COMUNICARE SCRISĂ: CARACTERISTICI, TIPURI, ELEMENTE - LITERATURĂ - 2025

Comunicarea scrisă este orice fel de interacțiune care face uz de codul scris. Deși se bazează pe același sistem lingvistic de oralitate, proprietățile sale sunt diferite. Astfel, spre deosebire de altele, forma scrisă este complet convențională. Aceasta trebuie să urmeze tipare definite în conformitate cu regulile stabilite de limbă.

Pe de altă parte, comunicarea scrisă este cea mai comună formă de comunicare formală între ființele umane și îndeplinește funcții sociale de diferite tipuri. Printre utilizările sale, este foarte des utilizat pentru a documenta diferite tipuri de evenimente și pentru a realiza interacțiuni interpersonale.

În plus, o altă dintre caracteristicile sale cele mai relevante este aceea că nu necesită prezența expeditorului și a receptorului în același spațiu și timp. Prin urmare, mesajul este primit leneș, iar interacțiunea dintre scriitor (expeditor) și cititor (receptor) este foarte limitată.

Pe de altă parte, comunicarea scrisă este în esență o activitate creativă care necesită efort conștient. Acest efort vine din stimulii produși de minte.

În acest fel, acesta diferă de cel oral, unde sunt ridicați din exterior de receptorii senzoriali. Cele din scris, pe de altă parte, provin din activitatea intelectuală internă.

caracteristici

Primirea întârziată a mesajului

Una dintre caracteristicile comunicării scrise este legată de factorul timp. Într-o situație de comunicare față în față, mesajele criptate ale expeditorului sunt primite instant de către receptor.

Dar, într-o comunicare scrisă există întotdeauna o întârziere. În general, nu există un termen fix pentru această întârziere.

Cicluri limitate

Ciclul de comunicare cuprinde patru elemente comunicative de bază: expeditorul, mesajul împreună cu canalul de comunicare, receptorul și răspunsul sau reacția. Pe măsură ce recepția mesajului are loc cu întârziere, ciclul comunicării scrise este mai limitat.

Cu toate acestea, datorită noilor progrese în comunicare și informație, multe canale permit ultima etapă a ciclului (feedback sau răspuns) să fie finalizată aproape în același timp ca în comunicarea față în față. Un exemplu în acest sens sunt serviciile de mesagerie instantanee.

Puțin spațiu pentru concediere

Înregistrarea scrisă limitează posibilitatea concedierii. În comunicarea orală, gesturile și elementele paraverbale - cum ar fi intonația - susțin limbajul verbal.

Nu este cazul în comunicarea scrisă. Din acest motiv, nivelul cererii este mai mare, obligând emitentul să folosească cuvintele cu o precizie mai mare.

De fapt, comunicarea scrisă are o valoare socială ridicată. Această evaluare scade odată cu repetarea cuvintelor și folosirea acelorași tipare sintactice. Aici prevalează originalitatea și chiar inovația formală.

Planificare în avans

În general, comunicarea scrisă nu este un act improvizat. Scrierea îndeplinește adesea o serie de condiții sau cerințe. Dintre acestea, dacă se caută o comunicare eficientă, este necesar să fie clar despre conținutul mesajului în ansamblu și despre articularea sa internă.

Pentru a face acest lucru, emitentul trebuie să aibă o schemă de organizare a textului. Pe măsură ce textul progresează, toate elementele mesajului sunt concatenate până la obținerea de idei relevante cu sens.

Tipuri

În ceea ce privește tipurile de comunicare scrisă, există mai multe domenii multiple și diverse ale acțiunii umane. În acest fel, de fiecare dată unele (telegrame) dispar și altele apar (e-mail, de exemplu). Doar unele dintre acestea vor fi descrise mai jos.

Memorandumurilor

O notă este un mijloc popular de comunicare internă scrisă între membrii unei organizații. Este o formă de scrisoare scurtă cu forme minime de curtoazie și acces imediat la subiectul specific al mesajului.

În acest tip de comunicare, există în general formate prestabilite. Principala regulă de respectat include formularea corectă și respectul personal și ierarhic. Modul de scriere trebuie să fie direct și fără familiarități de niciun fel.

rapoarte

Rapoartele sunt un alt tip de comunicare scrisă. Pot fi utilizate în scopuri comerciale, educaționale, legale sau științifice.

În funcție de natura și scopul raportului, pot exista deja formate prestabilite. Cu toate acestea, în termeni generali, un raport ar trebui să conțină o scurtă introducere, obiectivele principale și rezultate.

În unele cazuri, grafice și tabele sunt incluse pentru a facilita înțelegerea rezultatelor. În mod similar, multe rapoarte conțin o listă de recomandări.

broşuri

Broșurile sunt publicații în care companiile își prezintă produsele și serviciile. De asemenea, acestea sunt postate pentru a ajuta reprezentanții vânzărilor în vizitele clienților lor.

Companiile produc broșuri în mai multe forme și dimensiuni. Unele broșuri au dimensiunea scrisorii, în timp ce altele sunt pliate în jumătate sau trei secțiuni.

Pe de altă parte, se caracterizează prin faptul că sunt foarte colorate și cu o abundență de imagini în principalele lor produse sau servicii. Textele sunt puține și cu mult spațiu alb, astfel încât brosura să poată fi citită cu ușurință.

E-mailuri

În prezent, e-mailurile sunt o formă foarte comună de comunicare. Sunt utilizate pentru a trimite documente, pentru a organiza întâlniri, pentru a confirma programările și pentru a contacta candidații la locul de muncă. În plus, sunt folosite pentru a trata probleme personale.

În ciuda relativității sale relative, e-mailurile trebuie să respecte anumite reguli convenționale. În acest scop, formatul său alocă spații pentru expeditor, destinatar, subiect și un spațiu în care mesajul trebuie scris.

Chiar dacă sunt utilizate în scopuri necomerciale, există anumite convenții care trebuie respectate pentru a evita reacțiile negative. Printre ele, putem menționa scrierea corectă a numelor și titlurilor, utilizarea corectă a semnelor de punctuație și conformarea corectă a propozițiilor și a paragrafelor.

propuneri

Propunerile sunt documente care descriu proiecte viitoare. Acestea au de obicei doar una sau două pagini. Acestea includ costurile asociate fiecărei sarcini specifice a proiectului.

Alte costuri care nu sunt directe pentru proiect pot fi incluse, cum ar fi costurile de imprimare, de expediere și de poștă, printre altele.

scrisori

Literele sunt una dintre cele mai vechi forme de comunicare scrisă. Subiectul scrisorilor poate fi personal sau de afaceri. Înainte de apariția formularelor electronice, acestea erau un mijloc de comunicare foarte popular. Ca și în e-mail-urile, s-au utilizat forme sobrante de curtoazie și mesaje concise.

Cu toate acestea, scrisorile personale au arătat mai puțin convenționalism în scrierea lor. Tratamentele gratuite au fost minime. Dezvoltarea temei a fost la comoditatea expeditorului și a receptorului mesajului. Numărul de pagini a fost limitat de capacitatea ambelor. În mod progresiv, acestea au fost înlocuite cu mesaje electronice.

telegrame

Telegrama este o versiune scurtă, simplificată a unei scrisori. Aici formulele de curtoazie sunt păstrate la minimum și uneori omise. Textul mesajului este scris omitând cât mai multe cuvinte și păstrând minimul necesar pentru a-l înțelege.

De asemenea, formele de curtoazie erau în general forme standard și prescurtate (domnul pentru domnul, doamna, pentru doamnă și altele asemenea). Ca și în scrisori, utilizarea sa a scăzut odată cu avansarea suporturilor electronice.

Fax-uri

Acesta a fost modul de pionierat de transmitere a mesajelor scrise în format electronic. Deși atât scrierea, cât și citirea sa au fost făcute pe hârtie scrisă, transmiterea sa s-a făcut prin mijloace electronice. Utilizarea sa a scăzut din cauza utilizării în creștere a mijloacelor electronice.

Elemente de comunicare scrisă

În termeni generali, cele trei elemente principale ale comunicării scrise sunt considerate structură (formă de conținut), stil (scriere) și conținut (temă).

În ceea ce privește structura, îi ajută pe cititori să înțeleagă subiectul. De aceea, se recomandă să fie clar despre scopuri} înainte de a începe să scrieți.

În legătură cu stilul, acesta este legat de emitent în prima instanță. Cu toate acestea, este important să se ia în considerare și destinatarii potențiali ai materialului scris. Uneori, este necesară utilizarea unor propoziții sau paragrafe scurte, cu un vocabular simplu. Uneori, mesajul trebuie să fie ceva mai lung și mai elaborat.

În cele din urmă, în ceea ce privește subiectul, poate fi de o mare varietate. Toate domeniile de interacțiune umană pot fi obiectul unei comunicări scrise. Aceasta include totul, de la științific la personal, trecând prin legi și proceduri.

Avantaj

Permanența în timp

Comunicarea scrisă este un mijloc permanent de informare. Prin urmare, este util atunci când este necesară păstrarea înregistrărilor. În mod similar, este foarte important în delegarea corectă a responsabilităților și în stabilirea regulilor și procedurilor. Pe de altă parte, permite interogarea repetată a mesajelor.

Mecanismul de control

Datorită posibilității sale de permanență în timp, comunicarea scrisă este ideală ca instrument de control. Fișele de control sau de rezultate, legile, acordurile, printre altele, sunt documentele prelucrate cel mai frecvent prin acest mod de comunicare.

Conservare

Comunicarea scrisă are un nivel ridicat de conservare. Acest lucru îi permite să fie sigur și durabil. Progresele tehnologice au făcut posibile alte mijloace de păstrare a informațiilor. Cu toate acestea, până în prezent, documentul scris original continuă să fie dovada finală a existenței și originalității sale.

Nivel reflectorizant superior

Oamenii care folosesc acest mediu reflectă eficient înainte de a scrie. Acțiunea de a scrie un mesaj este întotdeauna precedată de un proces de gândire și definire a ceea ce doriți să exprimați. Chiar și scrierea în sine este un proces reflectorizant. Prin urmare, acest mod comunicativ este ideal pentru a transmite precizie și precizie.

Mai puține șanse de denaturare și interpretare

În mesajele transmise prin comunicare scrisă, există o posibilitate mai mică de denaturare. În acest sistem de comunicare, informațiile sunt înregistrate permanent și pot fi verificate în orice moment. Astfel, există șanse mai mici de denaturare sau modificare a informațiilor.

Pe de altă parte, există șanse mai mici de a interpreta greșit mesajele. În caz de îndoială, mesajul poate fi recitit de câte ori este necesar, până când este înțeles complet.

De asemenea, viteza de citire sau recitire poate fi ajustată la nivelul de înțelegere a receptorului mesajului. În acest fel, se poate garanta că dacă atât expeditorul cât și receptorul gestionează aceleași coduri, mesajul va ajunge după dorință.

Dezavantaje

Cheltuieli

Comunicarea scrisă nu este economică. Există costuri legate de material (hârtie și cerneală, printre altele) și forța de muncă folosită pentru a scrie și livra scrierile. Aceste costuri pot crește în funcție de distanța fizică dintre expeditor și receptor.

Capacitate de înțelegere eficientă

Utilizarea comunicării scrise necesită abilități și competențe deosebite în utilizarea limbajului și a vocabularului. Lipsa abilităților de scriere și calitatea scăzută a textelor au un impact negativ asupra mesajului și pun în pericol înțelegerea efectivă a acestuia.

Părere

Feedbackul mesajului în comunicarea scrisă nu este imediat. În acest tip de comunicare, procesul de codificare și decodare este lent.

În funcție de codul utilizat, înțelegerea poate dura mai mult decât se dorește. În orice caz, feedback-ul este la comoditatea receptorului mesajului, nu a expeditorului.

Dificultate de exprimare a emoționalității

Fiind un mediu reflector, este mai dificil să exprimați emoționalitatea în comunicarea scrisă. De fapt, poeții și artiștii care folosesc acest mediu pentru a exprima frumusețea și emoțiile, folosesc tehnici dificil de manevrat. În unele ocazii au succes, dar în altele nu îndeplinesc obiectivul de transmitere a emoționalității artistului.

Acest tip de comunicare este cunoscut sub denumirea de rece, impersonal și contrastează cu alte forme de comunicare care pot include trăsături verbale și gestuale. Din acest motiv este utilizat mai frecvent în transmiterea informațiilor în care este importantă acuratețea faptelor.

Confirmare întârziată sau incertă

Metoda de comunicare scrisă face dificilă confirmarea imediată a primirii mesajului. În unele cazuri, nici măcar nu este posibil să se stabilească dacă mesajul a ajuns la destinatarul prevăzut.

Lipsa de flexibilitate

Lipsa de flexibilitate este un alt dezavantaj al comunicării scrise. Odată ce a fost emis un mesaj original, nu există posibilitatea unei corecții rapide a conținutului.

Orice modificare necesară trebuie să fie aprobată de către destinatarul mesajului. De asemenea, fiecare corecție făcută, chiar parțială, afectează întregul mesaj.

Referințe

1. Inc. (s / f). Comunicare scrisă. Luate de la inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Comunicare de afaceri. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. și Pelayo, N. (2001). Limba și comunicarea. Caracas: Naționalul.
4. Bolaños, B. (1996). Comunicare scrisă. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 septembrie). Tipuri de comunicare scrisă de afaceri. Luat de la bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07 februarie). Cele trei elemente principale ale comunicării scrise. Luate de la sckool.org.
7. MSG. (s / f). Comunicare scrisă - Înțeles, avantaje și dezavantaje. Luat de la managementstudyguide.com.
8. Comunicarea de afaceri. (s / f). Avantajele și dezavantajele comunicării scrise. Luate de la thebusinesscommunication.com.
9. Comunicare de afaceri. (s / f). Dezavantajele comunicării scrise în afaceri. Luate de la bizcommunicationcoach.com.