BIROU ÎN LUMEA AFACERILOR: FUNCȚII, ECHIPAMENTE ȘI MATERIALE - LOC DE MUNCA - 2025

Biroul din lumea afacerilor reprezinta acea parte a societății în cazul în care datele primite și emise sunt prelucrate, în scopul de a furniza informațiile solicitate de organizația pentru dezvoltarea normală a operațiunilor sau a activităților sale.

Importanța sa este dată deoarece fiecare companie care produce bunuri sau servicii, indiferent de sucursala în care este specializată, are nevoie de un set de oameni care să gestioneze operațiunea și să se ocupe de celelalte funcții administrative. Majoritatea acestor oameni lucrează în birouri.

Numărul personalului dintr-un birou poate varia, însă toate organizațiile, indiferent de tip sau mărime, impun lucrătorilor din birou să se ocupe de sarcinile de zi cu zi. Muncitorii de birou conduc multe aspecte diferite ale unei afaceri.

Aceste aspecte includ contabilitatea, procesarea cuvintelor și a datelor, telecomunicații și alte activități. Sunt necesare în toate sectoarele economiei, de la fabricație la transport.

Tehnologia aduce o contribuție de bază la birou: permite realizarea mai multor lucrări într-o perioadă mai scurtă de timp.

Caracteristici

- Serviciile importante oferite de birou includ atât servicii administrative, cât și alte servicii către celelalte departamente ale organizației, care nu pot funcționa fără birou.

- Biroul este la fel de important într-o organizație precum creierul din corpul uman. Prin urmare, biroul este creierul companiei. Colectează informații din diferite surse interne și externe, înregistrează, organizează și analizează pentru a le pune la dispoziția managementului. Toate tipurile de informații, atât trecute cât și prezente, sunt disponibile la birou.

- Biroul acționează, de asemenea, ca intermediar. Conectează lumea exterioară cu diferitele departamente și invers. Toate comenzile de vânzare sunt primite prin birou. Conectează organizația cu clienții, furnizorii, guvernul și publicul larg. Relațiile publice sunt foarte importante în birourile moderne.

- Este inima tuturor activităților de afaceri; este ca un centru nervos administrativ. Informațiile privind achizițiile, vânzările, finanțele și comunicațiile sunt transmise de la birou.

- Este un centru de control; este mijlocul prin care politicile companiei sunt luate în acțiune. Pe măsură ce afacerea crește, fiecare lider este împuternicit să ia propriile decizii și acțiuni. Astfel, fiecare departament va avea propriul său birou, pentru a facilita managementul să-și contureze planurile și politicile.

Câteva acțiuni cheie desfășurate în birouri sunt:

• Reuniuni.
• Apelați atenția.
• De acord cu strategia companiei.
• De acord asupra obiectivelor.
• Organizarea fișierelor fizice și computerizate.
• Relații Clienți.
• Tipărirea și copierea documentelor.

Echipamente și consumabile

Echipamentele de birou au evoluat pentru a permite o mai mare automatizare. Ofițer automatizare înseamnă utilizarea mașinilor pentru a face sarcini repetitive și obositoare pe care oamenii le-au făcut. Calculatoarele ajută, de asemenea, muncitorii să își facă treaba mai rapid și mai eficient.

Printre echipamentele pe care le putem găsi într-un birou se numără:

Sistem de telefonie de afaceri și telefoane de birou

Ele sunt principalele mijloace utilizate pentru comunicarea directă cu clienții și furnizorii.

calculatoare

Pentru a prelucra informații, care este în prezent punctul de viață al oricărui birou. De asemenea, sunt esențiale pentru comunicare, datorită e-mailului.

Rețea de calculatoare și conexiune la Internet

Dacă informația este elementul de viață al companiei, atunci rețelele de calculatoare sunt arterele care canalizează informațiile prin toate domeniile de activitate. Cablurile Ethernet, routerele și un modem sunt necesare pentru a conecta rețeaua locală la Internet.

Imprimante multifuncționale

Când informația este digitală, dorim să o tipărim și, dacă sunt tipărite, vrem să o scanăm. Pe de altă parte, dorim să o primim sau să o trimitem prin fax. Aceste echipe fac totul.

Tocatoare de hartie

Când se generează hârtie tipărită, aceasta trebuie adesea distrusă. Biroul este responsabil pentru informațiile pe care le deține.

fotocopiatoare

Esențial pentru realizarea copiilor documentelor.

Proiectoare video și ecrane

Folosit pentru prezentări în sala de ședințe.

Echipamente pentru comercianți

Mașini punct de vânzare și case de marcat.

Mobila

În mobila dintr-un birou putem găsi următoarele:

• scaune
• birouri
• cubicles
• dulapuri
• covoare
• Mese de întâlnire

Materiale de birou și rechizite

Unele dintre materialele și materialele necesare pentru funcționarea unui birou sunt:

- Foi de hârtie albă: utilizate pentru imprimeuri și fotocopii, pentru scrierea de note scurte și pentru prezentări de flip chart.

- Hârtie rulantă: hârtie fax termică, bandă etichetă, hârtie punct de vânzare.

- Formulare tipărite în prealabil: facturi, declarații fiscale, buline de plată, calendare de birou.

- Etichete și hârtie adezivă: etichete pentru dosare, etichete de preț și note post-it.

- Materiale consumabile pentru imprimare: cartușe de cerneală și cartușe de toner.

- Suport de stocare portabil: stick-uri USB și carduri de memorie.

- elemente de fixare mecanice: agrafe de hârtie și tip fluture, capse.

- elemente de fixare chimice: bandă transparentă, lipici.

- Materiale de curățare: mopuri, coșuri de gunoi, coșuri de reciclare, mături, săpun, odorizante, dezinfectante, prosoape de hârtie și hârtie igienică.

- Mașini mici: perforatoare de hârtie, capsatoare, îndepărtătoare de capse, timbre de cauciuc, mașini de numerotare și ascuitoare de creion.

- Depozitare fizică: dosare, plicuri, cutii, rafturi și organizatori de birou.

- Materiale de scriere și corectare: creioane, pixuri, markere, bandă de corecție, lichid de corectare și ștergătoare.

Exemple de locuri de muncă într-un birou

Scriitori / editori pe site-uri web și ziare

Scriitori și editori, indiferent dacă fac parte din echipa de lucru sau lucrează de acasă, lucrează într-un birou. Scriitorii creează conținut pentru publicații tipărite, pagini web și bloguri. Redactorii corectează conținutul care a fost scris.

recepționeri

O recepționistă este ocupată într-un birou care primește clienți și vânzători, scrie emailuri, răspunde la apeluri telefonice, preluând mesaje, trimitând e-mailuri, comunicând apeluri telefonice către anumiți angajați și depunând.

Reprezentantul serviciului pentru clienți trebuie să fie informat cu privire la activitatea pentru care lucrează, precum și produsele și serviciile acestora, pentru a ajuta clienții. Trebuie să răspundeți la apeluri și e-mailuri, să luați comenzi și să emiteți rambursări.

Contabili

Contabilii sau contabilii lucrează într-un mediu de birou. Sarcinile sale includ pregătirea impozitelor, plata facturilor, primirea plăților, printre altele.

Managerii

Managerii de birouri gestionează activitatea biroului. Atribuțiile lor pot varia de la angajarea, concedierea sau programarea activității personalului, delegarea sarcinilor, formarea de noi angajați, crearea și aplicarea politicilor de birou, supravegherea echipei de lucru, rezolvarea situațiilor și menținerea sistemelor informatice.

Apelați centre de atenție-Apelare

Persoanele care lucrează într-un centru de apel trebuie să răspundă la apelurile telefonice de la clienții companiei pentru care lucrează. Trebuie să răspundeți la întrebări, să primiți reclamații și să procesați comenzi.

Referințe

1. Rob Waugh (2017). Ce urmează pentru tehnologia de birou? Telegraful. Conectare pentru afaceri mici. Luat de la: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Afaceri în calculatoare și birou - BIROUL DE Azi, FORȚA DE LUCRU ALE AFACERILOR, TENDINȚE ÎN AFACERI, LUMEA FINANȚELOR. Luate de la: cariere.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Cum computerul a schimbat biroul pentru totdeauna. Stirile BBC. Luat de pe bbc.com.
4. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2018). Management de birou. Preluat de la: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Bazele biroului. Luate de la: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Echipament esențial pentru birou pentru demararea unei afaceri. Balanța operațiuni și tehnologie. Luat de la: thebalance.com.