DEPARTAMENTUL DE ACHIZIȚII: CARACTERISTICI, FUNCȚII - DUDAS - 2025

Departamentul de achiziții este secțiunea unei companii responsabile pentru toate activitățile pentru achiziționarea de materii prime, piese de schimb, servicii, etc., după cum este necesar de către organizație. Oferă un serviciu care este coloana vertebrală a multor organizații industriale, cu amănuntul și militare.

Se asigură că se comandă și se păstrează stocurile necesare pentru operarea afacerii. Acest departament se află în centrul gestionării cu succes a lanțului de aprovizionare și este responsabil de minimizarea costurilor produselor comandate, de controlul nivelurilor de inventar și de stabilirea relațiilor puternice cu furnizorii.

Un departament de achiziții bun va cere calitate de la furnizori și va urmări comenzile de la început până la recepție. Ajutați alte departamente să identifice nevoile, să gestioneze procesul de rechiziție și să obțină prețuri competitive. De obicei, acționează ca controlori pentru a asigura respectarea bugetelor.

caracteristici

Acționează ca consilieri de încredere în managementul superior

Departamentul de achiziții este implicat în planificarea și bugetarea corporativă la un nivel înalt. Acest lucru face posibilă proiectarea costurilor de inginerie inversă și explorarea alternativelor potențial mai puțin costisitoare și / sau de calitate superioară.

Impulsă inovația furnizorilor

Mai mult decât să ceară cel mai mic preț, departamentul de achiziții colaborează cu furnizorii pentru a reduce costurile de bază ale produselor și serviciilor lor.

Sunt implicați intim cu „ciclul de viață al inovației”, de la ideea inițială până la fabricație și îmbunătățirea continuă.

Oferiți informații despre datele cheie ale vânzătorilor

Companiile pot apela la aceste informații pentru a crea analize predictive, oferind o perspectivă mai profundă a piețelor.

Gestionează și diminuează riscul lanțului de aprovizionare

Crizele economice au învățat valoarea de a fi conștienți de stabilitatea furnizorilor. Departamentul de achiziții are o viziune mult mai clară asupra acelei zone decât orice altă parte a organizației.

Promovarea personalului agil și dezvoltarea talentelor

Este necesar să treceți granițele funcționale și geografice pentru a găsi candidații potriviți pentru departamentul de achiziții.

În unele cazuri, răspunsul este în externalizarea sau utilizarea organizațiilor de servicii partajate.

Caracteristici

Obținerea materialelor

Pentru o companie producătoare, aceasta ar putea include materii prime, dar ar putea include, de asemenea, instrumente, utilaje sau chiar rechizite necesare pentru echipa de vânzări și secretari.

Într-o afacere cu amănuntul, departamentul de achiziții trebuie să se asigure că există întotdeauna suficiente produse pe rafturi sau depozite pentru a păstra magazinul bine aprovizionat.

Este deosebit de important să vă păstrați depozitul de inventar la un nivel rezonabil. Suprainvestirea unor sume mari de bani în inventar poate duce la probleme de stocuri și lipsa de capital pentru alte tipuri de cheltuieli, precum cercetarea și dezvoltarea sau publicitatea.

Evaluează prețurile

Un departament de achiziții este responsabil de evaluarea continuă dacă primiți materialele la cel mai bun preț posibil, pentru a maximiza rentabilitatea.

Trebuie să comparați prețurile astfel încât să găsiți cei mai buni furnizori cu cele mai sensibile prețuri pentru comenzile de mărime specifice fiecărei companii.

Departamentul de achiziții poate contacta furnizori supleanți, poate negocia prețuri mai bune pentru comenzile cu volum mai mare sau poate informa despre posibilitatea de a obține produse la prețuri mai mici dintr-o varietate de alte surse.

Pre-aprobarea vânzătorului

Departamentul de achiziții evaluează furnizorii în ceea ce privește prețul, calitatea, opiniile clienților și timpul necesar finalizării comenzilor, realizând o listă de furnizori aprobați.

Urmăriți-vă comenzile

Comenzile sunt documentate cu formularele de comandă. Acestea specifică informații importante despre materialele comandate, precum și cantitatea comandată.

Aceste formulare sunt utilizate pentru a asigura primirea produselor comandate și pentru a urmări timpul necesar pentru finalizarea comenzilor.

Munca de birou

Departamentul de achiziții se ocupă de toată documentația referitoare la achiziția și livrarea de materiale.

Aceasta înseamnă să lucrați îndeaproape cu departamentul dvs. de contabilitate pentru a vă asigura că există suficienți bani pentru a cumpăra articole, că banii curg fără probleme și că toate plățile se fac la timp.

Respectarea politicii

Înainte de a efectua o achiziție, departamentul de achiziții trebuie să se asigure că respectă formalitățile pentru achiziția și aprobarea bugetului și trebuie să se asigure că materialele sunt achiziționate în conformitate cu politica generală a organizației.

Importanţă

Obțineți costuri mai mici

Departamentul de achiziții joacă un rol important în maximizarea profiturilor întreprinderii. Comparați prețurile și negociați cu furnizorii, astfel încât compania să obțină cel mai bun preț posibil pentru produsele necesare.

De asemenea, puteți oferi economii profitând de garanțiile și reducerile pe care nespecialiștii le uită în general.

Ajută la economisire, oferind o mai bună transparență în cheltuielile companiei. Acest lucru vă va permite să negociați contracte mai bune și să eliberați fluxul de numerar.

Prevenirea materialelor insuficiente

Departamentul de achiziții trebuie să identifice ce produse sunt esențiale pentru întreprindere și să ia măsurile adecvate pentru a-și proteja lanțul de aprovizionare.

Pentru a se asigura că materialele insuficiente nu afectează productivitatea, departamentul de achiziții folosește tehnici cum ar fi aprovizionarea multiplă.

A avea mai multe surse înseamnă a utiliza mai mulți furnizori care oferă aceleași produse. Dacă există o problemă cu un furnizor, comenzile pot fi majorate la altul pentru a compensa eșecul.

Îmbunătățirea calității

Departamentul de achiziții ajută la îmbunătățirea calității prin stabilirea obiectivelor de performanță. Apoi urmărește performanța reală față de aceste obiective.

Este esențial să măsurați caracteristicile calității utilizând indicatori pentru atribute, precum durabilitatea, aspectul produsului sau actualitatea livrării.

Ei lucrează îndeaproape cu furnizorii pentru a-și dezvolta procesele și a-i ajuta să îmbunătățească calitatea.

Gestionează relațiile

Provocarea departamentului de achiziții este de a-l determina pe furnizor să fie interesat să lucreze cu compania. Faceți furnizorul să investească într-o relație pe termen lung.

De asemenea, departamentul trebuie să gestioneze relațiile din cadrul companiei. Trebuie să lucrați cu părțile interesate interne, precum marketing, finanțe, logistică și distribuție, pentru a vă asigura că acestea sunt aliniate.

Caută inovație

Deoarece departamentul de achiziții este în permanență în contact cu o varietate de afaceri externe, este într-o poziție ideală pentru a achiziționa produse inovatoare care pot oferi un avantaj competitiv afacerii în ceea ce privește prețul, calitatea sau comoditatea.

Referințe

1. Alexis Writing (2018). Care sunt funcțiile unui departament de achiziții dintr-o organizație? Întreprinderi mici - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2018). Managementul achizițiilor. Preluat de la: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Rolul unui departament de achiziții în afaceri. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 moduri în care departamentul de achiziții îți poate îmbunătăți afacerea. Preluat de la: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Cele cinci trăsături ale organizațiilor de achiziții „de clasă mondială”. Forbes. Luat de la: forbes.com.