SISTEM DE INVENTAR PERMANENT: CARACTERISTICI ȘI EXEMPLU - DUDAS - 2024

Sistemul de inventar perpetuu este o metodă de contabilizare a inventarului, care înregistrează vânzarea sau cumpărarea de inventar imediat prin utilizarea sistemelor computerizate de punct de vânzare sau de intrare a comenzilor și software de gestionare a activelor întreprinderii.

Inventarul perpetuu oferă o vedere extrem de detaliată a modificărilor inventarului, cu un raport imediat al cantității de inventar în depozit, reflectând astfel cu exactitate nivelul articolelor disponibile.

Sursa: pixabay.com

Acest sistem de inventar este superior celui mai vechi sistem de inventar periodic, deoarece permite urmărirea imediată a nivelului de vânzări și de inventar al articolelor individuale, contribuind la evitarea blocării.

Un inventar perpetuu nu trebuie ajustat manual de către contabilii companiei, cu excepția cazului în care numărul inventarului fizic nu este de acord din cauza pierderii, ruperii sau furtului.

Inventarul permanent este metoda preferată de a ține evidența inventarului, deoarece, dacă este gestionat corespunzător, poate produce rezultate rezonabile exact pe o bază continuă.

caracteristici

Inventarul permanent descrie sistemele de inventar în care informațiile despre cantitatea și disponibilitatea stocurilor sunt actualizate continuu ca funcție a activității.

Acest lucru se realizează prin conectarea sistemului de inventar cu un sistem de introducere a comenzii, cum ar fi scanere de coduri de bare fără fir, și în magazine, cu sistemul terminalului de vânzare. Prin urmare, inventarul de carte ar fi exact același sau aproape egal cu inventarul real.

Este mai puțin eficient atunci când sunt postate modificări pe cardurile de inventar, deoarece există o posibilitate semnificativă ca înregistrările să nu fie făcute, să nu fie făcute incorect sau să nu fie făcute în timp util.

În cadrul sistemului de inventar perpetuu, o companie își actualizează continuu registrele de inventar pentru a ține cont de adaosurile și scăderile de inventar pentru activități precum:

- Articole de inventar primite.

- Produse în stoc vândute.

- Articole mutate dintr-un loc în altul.

- Materiale care vor fi utilizate în procesul de producție.

- Articole aruncate.

Formula sistemului de inventar perpetuu este foarte simplă: Inventarul de început (preluat în general dintr-un număr fizic) + Încasări - Livrări = Inventar final.

Diferențe de inventar

Un sistem de inventar perpetuu are avantajul de a furniza informații de bilanț de inventar actualizate și de a necesita un nivel redus al numărului de inventar fizic.

Cu toate acestea, nivelurile de inventar care sunt calculate de acest sistem pot diferi treptat de nivelurile reale de inventar.

Acest lucru se datorează tranzacțiilor sau furtului neînregistrat, astfel încât soldurile contabile ar trebui să fie comparate periodic cu sumele reale disponibile, folosind numărarea ciclului și ajustând soldul contabil, după caz.

Costul mărfurilor vândute

În cadrul sistemului permanent, există actualizări continue ale costului contului de mărfuri vândute pe măsură ce se face fiecare vânzare. Aceasta înseamnă că este ușor să obții un cost precis al mărfii vândute înainte de sfârșitul perioadei de contabilitate.

Achiziții

Achizițiile de inventar sunt înregistrate fie în contul de inventar al materiilor prime, fie în contul mărfii, în funcție de natura cumpărării, în timp ce există și o înregistrare individuală înregistrată care este păstrată pentru fiecare articol de inventar.

Urmărirea tranzacțiilor

Investigațiile sunt mult mai ușor de urmărit într-un sistem de inventar perpetuu. În acest sistem, toate tranzacțiile sunt disponibile în detaliu la nivel individual.

Rapoartele de inventar pot fi accesate online oricând. Acest lucru facilitează gestionarea nivelurilor de inventar și a numerarului necesar pentru achiziționarea unui inventar suplimentar.

Întrucât sistemul de inventar periodic este actualizat doar ocazional, managerii nu au niciodată informații financiare actualizate și exacte pe care să își bazeze deciziile de cumpărare sau de fabricație.

Avantaje și dezavantaje

Avantaj

Principalul avantaj constă în furnizarea managerilor cu statistici relevante privind starea companiei, în timp util.

Suma costului mărfurilor vândute și soldul contului de inventar sunt disponibile oricând. Aceste informații sunt foarte importante pentru îmbunătățirea politicii de cumpărare și pregătirea situațiilor financiare pe termen scurt.

Deși erorile de inventar pot apărea în urma pierderilor, ruperii, furtului, urmăririi incorecte a inventarului sau erorilor de scanare, există multe avantaje pentru utilizarea acestui sistem:

- Mențineți un control mai mare asupra stocurilor fizice prin compararea soldului real cu înregistrările contabile.

- detectați fără întârziere orice problemă înainte de a deveni gigantice, cum ar fi furtul, deteriorarea sau scurgerile de inventar.

- Preveniți blocarea Lipsa stocului înseamnă că un produs este în stoc.

- Oferiți managementului o înțelegere mai precisă a preferințelor clienților.

- Permiteți managementului să centralizeze sistemul de gestionare a stocurilor pentru mai multe locații.

- Oferiți o precizie mai mare, deoarece fiecare articol de inventar este înregistrat separat în evidența generală.

- Reducerea numărului de inventar fizic, fără a fi necesară închiderea activităților de rutină în timpul numărului fizic.

Dezavantaje

- În cazul contabilității manuale, utilizarea sistemului de inventar perpetuu necesită mult timp. Acest lucru ar putea duce, de asemenea, la multe erori în fiecare perioadă contabilă. Această problemă poate fi rezolvată numai prin aplicarea unui sistem computerizat de contabilitate.

- Utilizarea calculatoarelor și a programelor de contabilitate poate fi destul de costisitoare pentru întreprinderile mici.

- Menținerea conturilor de inventar în sistem permanent este costisitoare și consumă mult timp.

- Sistemele de inventar permanente pot fi vulnerabile la erori din cauza supraestimărilor sau a subestimărilor. Acestea pot apărea ca urmare a furtului, ruperii, erorilor de scanare sau a mișcărilor de inventar netratate, ceea ce duce la erori de reîncărcare.

Exemplu

Un exemplu de sistem de inventar perpetuu este un departament modern de transport și recepție de mărfuri. Fiecare casetă primită este scanată în sistemul contabil și astfel este adăugată automat la soldul de inventar.

Produsele expediate către clienți sunt marcate cu un cod de bare și scanate pe măsură ce părăsesc docul. Acest lucru le scoate automat din sistemul contabil și determină scăderea inventarului.

După cum se poate vedea, acest sistem modern este actualizat în timp real. Nu este necesară procesarea tranzacțiilor în loturi, ca într-un sistem de inventar periodic. În consecință, toate rapoartele vor fi întotdeauna la zi pentru a fi analizate de către personalul de conducere.

Referințe

1. Steven Bragg (2018). Sistem de inventar perpetuu. Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). Diferența dintre sistemele de inventar periodice și perpetue. Instrumente de contabilitate. Preluat de la: accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Inventar perpetuu. Luat de la: investopedia.com.
4. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2019). Inventar perpetuu. Preluat de la: en.wikipedia.org.
5. Cursul meu de contabilitate (2019). Ce este un sistem perpetuu de inventar? Luat de la: myaccountingcourse.com.