O cheltuială de numerar (contabilitate) , numită și plată în numerar, se referă la plata efectuată de o întreprindere într-o anumită perioadă, cum ar fi o lună, un sfert sau un an. Este fluxul de numerar plătit în schimbul furnizării de bunuri sau servicii.
Nu include numai plăți în numerar (cash out), dar și prin cecuri sau transferuri electronice de fonduri. Dacă plata se face prin cec sau prin transfer, există de obicei o întârziere de una sau două zile înainte ca fondurile să fie retrase din contul bancar al companiei, din cauza duratei procesării acestora.
Deconturile de numerar se efectuează în general prin intermediul sistemului de conturi. Cu toate acestea, fondurile pot fi de asemenea plătite prin intermediul sistemului de salarizare și prin numerar mic.
Procesul de plată a numerarului poate fi subcontractat băncii companiei, astfel încât să emită plăți de la datele autorizate de compania plătitoare folosind fonduri din contul de verificare al entității.
caracteristici
Un cheltuieli reprezintă o ieșire de numerar. Activitatea de plată are ca rezultat o reducere a soldului disponibil în numerar într-un cont de cec.
De asemenea, se poate efectua o expediție de numerar pentru a rambursa bani unui client, care este înregistrat ca o reducere a vânzărilor. Un alt tip de cheltuieli în numerar este plata dividendelor către acționari; aceasta se înregistrează ca o reducere a capitalului corporativ.
Există un număr mare de tranzacții de plată posibile, printre care se numără următoarele:
- Salarii plătite angajaților.
- Comisioane de vânzare care sunt plătite vânzătorilor.
- redevențe plătite pentru utilizarea proprietății intelectuale.
- Plata facturilor furnizorului.
- Dividende plătite acționarilor sau investitorilor.
- Impozitele care sunt plătite statului.
Cele mai frecvente forme pe care le poate lua o plată sunt numerarul, cecul, transferul automat de compensare electronică, cardul de debit și transferul bancar.
Conturi de debitare
O companie folosește conturi de cheltuieli pentru a controla banii pe care îi folosește pentru cheltuieli la fel de diverse precum salarizarea, litigiile, penalitățile de reglementare, întreținerea echipamentelor de birou și a consumabilelor.
Orice cont pe care se bazează afacerea pentru a monitoriza ce iese din cofrele corporative se califică ca un cont de plată. Având în vedere importanța acestor conturi, există o mulțime de gândiri strategice pentru a formula și adopta proceduri de plată.
Aceste reglementări îi ajută pe angajați să înțeleagă clar cum să plătească fonduri, când să facă acest lucru, de la cine să obțină aprobarea și cum să raporteze articolele.
Un contabil înregistrează tranzacțiile și le postează în registrele, cum ar fi contabilitatea generală și evidența contabilă. Fiecare înregistrare include data, numele beneficiarului, suma percepută sau creditată, modalitatea de plată, scopul plății și efectul acesteia asupra soldului general al companiei.
Conturile din evidența generală depind de tipul de afacere. De exemplu, un retailer are plăți pentru articole de inventar, conturi plătibile și salarii. Un producător are tranzacții pentru materii prime și costuri de producție.
Pentru ce este?
Cheltuielile cu numerar măsoară cantitatea de bani care de fapt pleacă dintr-o afacere. Această sumă poate fi foarte diferită de profitul sau pierderea reală a companiei.
De exemplu, dacă o întreprindere utilizează metoda de contabilitate a angajamentului, cheltuielile sunt raportate atunci când sunt efectuate, nu atunci când sunt plătite. În mod similar, venitul este raportat atunci când este câștigat, nu atunci când este încasat efectiv.
Cu toate acestea, dacă venitul nu este încasat la fel de repede cum doriți, dar cheltuielile sunt plătite, ați putea raporta un profit, dar fără a avea numerar pentru a fi finalizat.
Cheltuielile de bani fac parte din fluxul de numerar. Dacă fluxul de numerar este negativ, ceea ce înseamnă că cheltuielile de cheltuieli sunt mai mari decât veniturile, poate fi un avertisment timpuriu cu privire la posibile datorii.
Jurnalul de descărcări
Jurnalul de cheltuieli este evidența păstrată de către contabili a tuturor cheltuielilor financiare efectuate de o companie înainte de publicarea acestora în registrul general.
Jurnalele de deversare îndeplinesc o serie de funcții, ca mijloc de înregistrare a anulării impozitelor și a clasificării altor cheltuieli. Toate achizițiile făcute în numerar sunt înregistrate în jurnalul de cheltuieli.
Acest jurnal este reconciliat lunar cu conturile generale. Acestea sunt utilizate ulterior pentru crearea situațiilor financiare pentru perioadele contabile obișnuite.
Jurnalele sunt păstrate în software-ul contabil și vor conține următoarele informații de bază: data plății, numărul verificării, tipul tranzacției, suma, beneficiarul și nota.
Managerul jurnalului trebuie să fie foarte meticulos și conștient de fiecare tranzacție pentru a menține corect jurnalul. De asemenea, este o bună practică să se stabilească controale interne, astfel încât banii să nu fie deviați sau utilizați greșit.
Astfel de controale interne ar putea fi verificarea cheltuielilor cu sume mari sau monitorizarea unor scheme de plată particulare pentru activități neobișnuite.
Dincolo de utilizarea sa pentru evidența generală în pregătirea situațiilor financiare ale unei companii, jurnalul de cheltuieli poate furniza proprietarilor informații despre activitățile de gestionare a numerarului.
Printre informațiile excepționale prezentate de ziarul menționat se evidențiază cât a fost alocat inventarului din acea lună, cât a venit pentru salarii, cât pentru leasing, cât pentru servicii externe, printre alte aspecte. Jurnalul devine o bună resursă pentru a ghida viitoarele decizii de încasare.
Exemplu
Un exemplu de expunere este atunci când un avocat al companiei, în timp ce pregătește un caz, efectuează plăți către terți pentru taxe legale sau medicale, investigații private, trimite documente sau rapoarte de expertiză.
Deconturile pot fi costisitoare în cazurile care implică rapoarte de expertiză pentru depunerea de dovezi, în special în cazurile de vătămare corporală, când vătămările grave au efecte pe termen lung și trebuie evaluate imediat.
Aceste rapoarte fac posibilă determinarea mai precisă a pierderilor clienților și oferă o mai bună înțelegere a daunelor revendicate. Avocatul notifică clientul și compania de asigurări înainte de a suporta costuri mari de expunere. Clientul trebuie să ramburseze avocatul.
Referințe
- Michael Keenan (2018). Ce este o deversare de numerar în contabilitate? Întreprinderi mici - Chron. Luat de la: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Plătirea numerarului. Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Jurnalul de plată a numerarului. Luat de la: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Debursare. Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Debursare. Luat de la: investopedia.com.
- Marquis Codjia (2017). Ce este un cont de plată? Bizfluent. Luat de la: bizfluent.com.