SECRETAR EXECUTIV: PROFIL, ABILITĂȚI ȘI FUNCȚII NECESARE - DUDAS - 2025

Secretar executiv este un loc de muncă sau profesie , care servește pentru a oferi un sprijin maxim de angajați de rang înalt într - o companie sau organizație. El va fi cel care va organiza și menține programul directorilor și îi va ajuta să îndeplinească o mare varietate de sarcini administrative.

Scopul este de a contribui la eficiența generală a afacerii, asigurându-vă că toate sarcinile administrative atribuite dvs. vor fi efectuate în timp util și eficient. Un secretar este persoana care oferă sprijin administrativ. Acestea pot efectua sarcini precum scrierea și înregistrarea, răspunsul la telefon și transmiterea mesajelor.

Sursa: pixabay.com

Pe de altă parte, secretarul executiv sau asistent administrativ, de asemenea, realizează unele dintre aceste activități, împreună cu coordonarea biroului, cercetarea produselor, interacționarea cu furnizorii, comanda produselor și crearea unei baze de date. .

Secretarii executivi primesc de obicei salarii mai mari decât secretarii, deoarece îndeplinesc funcții la nivel înalt și accelerează productivitatea biroului.

Profil obligatoriu

- Licență în administrarea afacerilor sau în domenii conexe.

- Experiență dovedită ca secretar executiv sau un rol administrativ similar.

- Trebuie să fie competent în gestionarea Microsoft-Office într-un mod cuprinzător și în software-ul de back-office, de exemplu sistemele ERP.

- Cunoașterea aprofundată a administrării birourilor și a procedurilor de contabilitate de bază, precum și a vocabularului tehnic relevant utilizat în industrie.

- Familiarizarea cu metodele de cercetare de bază și tehnicile de raportare.

- Abilități excelente de organizare și gestionare a timpului.

- Abilități excepționale de comunicare și negociere.

- Integritate și confidențialitate.

Secretarii executivi trebuie să fie profesioniști rapide, cu abilități mari de gestionare a timpului și capacitate de multitasking. Datorită sârguinței și competenței lor în activitatea lor, directorii se pot concentra pe responsabilitățile lor manageriale, fără a-și face griji pentru alte sarcini.

Mulți manageri se bazează foarte mult pe secretarul lor executiv pentru a coordona sarcinile de zi cu zi și pentru a le menține la termen. Tactul și asertivitatea sunt necesare ca administratori ai timpului managerului.

Aptitudinile necesare

Secretarii executivi trebuie să fie pricepuți în abilități de bază precum scrierea, gramatica, ortografia și punctuația și să aibă experiență în utilizarea echipamentelor de birou și a aplicațiilor software comune, cum ar fi procesarea textelor, foile de calcul și grafică.

În egală măsură, acestea trebuie să aibă abilități excelente de gestionare a timpului și capacitatea de a gestiona eficient diverse responsabilități.

Pe de altă parte, un secretar executiv are nevoie și de alte calități, cum ar fi o bună judecată, diplomație, discreție și capacitatea de a rezolva problemele în mod independent.

Au nevoie de abilități puternice de comunicare pentru a interacționa cu publicul, pentru a scrie rapoarte și pentru a revizui publicațiile.

Ascultă activ

Trebuie să fiți în măsură să acordați atenție maximă celor spuse de ceilalți, luându-și timpul necesar pentru a înțelege punctele care se fac, punând întrebări după caz, și nu întrerupeți în momente necorespunzătoare.

Înțelegerea lecturii

Înțelegerea completă a frazelor și alineatelor scrise din documentele legate de muncă.

De gestionare a timpului

Știi să gestionezi eficient atât timpul tău, cât și timpul celorlalți.

Știi să vorbești

Vorbește clar cu alte persoane pentru a transmite informații în mod eficient.

Scris

Să aveți o comunicare eficientă în scris, în funcție de nevoile publicului.

Gândire critică

Utilizarea logicii și a raționamentului pentru a putea identifica punctele tari și punctele slabe ale soluțiilor, concluziilor sau abordărilor alternative ale problemelor care apar.

Învățare proactivă

Înțelegeți implicațiile noilor informații pentru rezolvarea problemelor actuale și viitoare și luarea deciziilor.

Coordonare

Reglarea acțiunilor în raport cu acțiunile altora.

Revizuire

Revizuirea și evaluarea performanței sale, a altor persoane sau organizații, pentru a aduce îmbunătățiri sau pentru a lua măsuri corective.

Caracteristici

Un secretar executiv poate fi responsabil pentru bani și contabilitate, dar ar putea gestiona și un buget. Puteți publica articole pe un site web, dar puteți proiecta și gestiona site-ul.

Puteți introduce date într-o foaie de calcul pe care le-ați proiectat și utilizat pentru funcțiile dvs. de raportare.

Un secretar executiv poate supraveghea personalul administrativ. Adesea se raportează direct la CEO și poate aproba unul sau mai mulți directori.

responsabilităţi

Atenție la directori

- Mențineți agenda executivilor și ajutați la planificarea programărilor, întâlnirilor consiliului, conferințelor etc.

- Participați la ședințe pentru a pregăti procesele verbale și minutele de întâlnire, apoi le compilați, le transcrieți și le distribuiți.

- Realizați toate modalitățile de călătorie pentru directori: achiziționarea biletului, rezervarea hotelului, livrarea cheltuielilor de călătorie, gestionarea și revizuirea documentației pertinente etc.

- Efectuează investigațiile mandatate, colectează date și pregătește documente sau rapoarte pentru examinare și prezentare de către directori, comisii și consiliile de administrație, după cum este atribuit.

- Manevrați documente confidențiale, asigurându-vă că acestea rămân protejate și în siguranță.

Interacțiunea internă și externă

- Primirea și filtrarea apelurilor telefonice, redirecționându-le către persoana corespunzătoare atunci când este convenabil.

- Gestionați, prioritizați și distribuiți toate corespondențele de intrare sau de ieșire (e-mail, scrisori, faxuri, pachete etc.), citind și analizând note de intrare, prezentări și rapoarte pentru a determina importanța lor și a planifica distribuirea lor.

- Pregătiți răspunsuri la corespondența care conține anchete de rutină.

- Monitorizați utilizarea materialelor de birou și negociați termenii cu furnizorii pentru a vă asigura că comenzile sunt mai profitabile.

- Întâlnire cu persoane fizice, grupuri de interese speciale și altele, în numele directorilor, comitetelor și consiliilor de administrație.

- Bun venit vizitatori și stabiliți dacă ar trebui să li se ofere acces la anumite persoane.

Suport administrativ

- Păstrați înregistrări electronice și pe hârtie în fișier, asigurându-vă că informațiile sunt organizate și ușor accesibile pentru regăsirea rapidă.

- Pregătiți facturi, rapoarte, scrisori, situații financiare și alte documente, folosind software de procesare a cuvintelor, foi de calcul, baze de date și / sau prezentări, oferind, de asemenea, asistența corespunzătoare în contabilitate.

- Execută sarcini generale de birou, cum ar fi întreținerea sistemelor de administrare și efectuarea sarcinilor de contabilitate de bază.

- Coordonarea și direcționarea serviciilor de birou, cum ar fi înregistrările și bugetarea, pentru asistarea directorilor.

- Stabilirea și supravegherea politicilor și procedurilor administrative, atât pentru angajații biroului, cât și pentru organizație.

- Examinați practicile și procedurile de exploatare pentru a determina dacă se pot realiza îmbunătățiri în domenii precum fluxul de muncă, proceduri de raportare sau cheltuieli.

- Supravegherea și instruirea altor personal administrativ.

Referințe

1. Funcționabil (2018). Descrierea postului secretarului executiv. Preluat de la: resource.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Diferența dintre un secretar și un secretar executiv. Muncă - Cron. Luat de la: work.chron.com.
3. Planificator de carieră (2018). Secretar executiv și asistent administrativ. Luate de la: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Secretarul executiv Descrierea postului. Luat de la: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Responsabilități secretar executiv. Luat de la: bestsampleresume.com