. Luat de la: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Ce este managementul stocurilor? Luat de la: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Managementul inventarului. Investopedia. Luat de la: investopedia.com.
7. Referință pentru afaceri (2019). Sisteme de control al inventarului. Luate de la: referenceforbusiness.com.
8. Finante online (2019). 10 cele mai bune sisteme de gestionare a stocurilor pentru anul 2019. Luate de la: financesonline.com.