CONTROL ADMINISTRATIV: SISTEME DE CONTROL, OBIECTIVE, EXEMPLE - DUDAS - 2025

Controlul administrativ este definit ca fiind procesul prin care managerii influențează alți membri ai organizației să implementeze strategii. Se execută pe baza informațiilor primite de manageri.

Se ocupă cu coordonarea, alocarea resurselor, motivația și măsurarea performanței. Practica controlului de conducere și a proiectării sistemelor de control de gestiune se bazează pe o serie de discipline academice.

Sursa: pixabay.com

Controlul administrativ implică măsurători ample. Prin urmare, este înrudit și necesită contribuții din contabilitate, în special din contabilitatea de gestiune. În al doilea rând, implică decizii de alocare a resurselor. Prin urmare, este înrudit și necesită contribuție din partea economiei, în special din partea economiei manageriale.

În al treilea rând, implică comunicarea și motivația muncii. Aceasta înseamnă că este înrudită și necesită contribuție din partea psihologiei sociale, în special a comportamentului organizațional.

Controalele slabe din cadrul unei afaceri reprezintă amenințări semnificative, cum ar fi utilizarea ineficientă a resurselor, erorile de procesare, rentabilitatea redusă, lipsa conformității cu reglementările și furtul sau deturnarea de active de către angajați.

Planificare și control

Există o legătură strânsă între planificare și control. Planificarea este un proces prin care sunt stabilite obiectivele unei organizații și metodele de realizare a obiectivelor. Controlul este un proces care măsoară și direcționează performanța reală împotriva obiectivelor planificate ale organizației.

Odată ce strategiile sunt stabilite și planurile sunt făcute, sarcina principală a managementului este de a lua măsuri pentru a se asigura că aceste planuri sunt realizate sau, dacă sunt condiții, necesitatea modificării planurilor.

Controlul administrativ este una dintre funcțiile manageriale, așa cum este planificarea, organizarea, supravegherea și direcția.

Este o funcție importantă, deoarece ajută la verificarea erorilor și la acțiuni corective pentru a minimiza abaterea de la standarde și a atinge obiectivele declarate ale organizației în modul dorit.

Controlul administrativ poate fi definit ca funcția sistemului care ajustează operațiunile necesare pentru realizarea planului sau pentru a menține variații ale obiectivelor sistemului în limite permise.

Sisteme de control administrativ

Sunt sisteme care colectează și utilizează informații pentru a evalua performanța diferitelor resurse de afaceri, cum ar fi uman, fizic, financiar și organizația în general, ca urmare a strategiilor de management urmărite.

Prin urmare, ele sunt setul de proceduri formale necesare eficienței administrative și economice. Managerii îl folosesc pentru a menține sau modifica standardele în activitățile organizației.

Fiind parte integrantă a întregului sistem de control al unei companii, obiectivul său este de a garanta implementarea completă și la timp a planurilor și politicilor de conducere.

Acestea pot include totul, de la modul în care se comandă proviziile până la modul în care sunt programate să fie utilizate activele, lucrările sunt alocate sau gestionarea inventarului.

Un sistem de control al managementului este modul în care managerii își pot documenta strategiile sau politicile organizaționale. De asemenea, este o modalitate de evaluare a performanței proceselor corporative interne, compararea acestora cu obiectivele și politicile declarate.

Instrument de afaceri

Sistemul de control al managementului este un instrument de afaceri care poate oferi o indicație asupra performanței unei organizații în funcție de obiectivele sale.

Cu toate acestea, controalele administrative sunt doar unul dintre instrumentele pe care managerii le folosesc pentru a implementa strategiile dorite.

Strategiile sunt puse în aplicare nu numai prin controale administrative, ci și cu structura organizațională, managementul resurselor umane și cultura organizațională.

Componente

Sistemul de control administrativ este un instrument care ajută conducerea să direcționeze o organizație către obiectivele strategice și avantajul său competitiv. În general, se înțelege că are trei componente:

- Stabilirea standardelor.

- Măsurarea performanței efective în conformitate cu aceste standarde.

- Luarea de măsuri corective împotriva abaterilor de la reguli și planuri.

dificultăţi

Există două dificultăți comune care înconjoară sistemele de control administrativ în companii.

- Să poată recunoaște zonele în care este nevoie de un control mai mare.

- Să poată recunoaște când controalele existente sunt ineficiente sau defecte.

goluri

Obiectivele de control administrativ se referă la fiabilitatea informațiilor financiare, feedback-ul la timp cu privire la realizarea obiectivelor operaționale sau strategice și la respectarea legilor și reglementărilor.

Eroare detectata

O neregularitate în managementul companiei poate pune în pericol atingerea obiectivelor generale ale unei companii, determinând-o să piardă teren în fața concurenței și până când propria sa supraviețuire este compromisă.

Prin urmare, devine important să detectăm rapid anomaliile. În același mod, se pot identifica circuite și zone diferite care, deși nu sunt afectate de anomalii sau defecțiuni grave, ar putea fi optimizate pentru bunăstarea generală a companiei.

Arătați că totul funcționează corect

Controlul administrativ verifică dacă totul funcționează bine și că atât obiectivele propuse, cât și nivelurile stabilite la nivel administrativ în ceea ce privește profiturile, vânzările, securitatea etc. sunt îndeplinite fără modificări semnificative.

În acest fel, compania devine mai sigură, standardele și procesele sale de luare a deciziilor fiind mai solide.

Acționează atunci când este necesar

Detectarea unei situații nu este foarte utilă dacă nu se întreprind acțiuni specifice pentru redirecționarea unei circumstanțe negative, datorită informațiilor detaliate și concrete furnizate de controlul administrativ.

Comunicarea și motivarea lucrătorilor

Cunoașterea exactă a stării companiei, inclusiv erorile, problemele și aspectele corect gestionate, promovează o mai bună comunicare cu lucrătorii, motivându-i să garanteze că aspectele necesare sunt îmbunătățite sau că se urmărește linia corectă.

Implementați măsuri preventive

Diagnosticul prematur al problemelor specifice care sunt detectate de controlul administrativ face ca acțiunile corective să nu fie necesare, deoarece acestea sunt înlocuite cu acțiuni preventive.

Avantaj

Cel mai mare avantaj al controlului managerial este că creează un ciclu de direcție și control pentru conducerea afacerilor. Luarea deciziilor este simplificată, deoarece sunt implicate mai puține persoane.

Ajută managerii să măsoare performanța efectivă și ca ghid spre atingerea obiectivelor.

Ajută la descentralizare

Tendința modernă a organizațiilor de afaceri este spre descentralizare, ceea ce necesită un sistem de control.

În descentralizare, autoritatea decizională este dispersată în întreaga organizație.

Conducerea trebuie să păstreze controlul în mâinile lor pentru a vedea dacă autoritatea este utilizată corect. Fără controale administrative adecvate, descentralizarea nu poate avea succes.

Ajută cu coordonarea

Dimensiunea companiilor moderne este în creștere. O cantitate mare de capital și un număr mare de oameni sunt angajați în ei.

Aceasta creează problema controlului adecvat, deoarece există multe divizii care produc și distribuie diferite produse. Pentru a-și coordona activitățile, este necesar un sistem de control.

Simplificați supravegherea

Simplificați monitorizarea subliniind abateri semnificative. Menține angajații sub control.

Un sistem de control bun detectează foarte repede punctele slabe. Acest lucru ajută la extinderea domeniului de control la toate nivelurile.

Creșteți motivația

Tehnicile de control creează o atmosferă de ordine și disciplină în organizație, prin găsirea abaterilor și identificarea factorilor responsabili pentru acestea.

Acest lucru crește motivația angajaților, deoarece aceștia cunosc locul de muncă pentru care sunt responsabili.

Dezavantaje

Un dezavantaj al controlului administrativ este că poate descuraja creativitatea și inovația, făcând o companie mai standardizată și mai puțin flexibilă.

Organizațiile cu un control administrativ strâns sunt adesea mai puțin capabile să se adapteze schimbărilor de pe piață, industriei lor sau mediului legal, având limită sfera de idei și planuri posibile.

Dificultate de stabilire a standardelor cantitative

Controlul administrativ își pierde eficacitatea atunci când standardul de performanță nu poate fi definit în termeni cantitativi.

Este foarte dificil să stabiliți un standard cantitativ pentru comportamentul uman, nivelul de eficiență, satisfacția locului de muncă, motivația angajaților etc. În astfel de cazuri, judecata este la latitudinea managerului.

Nu există control asupra factorilor externi

O companie nu poate controla factori externi precum politica guvernamentală, schimbarea tehnologică, schimbarea modului, schimbarea politicii de concurență etc.

Rezistența angajaților

Angajații Grassroots se pot simți subapreciați și nemulțumiți, deoarece nu au voie să își prezinte ideile. Angajații consideră că controlul își reduce libertatea de acțiune. Acest lucru poate duce la o cifră de afaceri puternică a personalului.

Angajații rezistă adesea controlului. Drept urmare, eficiența sa este redusă.

Aventura scumpă

Organizațiile trebuie să aloce mult timp și bani pentru a instala un sistem de control administrativ.

Beneficiile trebuie să fie mai mari decât costurile implicate, atunci numai controlul va fi eficient, altfel va duce la ineficiență.

Importanţă

Fără control administrativ, procesul de gestionare este incomplet. În companii, nevoia de control apare din cauza mai multor factori:

- Este dificil să stabiliți standarde de performanță complet precise în organizațiile mari Pe de altă parte, un manager are nevoie de tot felul de informații în timp util, care nu sunt întotdeauna disponibile. Controlul este necesar pentru a evalua exactitatea standardelor.

- Angajaților li se încredințează sume mari de bani și resurse valoroase. Cu toate acestea, în absența controlului, angajații pot renunța la tentații. Un sistem eficient de control ajută la minimizarea comportamentului necinstit din partea angajaților.

- În lipsa controlului, angajații se pot relaxa în efortul lor, iar performanța lor poate scădea sub normal.

Prin control, se asigură că resursele unei organizații sunt obținute și utilizate eficient pentru atingerea obiectivelor dorite. Controlul administrativ oferă următoarele avantaje:

Verificarea politicii

Permite managementului să verifice calitatea diferitelor planuri. Astfel, acesta poate dezvălui care planuri trebuie reproiectate sau care obiective trebuie modificate.

Modificările din mediul înconjurător pot face ca planurile originale să fie nefuncționale sau deficiente. Controlul ajută la revizuirea și actualizarea planurilor.

Responsabilitatea managerială

Chiar și atunci când un manager atribuie anumite activități și delege autoritatea subordonaților săi, el este încă responsabil pentru performanța finală.

Prin urmare, un manager trebuie să verifice performanța subordonaților săi pentru a se asigura că utilizează autoritatea delegată în modul dorit.

Controlul administrativ permite managerilor să-și îndeplinească responsabilitățile și, în același timp, delegă autoritatea.

Motivator

Inspirați angajații să muncească din greu și să funcționeze mai bine. Când vor ști că performanța lor este evaluată și recompensele lor sunt legate de acea evaluare, vor încerca să contribuie la eforturile lor.

Eficienţă

Controlul contribuie la eficiența operațiunilor, prin concentrarea pe atingerea obiectivelor. Prin urmare, permite managerilor să detecteze și să corecteze erorile înainte de a deveni grave, contribuind la minimizarea deșeurilor și pierderilor.

Exemple

Un control administrativ este orice proces, practică, politică, instrument, măsurare sau sistem care este implementat pentru a permite managementului să direcționeze resursele unei organizații. Următoarele sunt exemple ilustrative:

Controlul cerințelor

Documentați formal planurile ca cerințe și gestionați modificarea acestor planuri.

Controale financiare

Controale financiare precum practica elaborării, monitorizării și contabilizării unui buget.

Monitorizarea performantei

Procesul de acord asupra unui set de obiective cu angajații și evaluarea performanței în raport cu aceste obiective.

Supraveghere

Monitorizarea performanței angajaților pentru îmbunătățirea productivității, eficienței și calității muncii.

Schimba controlul

Procesul de trimitere, evaluare, aprobare, prioritizare, implementare, comunicare și revizuirea modificărilor într-o organizație.

Controale de securitate

Implementați garanții și contramăsuri pentru a evita riscurile pentru oameni, proprietăți și informații.

Verificări de conformitate

Implementarea proceselor, procedurilor, sistemelor, controalelor, măsurărilor și rapoartelor pentru a se conforma legilor, reglementărilor, standardelor și politicilor interne.

Benchmarking

Este procesul continuu de evaluare a performanțelor companiei în raport cu industria actuală, concurența sau cele mai bune practici.

Imbunatatire continua

Este procesul repetitiv de a lua măsurători de lucruri, de a le îmbunătăți și de a le măsura din nou.

QA

Asigurați-vă că ieșirile sunt în conformitate cu specificațiile. De exemplu, implementați un proces de testare a produselor pe o linie de producție.

Calitate garantata

Este procesul de prevenire a eșecurilor viitoare de calitate. De exemplu, practica de a investiga cauza principală a tuturor eșecurilor de calitate de a identifica îmbunătățiri.

Automatizare

Îmbunătățiți productivitatea, eficiența și calitatea, de asemenea, înlocuind munca cu automatizarea.

Controlul datelor

Controlul datelor în domenii precum calitatea datelor, originea datelor, securitatea, integrarea și conformitatea.

Controlul inventarului

Reglați și țineți cont de inventar pentru a evita un deficit sau o ofertă excesivă

Controlul activelor

Controlul activelor precum facilități, infrastructură, mașini, software și proprietate intelectuală.

De exemplu, un sistem de contabilitate a activelor implementează o separare adecvată de îngrijorare cu privire la active.

Referințe

1. All Business (2019). Ce este un sistem de control administrativ și de ce sunt atât de importante? Luat de la: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2019). Sistem de control de gestiune. Preluat de la: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2019). Control (management). Preluat de la: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Funcția de control a managementului. MIT Sloan. Luat de la: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Controlul managementului. Luat de la: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Exemple de control al managementului. Luat de la: simplable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Importanța controlului managementului într-o organizație. Luat de la: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Avantajele controlului managerial pentru o organizație. Biblioteca dvs. de articole. Luat de la: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Importanța și limitările controlului. Biblioteca dvs. de articole. Luat de la: yourarticlelibrary.com.