DOVADA DESCĂRCĂRII DE GESTIUNE: CARACTERISTICI, DE CE ESTE, DE EXEMPLU - DUDAS - 2024

Dovada de descărcare este un document contabil care servește pentru a înregistra plata diferitelor angajamente pe care o dobândește entitate economică. Acestea pot fi obligații de muncă, conturi plătite furnizorilor, tranzacții comerciale, diferite cheltuieli de exploatare (papetărie, servicii etc.), avansuri etc.

Acest document poate fi utilizat ca dovadă că a avut loc o tranzacție monetară între două părți. În afaceri, o chitanță poate fi folosită pentru o varietate de scopuri: uneori pentru a înlocui numerar într-o tranzacție, acționând ca chitanță sau pentru a indica faptul că o factură a fost aprobată pentru plată.

Sursa: pixabay.com

Este utilizat pentru a susține plata unei anumite sume de bani printr-un cec. În general, într-o companie se face în două exemplare, în așa fel încât originalul să poată fi atașat voucherului contabil zilnic și copia care trebuie depusă în dosarul consecutiv.

În rezumat, acest document este utilizat pentru a putea înregistra operațiunile corespunzătoare unei plăți cu o emisiune de cec. Ele sunt, de asemenea, numite politici de verificare. La rândul său, este un document care ajută o companie să își controleze mai bine cheltuielile.

Caracteristicile dovezii de descărcare de gestiune

- Cine o face?

În general, dovada descărcării este pregătită de către companie, care face un duplicat:

- Chitanța inițială, care este păstrată de companie și care este utilizată pentru a-l atașa la cheltuielile zilnice gestionate de contabilitate.

- Copia, pentru dosarul consecutiv.

- Securitate

Pentru a urmări și a evita fraudele, este recomandat ca dovada descărcării să fie primită și ștampilată în mod corespunzător de către beneficiarul plății, deși aceasta nu este o obligație legală.

Pentru a avea un control mai mare, o copie a cecului este atașată la dovada plății, deoarece garanția este livrată beneficiarului.

Suportul contabil trebuie înregistrat într-un mod sumar și ordonat, astfel încât tranzacțiile care se efectuează zilnic într-o companie să poată fi exprimate clar.

- Metode de plata

Dovada descărcării este pregătită pentru toate plățile efectuate direct de către companie. În toate organizațiile de afaceri, majoritatea plăților se fac în următoarele moduri:

- Plată în numerar.

- Plata prin cecuri.

- Plata pentru comenzi de bani sau comenzi bănești.

- Plata efectuată direct de către bancă în numele clienților de afaceri.

Poate fi realizat și de un terț în numele companiei. Cu toate acestea, în acest caz, nu se va face dovada descărcării. Pentru acest tip de tranzacție, va fi pregătit un document preliminar.

- Documente sursă

Nu se poate pregăti niciun voucher fără un document sursă disponibil. Aceste documente sursă sunt prezentate pentru a realiza dovada descărcării.

Note de numerar

Notele de numerar sunt dovada oricărui material achiziționat în scop oficial. Este un document similar cu o factură.

încasări

Încasările sunt livrate fie de furnizorii de servicii, fie de persoanele care primesc plata de la o companie în contul lor.

În practică, când o organizație achiziționează materiale sau servicii pe bază de credit și, ulterior, efectuează plata către furnizori de bunuri sau servicii, emite o primire ca dovadă a plății efectuate de către companie.

Încasarea este, de asemenea, dovada diferitelor tipuri de depozite și avansuri, adică depozite de garanție, avansuri făcute etc.

Detalii pregătite de personal

Există multe tipuri de tranzacții împotriva cărora persoana care a cheltuit banii nu poate obține chitanțe, facturi sau note de numerar. Pentru acest tip de plată, persoana trebuie să pregătească un detaliu al cheltuielilor și să fie autorizată de autoritatea competentă, pentru a efectua plata.

De exemplu, pentru costurile de transport, personalul nu poate furniza chitanță. Astfel, pot exista multe alte tranzacții minore împotriva cărora nu este prezentată nicio dovadă, cu excepția detaliilor pregătite de personal.

Pentru ce este?

Dovada descărcării este importantă deoarece permite înregistrarea și controlul plăților efectuate prin cecuri sau numerar, discriminând astfel modul în care a fost efectuată plata, cu informațiile corespunzătoare.

Documentul înregistrează suma plătită, data emiterii și livrării, numele beneficiarului căruia i s-a livrat plata și conceptul pentru care a fost efectuată.

În plus, este un mecanism excelent de control în care numele sunt indicate cu semnăturile respective ale persoanelor care au fost implicate în plată. Nu numai persoana care a făcut verificarea și chitanța în sine, ci și persoana responsabilă care a făcut revizuirea acesteia.

Cel mai important, dovada descărcării de gestiune reflectă numele și semnătura persoanei care a autorizat plata, generând astfel o trasabilitate totală a operațiunilor de decontare efectuate.

Pe de altă parte, voucherul vă permite să plasați datele corespunzătoare, precum codul contului contabil, suma, conceptul etc., pentru a putea înregistra ulterior fiecare plată în contabilitatea.

Exemplu de dovadă de descărcare de gestiune

Mai jos este imaginea unei chitanțe obișnuite, indicând numerele din spațiile diferite pe care conținutul care urmează să fie plasat în ele:

- 1: copia cecului va fi reflectată în acest spațiu atunci când este făcută, folosind hârtie carbon.

- 2: Dacă este transportat un număr consecutiv, se introduce numărul corespunzător al chitanței.

- 3: Codul contului contabil este introdus conform graficului unic de conturi.

- 4: este indicat motivul pentru care s-a efectuat plata.

- 5: Suma fiecărei plăți efectuate aferente voucherului.

- 6: Se completează numai dacă există clarificări.

- 7: Suma finală a plății efectuate.

- 8: Este indicat numărul cecului cu care se efectuează plata.

- 9: Dacă plata se face în numerar, aceasta este marcată cu un X. În acest caz, spațiile indicate la 1 și 8 nu vor fi utilizate.

- 10: Dacă plata se face prin cec, se introduce numele băncii corespunzătoare cecului.

- 11: numele sucursalei băncii care a emis cecul.

Câmpuri de control

- 12: Numele persoanei fizice sau juridice căreia i se efectuează plata.

- 13: Numele persoanei care a pregătit chitanța și cecul.

- 14: Numele persoanei care a examinat cecul și chitanța făcută.

- 15: Numele persoanei autorizate care a aprobat cecul și chitanța.

- 16: Numele persoanei responsabile de efectuarea evidenței contabile a plății.

- 17: Semnătura persoanei care a primit cecul. Dacă este o persoană juridică, aceasta trebuie să fie sigilată în mod corespunzător.

- 18: Se introduce numărul documentului de identitate al persoanei care a primit cecul. Dacă sunteți o persoană juridică, trebuie să adăugați numărul IF al companiei.

- 19: data tranzacției (zi, lună și an).

Referințe

1. Sofia Orozco (2019). Voucher de desfacere. Calameo. Luat de la: es.calameo.com.
2. Se aplică Excel Contabilitate (2019). Cum se creează o dovadă de descărcare de gestiune. Luat de la: aplicaexcelcontable.com.
3. Business Dictionary (2019). Voucher de plata. Luat de la: businessdictionary.com.
4. S. Bansal (2011). Voucher de plata. Aflați conturi. Luat de la: letslearnaccounting.com.
5. Wiki Cum (2019). Cum se face un voucher de plată. Luat de la: wikihow.com.