PROTOCOL DE AFACERI: CARACTERISTICI, PENTRU CE ESTE FOLOSIT, EXEMPLE - DUDAS - 2025

Protocolul de afaceri este un set de standarde sociale și formale adoptate de societate pentru respectarea acesteia. Funcția sa este de a stabili standarde de conduită și limite care guvernează acțiunile tuturor membrilor companiei.

Acest organism normativ, inclus în mod normal într-un manual sau într-un document, reglementează în general comportamentul intern și extern al companiei. Este un cod de conduită stabilit în cultura organizațională a companiei.

Prin protocolul de afaceri, sunt stabilite regulile de coexistență între diferitele niveluri de muncă ale companiei și criteriile de comunicare care trebuie să prevaleze în afara acesteia.

Protocoalele de afaceri adună regulile și pașii care trebuie urmați pentru planificarea, dezvoltarea și controlul acțiunilor desfășurate de o companie. Aceste standarde pot include reguli stabilite de stat.

Un exemplu de protocol de afaceri este modul în care un secretar răspunde la un apel telefonic într-un mod prietenos. De asemenea, tratamentul respectuos al șoferului unei companii de transport în timp ce duce un pasager la aeroport.

Caracteristici ale protocolului de afaceri

Înainte de a cita caracteristicile protocolului de afaceri, ar trebui indicată în mod clar originea termenului pentru a specifica mai bine conținutul acestuia.

Protocolul provine din latinescul „protos”, care înseamnă „ceea ce vine înainte de ceva” și „kollos” care se referă la acțiunea de a adera sau a lipi ceva.

Dicționarul Academiei Regale a Limbii Spaniole, în una dintre semnificațiile sale, îl definește ca un „set de reguli stabilite prin standard sau obicei pentru ceremonii și acte oficiale sau solemne”.

Un protocol este o descriere a standardelor de comportament care trebuie respectate într-o companie sau instituție. Descrie liniile directoare și procedurile de desfășurare a unei acțiuni sau într-o anumită situație.

Protocolul de afaceri trebuie să transmită clienților esența companiei, motiv pentru care face parte din filozofia și imaginea acesteia. Există diferite tipuri de protocol: de afaceri, religioase, oficiale, sportive, sociale etc.

Caracteristicile unui protocol de afaceri bun sunt

1- Nu este reglementat de lege, dar este strict aplicat în cadrul companiei de către membrii săi.

2- Este practic , deoarece reglează situații comune care apar în cadrul companiei. În acest fel, este evitat să fie un document banal fără respectarea forței de muncă.

3- Este accesibil tuturor membrilor organizației, deoarece stabilește linii directoare comportamentale pentru fiecare situație de muncă.

4- Este de înțeles, deoarece trebuie să fie scris într-un limbaj clar pentru ca toți angajații companiei să-i asimileze și să se conformeze fără scuză.

5- Este , în principiu, flexibil , deoarece regulile stabilite trebuie ajustate la fiecare situație a companiei, chiar și în perioadele de criză. Dar și pentru că pot varia în timp și se pot adapta la schimbări.

Pentru ce este protocolul de afaceri?

Stabilirea standardelor de conduită

Stabilirea ghidurilor de comportament în cadrul unei companii într-un manual de protocol servește la reglementarea comportamentului membrilor săi și creează o cultură organizațională.

Fără un protocol, relațiile de muncă și comunicarea dintre companie și clienți ar fi un haos total. Nu ar exista niciun respect pentru ierarhii și absența unui cod de comportament ar duce la lipsă de respect constant și confruntări interne.

Comanda ierarhică fără protocol de afaceri nu ar putea fi îndeplinită, modificând structura organizatorică a companiei.

Ghid pentru activități sociale

Din punctul de vedere al etichetei, protocolul este necesar și pentru organizarea și realizarea activităților sociale relevante pentru companie.

Protocolul ajută la consolidarea prestigiului companiei în rândul angajaților săi și al celor care au legătură cu aceasta: clienți, acționari, furnizori, autorități etc.

Stabilirea imaginii corporative

Face parte din imaginea corporativă a companiei, deoarece ghidează și canalizează acțiunile pozitive ale membrilor companiei. Imaginea unei companii nu depinde doar de produsul sau serviciul în sine furnizat; ci a totalității elementelor care se învârt în jurul acesteia.

Protocolul este util și necesar pentru companii, deoarece contribuie la îmbunătățirea relațiilor umane și la consolidarea imaginii lor corporative. Când este extins la toate domeniile organizației, ajută la realizarea unui mediu de muncă sănătos și armonios.

Creați cultura companiei

De asemenea, creează afaceri și cultura muncii educând muncitorii și managerii cu privire la necesitatea integrării și colaborării cu obiectivele organizaționale. De asemenea, ajută la orientarea relațiilor reprezentanților companiei cu asociații și clienții lor.

Exemple de protocol de afaceri

Protocolul de afaceri acoperă procedurile stabilite în organizația de afaceri pentru organizarea de evenimente: întâlniri, vizite, conferințe, negocieri, acte formale etc.

Dar implică, de asemenea, modul de comunicare (comunicare internă) între membrii organizației și cu clienții și părțile conexe (comunicare externă). Aceasta include totul, de la modul în care răspundeți la un apel telefonic, până la modul în care purtați uniforma sau modul în care vă îmbrăcați.

De asemenea, include / înțelege stilul de scriere pentru o scrisoare sau un e-mail și toate elementele necesare pentru a consolida imaginea corporativă a companiei.

Un exemplu de protocol de afaceri este primirea unui apel telefonic. În modul de a răspunde, de a vă saluta și de a vă prezenta, există o cultură corporativă implicită. Prin urmare, este un element strâns legat de imaginea de afaceri sau de marcă.

Protocol în apel telefonic

- Bună dimineața, dle / doamnă

- Eu sunt Judith, cum vă pot ajuta / servi?

- Voi examina cazul dvs., vă rugăm să nu vă retrageți.

- Vă mulțumim pentru apeluri, vă stăm la dispoziție.

- Să aveți o zi fericită dle / doamnă

Protocol în prezentare, salut și adio

• Ridicați-vă când salutați.
• Dă mâna subtil și zâmbește.
• Evitați îmbrățișările și sărutările efuzive.
• Privește persoana în ochi când vorbește.
• Evitați tuteul și utilizarea termenilor colocviali.
• Fii cordial și prietenos în relațiile tale.
• Încercați să apelați persoana pe nume dacă o cunoașteți.
• Evitați supraconfidența.
• Evitați să vorbiți excesiv, despre dvs. și despre viața personală.

Protocolul vestimentar

• Nu purtați haine sau îmbrăcăminte nepotrivite care atrag prea multă atenție.
• Purtați haine care vă ajută să vă completați personalitatea.
• Purtați dimensiuni de îmbrăcăminte adecvate.
• Purtați o cravată / sacou / fustă / bluză.
• Bărbații trebuie să se radă corect și să aibă grijă de aspectul lor fizic.
• Femeile se alcătuiesc corect.
• Păstrați mâinile și unghiile curate și bine îngrijite.
• Folosiți parfumuri sau loțiuni discrete.

Referințe

1. Martínez, Julián Mesa: Manual de protocol de afaceri: conținut și pași de pregătire. Adus pe 14 februarie 2018 de pe blog.grupo-pya.com
2. Pentru ce este protocolul și pentru ce este vorba în companie? Consultat de gestiopolis.com
3. De ce este important protocolul în companii? Consultat de gadebs.es
4. Protocol. Royal Academy Academy. Dicționar uzual. Consultat de dle.rae.es
5. Protocolul de afaceri. Consultat de cevents.es
6. Importanța protocolului de afaceri. Consultat de la telesup.edu.pe