CARE ESTE CICLUL DE VIAȚĂ AL DOCUMENTELOR? - VOCABULARUL CULTURII - 2025

Ciclul de viață al documentelor constă într - o succesiune de etape prin care trece un fișier de-a lungul duratei sale de viață utilă. Aceste faze variază de la crearea unui document, prin toate utilizările și modificările acestuia, până la momentul distrugerii sau arhivării permanente.

Conceptul ciclului de viață al documentelor a fost creat în Statele Unite după al doilea război mondial. Acest lucru s-a datorat nevoii de a găsi o modalitate adecvată de a gestiona un număr mare de fișiere acumulate.

Sursa imaginii: Wikimedia.org.

Fiecare disciplină abordează diferit ciclul de viață al documentelor, ținând cont de focalizarea acesteia și de natura arhivei. De exemplu, ciclul de viață al unui document legal poate avea diferite etape decât cele ale unui document academic.

În fiecare caz, consideră cât timp trebuie păstrat un document, cum ar trebui să fie stocat sau care ar trebui să fie utilizarea corectă a acestuia. În mod similar, există și diferite abordări ale etapelor ciclului său de viață.

De exemplu, pot exista documente fără valoare pentru o companie sau o entitate guvernamentală datorită vârstei lor. Totuși, aceste aceleași arhive pot avea o valoare istorică ridicată pentru un muzeu.

O altă diferență fundamentală este cea care există între documentele analogice și cele digitale. Deși importanța constă în conținutul documentelor, existența fișierelor digitale implică particularități în manipularea lor și în etapele ciclului lor de viață.

Cele trei vârste ale documentelor

Imagine: diapozitiv

În 1972, istoricul Carlos Wyffels a propus teoria celor trei vârste. Conform acestui lucru, documentele sunt obiecte care au un proces vital în timpul căruia transformările lor sunt folosite.

În general, documentele sunt utilizate intensiv imediat după creare și pentru o perioadă specificată. Cu toate acestea, în timp, această utilizare este redusă până la momentul în care se oprește complet, fie pentru că sunt arhivate, fie distruse.

Potrivit Wyffels, acest ciclu pe care îl parcurg toate documentele este împărțit în trei vârste: vârsta administrativă sau activă, vârsta intermediară sau semi-activă și cea inactivă sau istorică.

Vârsta administrativă sau activă (dosar de management)

Se referă la perioada activă a unui document. Începe în momentul creării sale și trece prin diferite etape în care este frecvent consultat, transferat și împărtășit.

De exemplu, vârsta administrativă a unei facturi de utilitate începe atunci când este generată. Apoi continuați să vă deplasați pentru o perioadă limitată de timp - în timp ce sunt livrate sau trimise prin e-mail de un poștaș, când verificați și când plătiți.

Vârsta intermediară sau semi-activă (fișier central)

Este acea perioadă în care documentul a pierdut utilitatea pentru care a fost creat. Prin urmare, nu este la fel de activ în utilizare ca în vârsta administrativă. Cu toate acestea, este păstrat și poate fi consultat rar.

De exemplu, vârsta intermediară a unei facturi de utilitate începe când, după achitarea acesteia, este depusă într-un folder. Este foarte probabil să nu mai fie consultat niciodată, cu toate acestea, este păstrat în dosar în cazul în care apare o problemă.

Durata de viață semi-activă a documentelor poate fi variabilă în funcție de tipul de document și în funcție de context. Un document legal, de exemplu, poate avea o durată de viață activă mai lungă decât o factură de utilitate.

Epoca inactivă sau epoca istorică (arhivă istorică)

Se referă la perioada finală a arhivelor. Cu toate acestea, nu toate fișierele au aceeași destinație. În funcție de natura lor, acestea pot fi făcute istorice sau distruse.

Arhivele istorice sunt cele care au o valoare culturală sau de cercetare. Prin urmare, în această etapă, se caută metode de conservare pentru a le păstra cât mai complet.

Etapele ciclului de viață al documentelor

Teoria celor trei epoci stabilește într-un mod general fazele fundamentale prin care trec toate documentele. Cu toate acestea, există și alte etape mai specifice care definesc utilitatea și manipularea documentelor.

Etapele prin care trece un document depind de valoarea sa, de utilizarea acestuia și de contextul său. Conform acestor caracteristici, se stabilește ce etape trebuie să parcurgă și care sunt prevederile tehnice și administrative pentru fiecare dintre ele.

Acestea sunt câteva dintre etapele principale pe care un document le parcurge de-a lungul vieții sale utile:

1-Creație: constă în crearea documentului, fie în format tipărit, fie digital.

2-Depozitare: în funcție de formatul în care a fost creat documentul, acesta este stocat fizic sau digital. În unele cazuri, etapa de digitalizare este considerată, de asemenea, atunci când face parte din proces.

3-Categorizare: se referă la organizarea, clasificarea sau indexarea documentelor în funcție de parametrii stabiliți în fiecare context.

4-Transfer: se referă la trimiterea și / sau livrarea unui document în funcție de caracteristicile acestuia. În prezent, aceasta se poate referi la o livrare prin poștă fizică sau o livrare prin e-mail, după caz.

5-Distribuție: această etapă se referă la documente de uz public sau care au nevoie, prin urmare, după ce au fost create, acestea trebuie dezvăluite unui anumit grup de persoane.

6-Utilizare colaborativă: în prezent, fișierele pot fi aranjate pentru utilizare și editare partajată. Această etapă este de aspect recent și este considerată exclusiv pentru documente digitale.

7-Consultare: se referă la acea etapă în care documentele sunt aranjate cu intenția de a putea fi consultate. În timpul acestui proces, prevederile de securitate și / sau accesibilitate sunt foarte importante, în funcție de publicul care este de așteptat să acceseze informațiile.

8-Arhivarea sau distrugerea: aceasta este etapa finală din ciclul de viață al tuturor documentelor. Corespunde momentului în care se decide dacă are o valoare istorică suficientă pentru a fi conservată sau, dimpotrivă, este distrusă.

Mijloace

1. Colegiul Darmouth. (SF). Ciclul de viață al documentelor: definiții, tehnologii de asistență și aplicații. Recuperat din: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Ciclul de viață al documentelor: teoria celor 3 vârste. Recuperat din: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Ce este un ciclu de viață al gestionării electronice a documentelor? Recuperat din: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Ciclul de viață al documentului. Recuperat de la: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Ciclul de viață al documentelor - Sistemul arhivistic spaniol. Recuperat din: normadat.es.