O politică de cheltuieli este un format care are funcția de a servi drept dovadă fizică a unei ieșiri de bani de la o companie sau o afacere. Este utilizat în contabilitate cu scopul de a descrie în detaliu mișcarea și este de obicei însoțit de alte bonuri pentru operațiune.
Contabilitatea este o disciplină care își propune să controleze toate tranzacțiile care apar într-o companie sau afacere la intrarea sau ieșirea de bani.
Aceasta înseamnă că de fiecare dată când se efectuează o cheltuială, se plătește o investiție, salarii sau alte tipuri de cheltuieli sau, dimpotrivă, se primesc fonduri pentru plățile clienților și alte venituri, departamentul de administrare al companiei trebuie să plece. aceste operațiuni înregistrate în sistemul dvs. de contabilitate.
La fel cum o persoană trebuie să plătească pentru ceea ce cumpără, o companie trebuie să facă la fel, deși într-un mod ceva mai complex, și din acest motiv folosește sisteme de contabilitate.
Pentru fiecare tip de operațiune, există un format specific de înregistrare, iar politicile de ieșire, așa cum este explicat la început, servesc drept dovadă a plăților efectuate.
Plățile menționate sunt emise diferiților furnizori de bunuri și servicii ale companiei. De exemplu, fiecare afacere necesită servicii de bază, cum ar fi electricitate, conexiune la internet, apă etc.
De asemenea, trebuie să cumpărați consumabile pentru a vă putea face treaba: papetărie, rechizite de birou, vehicule etc., iar în cazul companiilor producătoare, acestea trebuie să cumpere materiile prime pentru a-și realiza produsele.
Există multe plăți pe care o companie trebuie să le efectueze pentru a-și îndeplini obiectivul și fiecare dintre ele trebuie înregistrată. În plus, fiecare plată sau retragere de bani trebuie să fie autorizată de departamentul (departamentele) corespunzător.
Caracteristicile unei politici de cheltuieli
Informațiile care ar trebui incluse într-o politică de ieșire tipică sunt următoarele:
- Copie a cecului sau a transferului electronic cu care se efectuează plata.
- Conceptul de plată, adică ce serviciu, intrare, impozit etc., este anulat.
- Semnătura aprobării plății de către departamentul responsabil.
- Data efectuării plății.
- Suma sau valoarea totală a plății.
- Identificarea furnizorului.
- Semnătura furnizorului sau a persoanei care a primit plata.
Este necesar să se atașeze la formularul de politică de descărcare de gestiune alte dovezi, cum ar fi:
- Factura furnizorului (sau echivalentul acesteia în cazul plăților de impozite, plăților salariale și altele care nu au o factură prin natura lor)
- Comanda de cumpărare, care este un alt format în care se solicită furnizorului furnizorilor sau articolelor care sunt necesare. De exemplu, dacă o afacere are nevoie de coli de hârtie, emite o comandă de cumpărare furnizorului său de papetărie, solicitând un număr specific de reams sau pachete de coli.
Prin includerea acestor documente, este mai ușor să justificați cheltuielile și să găsiți informații utile în cazul oricărei erori în livrarea articolelor achiziționate sau orice alte inconveniente ulterior.
În plus, este convenabil să păstrați documentele aferente într-un singur pachet, ca un mod eficient de organizare a fișierelor de contabilitate pentru a facilita referințele viitoare, precum și controlul corespunzător.
Exemplu
Mai jos este prezentat un exemplu de politică de cheltuieli sau de verificare, așa cum se numește și în unele cazuri:
Concepte conexe
Câmpurile situate sub casetele „concept de plată” și „primite de” sunt completate cu informațiile corespunzătoare, în conformitate cu fiecare dintre următoarele definiții:
unu.
Sunt coduri numerice care identifică tipul de mișcare și clasificarea acesteia. De exemplu, există conturi asociate vânzărilor, costurilor de producție, băncilor etc. Conturile de active și pasive sunt în general clasificate.
Două.
Sunt conturi detaliate, adică mai specifice și mai detaliate. Un exemplu ar fi:
Cont: 110 - Bănci
Subaccount 1: 110.1 - Banca X
Subaccount 2: 110.2 - Banca Y
3.
Se referă la numele contului ca atare și nu la codul său. În exemplul de mai sus, ar fi „bănci”.
Patru.
Este suma detaliată corespunzătoare fiecăreia dintre subconturile incluse în poliță. Dacă există o singură subcont, nu este necesară specificarea acestei valori.
5.
Fiecare cont contabil este reprezentat în formă scrisă ca o "T", adică ca un tabel cu două coloane, în care numele contului și suma corespunzătoare a acestuia sunt introduse într-una sau alta coloană (dreapta sau stânga).
Coloana din stânga este identificată ca „Datorită”, iar coloana din dreapta este etichetată „Credit”.
Așa cum am spus mai sus. Există conturi de active și pasive.
Activele sunt practic activele companiei, tot ceea ce poate fi considerat proprietatea acesteia. Pasivele sunt datoriile.
Conturile de active cresc în valoare cu sumele care sunt scrise în coloana „Datorii” și scad cu „Credit”. La conturile de răspundere se întâmplă opusul.
6.
Se mai numește „echilibru”. Este rezultatul scăderii valorii debitului minus creditul.
În ceea ce privește casetele „Efectuate de”, „Revizuit de” și Autorizat de ”, sunt plasate numele sau semnăturile persoanelor implicate în emiterea și aprobarea politicii. Acest lucru poate varia în funcție de criteriile fiecărei companii.
Casetele „Jurnal auxiliar” și „Jurnal” indică numele persoanelor care au transmis informațiile către cărțile auxiliare și jurnalele, care sunt alte tipuri de înregistrări care fac parte din întregul sistem de contabilitate.
Numărul de politică este o modalitate de identificare a documentului, astfel încât acesta să fie legat de politicile anterioare, adică să fie numere consecutive. Fiecare companie își poate crea propria nomenclatură cu privire la acest aspect.
În prezent, există sisteme de contabilitate computerizate care facilitează înregistrarea operațiunilor efectuate de companii.
Este important ca acestea să respecte cerințele stabilite de autoritățile fiscale din fiecare țară.
Referințe
- Care este datoria în contabilitate? Recuperat de la: reviso.com
- Ce este creditul în contabilitate? Recuperat de la: reviso.com
- Mustul și nevoia. Recuperat din: economia.ws
- Molina, V. (2002). Contabilitate pentru non-contabili. Mexic, ISEF Fiscal Editions
- Ce este activ și pasiv. Recuperat din: significados.com/activo-y-pasivo
- Care sunt politicile contabile în contabilitatea electronică. Recuperat de la: clickbalance.com
- Ce este un voucher? Recuperat din: accountingtools.com
- Care este diferența dintre o factură și un voucher? Recuperat din: accountingtools.com