CELE MAI IMPORTANTE 7 FUNCȚII ALE UNUI SECRETAR - LOC DE MUNCA - 2025

Principalele funcții ale unui secretar includ gestionarea agendei, difuzarea publicului și gestionarea informațiilor confidențiale. Este persoana care este responsabilă de îndeplinirea sarcinilor de asistență administrativă într-un birou.

Această poziție poate fi deținută de un bărbat sau o femeie, deși cel mai des întâlnit este faptul că este o femeie care o exercită.

De obicei, ei se ocupă de afacerile confidențiale ale persoanelor cu o anumită ierarhie în cadrul companiei, cum ar fi directorii, managerii, președinții, printre altele. Asta îi face mâna dreaptă a executivului pentru care lucrează.

Dacă compania este mică, volumul de muncă major al secretarului este legat de sarcinile de bază ale biroului.

Unele țări din lume îi dedică o zi specială în cursul anului pentru a-i mulțumi și să-i sărbătorească munca. De exemplu, în Columbia, Peru și Mexic ziua secretarului este 26 aprilie, în timp ce în Venezuela este 30 septembrie.

Cele 7 funcții principale ale unui secretar

Slujba de secretar este să acorde sprijin și colaborare șefului său, astfel încât să își poată îndeplini pe deplin rolul în cadrul organizației, fără întârzieri sau distrageri.

Deși natura companiei afectează tipul de muncă necesar unui secretar, s-ar putea spune că principalele sale funcții sunt:

1- Managementul agendei

Este responsabilitatea secretarului să țină agenda persoanei pentru care lucrează la zi. Acolo ar trebui să reflecte toate angajamentele de muncă și uneori cele personale.

De asemenea, trebuie să păstrați o evidență a datelor tuturor persoanelor și instituțiilor cu care angajatorul dvs. trebuie să aibă legătură.

Ordinea de zi a unui secretar servește adesea ca jurnalul operațional al executivului pentru care lucrează.

2- Atenție la public

Atenția la public este una dintre cele mai fundamentale sarcini pe care secretarul trebuie să le îndeplinească. Trebuie să răspundeți la apeluri și să înregistrați motivul pentru acestea, precum și toate datele care permit angajatorului dvs. să urmărească eficient problema.

El este, de asemenea, persoana care primește vizitatori în birou. Acesta este motivul pentru care este important ca secretarul să păstreze o imagine în concordanță cu imaginea corporativă a locului de muncă.

Rolul său nu este doar de a saluta și de a face așteptarea vizitatorilor prietenoși, ci și de a oferi primele instrucțiuni și îndrumări cu privire la cultura organizațională și procesele interne ale companiei.

3- Managementul documentelor

Pe lângă faptul că este persoana care primește și gestionează corespondența de la șeful ei, o secretară scrie, citește, răspunde și arhivează majoritatea scrisorilor, notificărilor, memoriilor și e-mailurilor angajatorului ei.

În acest scop, ar trebui să utilizați anumite aplicații software care vă permit să pregătiți astfel de documente cu o mai mare agilitate și rapiditate.

Specificitatea acestor competențe va depinde de tipul de muncă care este necesar în zona în care lucrați.

Secretarul gestionează baza de date de contact a șefului său și dosează corespondența scrisă, precum și procesele verbale de întâlnire și alte documente de interes din cadrul biroului.

Secretarul este cel care, în mod normal, ia act de problemele discutate în ședințele importante.

4- Managementul informațiilor sensibile (interne și externe)

Printre funcțiile care deosebesc un secretar bun se numără gestionarea adecvată și eficientă a tuturor informațiilor extrem de importante pentru funcționarea companiei sau instituției în care lucrează.

De exemplu, trebuie să dețineți controlul documentelor legale care pot fi solicitate de organismele guvernamentale în orice moment.

De asemenea, puteți avea acces la informații din mediul înconjurător sau de la oricare dintre actorii legați de companie. Aceste informații trebuie gestionate într-un mod discret, eficient și în timp util.

5- Organizare de birou

Secretarul trebuie să opereze și să întrețină echipamentul și mobilierul de birou: telefoane, fotocopiere, imprimante, proiectoare, mobilier, dulapuri de depozitare, printre altele.

El este cel care controlează inventarul de rechizite și echipamente de birou. De asemenea, păstrează sistemele de fișiere fizice și electronice, astfel încât informația să fie disponibilă la nevoie.

Secretarul trebuie să aibă un spațiu de lucru curat și organizat, deoarece este de obicei unul dintre primele lucruri pe care oamenii din afara companiei le văd când intră în instalațiile sale.

6- Pregătirea prezentărilor

În mod normal, un executiv trebuie să prezinte rapoartele sale sub formă de prezentări care rezumă și clasează informațiile. Pentru această sarcină, de obicei, îi cere ajutor secretarului său.

Persoana care se află în secretariat trebuie să se asigure că informațiile care apar acolo reflectă corect datele pe care șeful său dorește să le împărtășească.

De asemenea, trebuie să aveți grijă că este o prezentare fără erori de ortografie și că este în concordanță cu identitatea grafică a companiei.

7- Supravegherea administrativă

De asemenea, este o responsabilitate a unui secretar să știe că politicile și procedurile necesare pentru a avea grijă de activele companiei sau instituției în care lucrează.

În funcție de nivelul ierarhic al șefului ei, secretarul poate valida exactitatea datelor care reflectă detaliile operațiunilor bugetare.

Un secretar trebuie să aibă grijă de controlul managementului și de administrarea corectă a resurselor din cadrul biroului.

Secretarul virtual

Odată cu creșterea locurilor de muncă online apare figura secretarilor online sau a asistenților virtuali.

Acești secretari îndeplinesc majoritatea sarcinilor descrise mai sus, dar de la distanță. În aceste cazuri, secretarii taxează pentru serviciile lor în funcție de oră sau de proiect.

Referințe

1. Cultura banilor (2015). Cele 4 funcții principale ale secretarului. Recuperat de la: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista îndatoririlor unui secretar. Recuperat din: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funcțiile și responsabilitățile secretarului administrativ. Recuperat din: pymex.pe
4. Voluntar acum (s / f). Care este rolul secretarului? Recuperat de la: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Care sunt funcțiile unui secretar ca asistent al unui manager? Recuperat de la: pyme.lavoztx.com