PRINCIPIILE CONTROLULUI UNEI COMPANII: PRINCIPII ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Principiile de control ale unei companii sunt reglementările care necesită existența procedurilor și proceselor stabilite în sistemele de contabilitate pentru a ajuta managerii să supravegheze și să reglementeze activitățile de afaceri, asigurând astfel protejarea activelor companiei.

Obiectivul principiilor de control este să se asigure că sistemul de contabilitate funcționează corect și că evenimentele comerciale sunt înregistrate cu exactitate. Evident, managerii nu pot supraveghea toți angajații, astfel încât există posibilitatea apariției unor greșeli sau a unor fraude.

Pentru a identifica și a stabili controale eficiente, conducerea trebuie să evalueze continuu riscul, să monitorizeze implementarea controlului și să modifice controalele, dacă este necesar.

Deținerea unei astfel de funcții esențiale de afaceri oferă securitate rezonabilă prin reducerea probabilității de erori și protejarea bunurilor organizației. Datorită importanței sale, companiile trebuie să ia în considerare principiile fundamentale ale controlului.

Principii principale de control

Mediul de control

Stilul managerial și așteptările managerilor superiori, în special politicile lor de control, determină mediul de control.

Într-un mediu de control există o supraveghere suplimentară realizată de un comitet de conducere, care asigură existența integrității administrative, a valorilor etice, a unei structuri organizatorice bine definite și a angajaților competenți și de încredere, cu atribuirea autorității și responsabilităților.

Activități de control

Sunt politici și proceduri specifice pe care managementul le folosește pentru a-și atinge obiectivele. Acestea includ următoarele:

Separarea sarcinilor

Este necesar ca diferitelor persoane să li se atribuie responsabilitatea de a îndeplini diferite sarcini în activități conexe, în special cele care implică autorizarea, custodia sau păstrarea evidenței.

Prin solicitarea diferitor persoane pentru îndeplinirea acestor funcții, se creează un sistem echilibrat de control.

Aprobarea tranzacțiilor și activităților

Acesta contribuie la asigurarea respectării tuturor activităților companiei cu politicile și liniile directoare stabilite.

Solicitarea anumitor manageri de a aproba anumite tipuri de tranzacții adaugă un angajament suplimentar la evidența contabilă, arătând că tranzacțiile au fost analizate și aprobate de autoritatea competentă.

Standardizarea documentelor

Acesta include crearea unor facturi ușor de utilizat și suficient de informative și a altor documente, utilizarea documentelor pre-numerotate și consecutive și pregătirea în timp util a documentelor.

Standardizarea facilitează revizuirea înregistrărilor vechi, căutând sursa eventualelor discrepanțe din sistem. Lipsa standardizării poate face ca anumite elemente să fie trecute cu vederea sau interpretate greșit într-o astfel de revizuire.

Controale fizice și de acces asupra activelor și înregistrărilor

Sunt controale electronice sau mecanice (seifuri, cărți de identificare, garduri, case de marcat, camere video, încuietori) sau controale computerizate, legate de privilegiile de acces sau de procedurile stabilite de rezervă și recuperare.

Tehnologia poate merge în general acolo unde oamenii nu pot, și puteți fi la locul de muncă 24 de ore pe zi, fără a fi nevoie de salarii suplimentare.

Controlul accesului la un sistem de contabilitate prin parole, blocări și jurnalele de acces electronic păstrează utilizatorii neautorizați în afara sistemului, precum și oferirea unei modalități de auditare a utilizării sistemului pentru identificarea surselor de erori.

Recenzii independente

Companiile ar trebui să-și revizuiască periodic sistemele de control. Acest lucru ar trebui făcut de cineva care nu a efectuat nicio lucrare pentru a fi verificată.

Aceste analize ajută la asigurarea fiabilității informațiilor contabile și a eficienței operațiunilor.

Atribuirea responsabilităților

Compania trebuie să stabilească în mod clar responsabilitățile. Alocarea responsabilităților specifice oamenilor asigură că aceștia înțeleg rolul lor în menținerea controlului.

Dacă se trece cu vederea orice responsabilitate, un sistem eficient de monitorizare va clarifica cine nu îndeplinește o sarcină atribuită.

Exemple

Toate aceste controale îndeplinesc obiectivele principiului controlului. După efectuarea controalelor, managerii nu trebuie să monitorizeze activitatea fiecărui angajat. Ei pot revizui periodic controalele pentru a se asigura că funcționează corect și să se concentreze pe conducerea afacerii.

Separarea sarcinilor

Este un control bun pentru a vă asigura că funcțiile de păstrare a evidenței sunt separate de gestionarea efectivă a numerarului.

Din acest motiv, casierul este responsabil de colectarea numerarului de la clienți, cu posibilitatea depunerii acestuia în bancă, iar departamentul de contabilitate este însărcinat cu înregistrarea acestor încasări de numerar și efectuarea reconcilierilor bancare.

În acest fel, o singură persoană nu poate să ia banii clientului și să-i apropie greșit, acoperind ulterior contabilitatea frauduloasă.

Dacă două persoane fac aceste joburi, singura modalitate prin care poate funcționa frauda este dacă fiecare persoană este în complicitate cu cealaltă. Evident, doi angajați complici sunt mult mai puțin susceptibili de a fura decât un singur angajat.

Aprobări

Solicitarea aprobării pentru efectuarea plăților cu cheltuieli mari poate împiedica angajații fără scrupule să facă tranzacții frauduloase mari cu fonduri ale companiei.

O listă oficială de prețuri servește ca o aprobare pentru personalul de vânzări pentru a vinde la aceste prețuri. În plus, poate exista un control care să permită managerului de vânzări să autorizeze modificări rezonabile în lista de prețuri.

Cifra de afaceri și vacanța

Cifra de afaceri obligatorie a angajaților sau perioada de vacanță este implementată pentru a detecta scheme frauduloase în care este necesar să existe un sistem regulat pentru a-l menține.

Dacă contabilul își schimbă responsabilitățile la fiecare două luni, o persoană nu va putea rula un sistem necinstit în mod constant.

Audituri fizice

Auditurile fizice includ numărarea manuală a numerarului și orice alte active fizice înregistrate în sistemul de contabilitate, cum ar fi stocurile.

Numărarea fizică poate dezvălui discrepanțe ascunse în soldurile contului ocolind complet înregistrările electronice. Numărarea numerarului la punctele de vânzare se poate face zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi.

Proiectele mai mari, cum ar fi inventarul fizic, trebuie să fie realizate mai rar, poate anual sau trimestrial.

Reconcilieri contabile periodice

Acestea garantează că soldurile sistemului contabil coincid cu soldurile conturilor altor entități, cum ar fi băncile, furnizorii și clienții.

Diferențele constatate între aceste tipuri de conturi complementare pot dezvălui discrepanțe în conturile proprii sau că erorile provin din celelalte entități.

Controale automate

Probabil sunt cele mai frecvente controale interne, deoarece nu numai că protejează compania, dar măresc eficiența acesteia.

Ceasurile de timp automate sunt un bun exemplu. Angajații sunt verificați de aceste ceasuri la sosirea lor și apoi verificați la sfârșitul turei.

Ceasul automat automat elimină posibilitatea înșelăciunilor angajaților cu programul de lucru.

Referințe

1. MyAccountingCourse (2018). Care sunt principiile controlului intern? Luat de la: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Care este principiul controlului? Luat de la: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Care sunt cele șapte principii ale controlului intern? Bizfluent. Luat de la: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Principiile de bază ale controlului intern. Luat de la: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Control intern. Luat de la: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Principii ale controlului intern. Avocat etic. Luat de la: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Care sunt cele șapte proceduri de control intern în contabilitate? Small Business-Chron. Luat de la: smallbusiness.chron.com.