RAMBURSARE ÎN BANI: CE ESTE, DOCUMENTE ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Rambursarea în numerar mărunte este rambursarea care se face trimitere la un fond fix atribuit unui departament al companiei, pentru suma plăților efectuate prin aceste mijloace, în conformitate cu ceea ce este indicat în facturi și chitanțe prezentate, în scopul de a finaliza suma de pornire în numerar din nou.

Întreprinderile păstrează, în general, sume mai mici de numerar la instalațiile lor pentru a face față plăților diverse diverse, cum ar fi alimente și rechizite de birou.

Sursa: pixabay.com

Poate exista mai multe locații cu bani mici într-o afacere mai mare, probabil una pe clădire sau chiar una pentru fiecare departament. Un sistem de contabilitate separat este utilizat pentru a urmări tranzacțiile cu bani mici.

Aceste plăți sunt în general gestionate printr-un sistem de avans în numerar mic, pentru care este alocată o sumă de „bani fluctuați”. Aceasta este suma maximă de numerar care poate fi reținută în același timp.

Metoda preferată de a face o rambursare este prin cec, solicitată printr-o cerere de cec autorizată și documentată în mod corespunzător.

Ce este rambursarea numerarului mic?

Pentru a înființa un fond de numerar mic, se creează un cec pentru valoarea fondului alocat în numerar.

Înscrierea inițială a jurnalului de numerar mic este un debit în contul de bani mici și un credit în numerar sau în contul bancar.

Depozitarul plătește apoi sume diferite de la fondul de casă, în schimbul încasărilor aferente cheltuielilor.

În acest moment nu există o intrare în jurnal. În schimb, soldul numerarului din fondul mic de casă scade în timp ce numărul de încasări crește.

Restul de numerar, plus încasările totale trebuie să fie în orice moment egale cu suma inițială a fondurilor din caseta inferioară. Cu toate acestea, erorile de furt sau de înregistrare pot duce la o variație a valorii inițiale a finanțării.

Restituire

Atunci când soldul numerarului din fondul mic de numerar scade la un nivel suficient de scăzut, custodierul mărunt solicită casierului rambursarea numerarului.

Aceasta dobândește cifra unui total de încasări care s-au acumulat. Casierul scrie un nou cec pentru valoarea integrală a chitanțelor și schimbă acest cec pentru chitanțe.

Intrarea în jurnalul de casă a mărcii este un debit în contul mărgii și un credit în numerar sau în contul bancar.

Custoderul de numerar mic intră în numerar în sertarul mărcii, care ar trebui să conțină acum suma inițială de bani alocată fondului.

Casierul creează o intrare în jurnal pentru a înregistra încasările mărunte. Acesta este un credit către contul mic de numerar și debitează mai multe conturi de cheltuieli diferite, în funcție de ceea ce a fost achiziționat cu numerarul.

Controale

Trebuie stabilite controale interne puternice pentru încasările sau plățile în numerar pentru a preveni administrarea greșită a fondurilor și pentru a proteja pierderile.

- Cutia mai mică trebuie păstrată într-un loc sigur. De exemplu, într-o casetă de numerar.

- Casierul trebuie să fie responsabil de menținerea facturilor corespunzătoare plăților efectuate prin numerar mic.

- Numărurile de numerar surprize ar trebui să fie efectuate din când în când pentru a asigura exactitatea soldului de numerar indicat pe casa de marcat.

- Suma de numerar din casă nu trebuie să fie prea mare.

Documente

Fiecare companie definește formatele care urmează să fie utilizate și procedura de urmat pentru solicitarea de rambursare, dar, în esență, procesul constă în reunirea tuturor plăților efectuate cu partea inferioară a casetei inferioare și a suporturilor respective.

Este important ca fiecare plată, chiar minimă, să fie susținută de factura respectivă sau, dacă este cazul, de documentul echivalent, unde compania sau persoana căreia i s-a efectuat plata pot fi identificate în mod clar, pentru probleme pertinente, cum ar fi gestionarea de impozite și contabilitate.

Formatul de rambursare

Custodul responsabil de gestionarea numerarului mărunt trebuie să completeze un voucher numit „Rambursarea numerarului mic”, care listează cheltuielile efectuate într-o anumită perioadă, pentru a primi rambursarea banilor consumați.

Angajatul trebuie să prezinte toate încasările originale de cheltuieli atașate la un formular de rambursare a numerarului completat:

Suma totală a tuturor facturilor și încasărilor în formatul de rambursare și a numerarului rămas disponibil în numerarul mărunt trebuie să fie egală cu suma fondului avans inițial.

Formatul totalizat al rambursării numerarului, cu suma tuturor plăților individuale, este trimis controlorului pentru revizuire și autorizare finală.

Voucher de desfacere

Pentru a rambursa valoarea cheltuielilor făcute în funcție de chitanțe și facturi de numerar mici, care sunt enumerate în documentul „rambursare în numerar mic”, se generează o dovadă a cheltuielilor sau a plății, după cum se arată mai jos .

Toate aceste documente implicate ar trebui să fie atașate la fișa de contabilitate a voucherului de jurnal.

Formularul de rambursare și originalele întregii documentații sunt trimise departamentului de conturi pentru procesare.

Dovada descărcării de gestiune se face în numele custodei mărcii, pentru ca cecul să poată fi emis pe numele său pentru suma solicitată. Cecul de rambursare poate fi încasat în mod privat de către custod.

Exemple

Compania ABC decide să aloce 100 USD în numerar ca fond minor minor pentru departamentul său de operații, astfel încât să poată prelucra direct cheltuielile sale cu costuri reduse.

Prin urmare, la 1 martie se livrează banii de 100 USD. Alocarea inițială a numerarului mic va fi înregistrată în contabilitate după cum urmează:

Pe parcursul lunii martie, departamentul de operațiuni a efectuat următoarele plăți minore prin banii mici:

- 3 ianuarie: cumpărare de ceai pentru 10 dolari.

- 15 ianuarie: achiziționarea de papetărie pentru 50 USD.

- 27 ianuarie: plata către instalator pentru 20 de dolari.

Aceste plăți efectuate cu numerar mic vor fi înregistrate în contabilitate după cum urmează:

Numărul mărcii trebuie rambursat la 31 martie. Întrucât cheltuiala totală a lunii a fost de 80 USD, deci aceasta va fi suma rambursată:

Prin urmare, de la 1 aprilie, caseta inferioară va avea din nou cei 100 de dolari care i-au fost alocați inițial.

Referințe

1. Universitatea Fordham (2019). Petty Cash Imprest Fonduri și rambursări. Luat de la: fordham.edu.
2. Universitatea Stanford (2019). Cum: Pentru a rambursa un angajat cu Petty Cash. Luat de la: web.stanford.edu.
3. Contabilitate simplificată (2019). Contabilitate pentru Petty Cash. Luat de la: contabilitate-simplificat.com.
4. Steven Bragg (2019). Contabilitate mărunt Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Rambursare în bani Luat de la: gerencie.com.