ÎNREGISTRARE ADMINISTRATIVĂ: CINE PARTICIPĂ, CONȚINUT ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Un act administrativ este documentul în care evenimentele care au avut loc unui lucrător sau a unui grup de lucrători sunt consemnate în scris și ca dovezi documentare. De obicei, sunt înregistrări ale situațiilor de muncă neregulate sau nerespectarea reglementărilor care aplică sancțiuni.

Iregularitățile înregistrate în registrele administrative trebuie să se încadreze în cele incluse în reglementările aplicabile în materie de muncă; adică ele trebuie reflectate în contractul de muncă, precum și în Legea federală a muncii și în Regulamentul intern al muncii.

Care este valoarea înregistrărilor administrative?

Documentarea incidentelor de muncă relevante în registrele administrative este o practică foarte recomandată, deoarece pot fi folosite „a posteriori” în două moduri:

- A dovedi fapte în fața comisiilor de conciliere și arbitraj în caz de conflict de muncă.

- Acreditarea profilului celor mai înalți angajați în caz de concediere, deoarece profilul menționat este evaluat în afară de cauza stabilită pentru încetarea contractului de muncă.

Cine sunt participanții la un act administrativ?

Este esențial să se stabilească obiectivul redactării unui act administrativ, pentru a putea stabili cine trebuie să fie participanții care trebuie să demonstreze și să semneze documentul.

Aceste obiective pot fi:

- Detaliați încălcarea unei obligații de muncă.

- Detaliați o sancțiune de muncă.

- Detaliază o concediere.

În mod normal, participanții sunt, în mod logic, muncitori și martori, dar și reprezentantul companiei, care este de obicei cel indicat pentru convocarea ședinței care are la bază actul administrativ ulterior. Este esențial să se documenteze în detaliu cine au fost participanții, pentru a garanta valabilitatea actului administrativ.

Care este conținutul necesar pentru o înregistrare administrativă?

Acestea sunt datele de bază pe care departamentele de resurse umane trebuie să le înregistreze în registrele administrative:

- Domiciliul companiei sau locul unde au loc evenimentele care fac obiectul actului administrativ.

- Data si ora.

- Participanți sau părți care apar.

- Explicația motivului.

- Declarații (lucrători și martori).

- Detaliu al documentației care susține ceea ce a fost declarat de martori și de alte părți.

- Închiderea procesului-verbal care reflectă ora și semnătura participanților.

- În cazul actelor administrative referitoare la sancțiuni pentru lucrători, acestea trebuie păstrate în dosarul lucrătorului sancționat.

Exemple

Primul exemplu

«În orașul Mexico, la 8:00 a.m., la 8 decembrie 2017, la birourile din zona Resurse Umane ale Companiei Madnus SA situate la adresa Calle los Rosales # 10, México, DF, Domnul Pedro Pérez, director general, se întâlnesc; María Romero, asistent administrativ; Rosa Cali, manager resurse umane; și Sergio Arcade, secretar al Uniunii, pentru a investiga evenimentele care au avut loc la 7 decembrie a acestui an, la ora 10:00, în relația cu lucrătorul Javier Sánchez, un operator.

Doamna María Romero declară că: pe 7 decembrie, lucrătorul Javier Sánchez a apărut la sediul companiei cu o oră întârziere și într-o stare evidentă de intoxicație, provocând insulte pe care a preferat să nu le repete în fața celor prezenți. Apoi, după ce vomită pe masa de la recepție, Javier Sánchez a fost lăsat inconștient pe podea.

Domnul Javier Sánchez afirmă că: pe 7 decembrie, a ajuns cu întârziere la slujba sa, în ciuda faptului că nu era bine, a fost hotărât să își îndeplinească meseria când s-a simțit și mai rău, a început să vomite și a căzut inconștient la pământ. Domnul Sánchez insistă să nege că a fost beat sau că a folosit insulte.

După ce au făcut cunoscut participanților motivul reuniunii și întocmirea prezentului proces-verbal cu următoarea sancțiune (detaliu al sancțiunii conform Regulamentului de lucru intern al companiei) pentru Javier Sánchez și declarațiile anterioare, acestea încetează actul administrativ prezent care este semnat de conformitate de către participanții la ea ».

Al doilea exemplu

«La 12 mai 2017, la 11:45, pe Calle de la Colina nr. 8, la sediul companiei Rocali SA și cu prezența JA Martínez în calitatea sa de paznic / portar, M. Serrano în calitate de șef HR și Marina Carmona în calitate de secretar / administrativ pentru efectuarea ridicării acestui act administrativ pentru evenimentele care au avut loc în data de 12 mai 2017 la ora 09:00 în sediul companiei Rocali SA , în cadrul departamentului HR. Fapte constând din:

Marina Carmona precizează că, pe 12 mai 2017, la sosirea la sediul companiei Rocali SA, a fost reținută la intrarea în local de către agentul de securitate JA Martínez pentru a-i spune că nu poate trece, deoarece nu mai făcea parte a personalului companiei, despre care Marina Carmona a afirmat că nu are nicio veste despre o astfel de reziliere a contractului său.

După ce a luptat câteva clipe, Marina Carmona a putut accesa facilitățile companiei Rocali, SA, ajungând rapid și foarte agitat la biroul lui M. Serrano pentru a cere motivul demiterii.

La scurt timp după aceea, a fost participată de managerul de resurse umane, M. Serrano, care a susținut că nu are cunoștință despre concediere, dar care a procedat la verificarea acesteia.

După consultarea bazei de date, M. Serrano s-a întors la biroul său pentru a informa Marina Carmona că este vorba despre o eroare, deoarece o altă angajată pe nume Marina García a fost concediată. El și-a cerut scuze profund pentru greșeala nefericită făcută și a arătat că, dacă ar cere-o, va întocmi un certificat administrativ, astfel încât să nu aibă probleme pentru a ajunge cu întârziere la locul de muncă.

Această scrisoare este ridicată la cererea celor implicați.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».

Referințe

1. Începeți o IMM. Înregistrări administrative. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultores. (2015) Valoarea probală a procesului-verbal. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) De ce sunt importante înregistrările administrative? elempresario.mx
4. Rune. (2017) Știți care sunt registrele administrative sau de muncă? runahr.com
5. Wikipedia. Înregistrări administrative.