CUM ESTE ORGANIGRAMA UNUI HOTEL? (ȘI FUNCȚIILE SALE) - LOC DE MUNCA - 2025

Organigrama unui hotel reprezinta locurile de munca pe care un hotel trebuie să desfășoare procese de lucru sale, misiunea, viziunea și valorile. Fiecare hotel, fie că este mic, mediu sau mare, are nevoie de o structură organizatorică pentru a-și desfășura operațiunile zilnice.

Organigrama este utilizată pentru a ajuta la împărțirea sarcinilor, specificarea activității pentru fiecare departament și delegarea autorității din cadrul și dintre aceste departamente. Este util pentru persoanele care lucrează în organizație, dar și pentru candidați, angajați noi, investitori, colaboratori și alții.

Organigrama de mai sus este tipică unui hotel de 5 stele, deși un hotel de 4 stele poate avea același număr de departamente sau mai multe. Numărul de stele poate fi redus sau crescut independent de numărul de departamente.

De exemplu, hotelul „NY King” ar putea păstra toate departamentele și face upgrade de la 4 la 5 stele. Sau vice versa; downgrade de la 5 la 4 stele și păstrează toate departamentele.

Numărul de apartamente va varia în funcție de serviciile oferite de hotel. Un hotel de lux de 5 stele poate avea servicii turistice pentru clienți, o sală de gimnastică, o piscină, terenuri de tenis, un SPA, o discotecă … Un alt hotel mai mic nu va avea aceste servicii suplimentare și, prin urmare, nu va avea nevoie de cât mai mulți angajați, reducând numărul de departamente.

Cele mai obișnuite funcții de conducere într-un hotel sunt: ​​manager, manager de marketing, manager de contabilitate, manager de personal, manager de inginerie, manager de achiziții, manager de cameră și restaurant.

Din aceste poziții sunt generate altele care sunt inferioare, deși nu au o importanță mai mică pentru îndeplinirea funcției principale a hotelului; găzduiește oaspeții care oferă cea mai înaltă calitate posibilă, în funcție de numărul de stele al fiecărui hotel.

Cine este responsabil de realizarea organigramei unui hotel?

În mod normal, persoana responsabilă cu realizarea organigramei într-o companie este directorul Resurse Umane.

În plus față de organigrama, va trebui să aveți locurile de muncă bine definite în „descrierea postului”, astfel încât funcțiile fiecărui angajat să fie bine definite. Acest lucru va fi esențial pentru angajarea de noi angajați și pentru fiecare angajat să știe ce să facă.

Pe de altă parte, există hoteluri care au externalizat funcții de resurse umane, în special hoteluri mai mici care nu fac parte din lanțurile hoteliere.

Locuri de muncă obișnuite într-un hotel și funcțiile lor

1- Director General / Director Hotel

Este poziția cu cea mai mare responsabilitate:

• El este responsabil de administrarea, controlul și dezvoltarea hotelului, verificând dacă toate celelalte zone departamentale funcționează în cel mai bun mod posibil.
• Definiți politicile și obiectivele companiei care trebuie îndeplinite.
• Verificați dacă fiecare departament îndeplinește obiectivele stabilite, oferind o calitate excelentă a serviciului.
• Gestionează managementul resurselor umane, marketingul, securitatea, calitatea și coordonarea tuturor aspectelor necesare pentru funcționarea corectă a hotelului.

2- Director de vânzări

Pe lângă completarea celorlalte departamente principale, funcția sa principală este să se dedice vânzărilor și publicității:

• Găsiți clienți.
• Prezent companiei.
• Oferiți serviciile.
• Oferte apropiate cu clienții.
• Dezvolta strategii de publicitate.
• Promovarea serviciilor hoteliere.
• Căutați potențiali clienți.
• Raportați rezultatele vânzărilor către departamentul de contabilitate și finanțe.

Asistent de vânzări

Obiectivul principal al acestei poziții este de a sprijini activitatea superiorului dumneavoastră, a șefului și / sau a managerului de vânzări, controlul, clasificarea și comanda vânzărilor făcute, pe lângă colectarea facturilor pentru a efectua procesul corespunzător în ordinea administrativă.

Departamentul de cameră este cel care se va ocupa de captarea cererilor de rezervare și a serviciului clienților în acest scop, precum și de controlul cecurilor și plăților pentru acestea.

De asemenea, ar trebui să supraveghezi că camerele sunt curate, lucrând îndeaproape cu recepționarii și gospodarii.

Acestea sunt însărcinate să stabilească disponibilitatea camerei și să ia și să confirme rezervările.

Supervizorul sau managerul rezervării este responsabil de direcția performanței bune a departamentului, iar agenții de rezervare îndeplinesc funcțiile de a participa la rezervări prin toate mijloacele care sosesc (media, rezervări de grup, online, tururi, operatori, etc.), gestionează banii din depozitele corespunzătoare și garantează rezervările făcute.

Director de vanzari

Este una dintre cele mai importante locuri de muncă, deoarece sunteți responsabil de un portofoliu de vânzători cărora trebuie să le spuneți ce să facă.

El este responsabil pentru ceea ce face fiecare dintre angajații săi, trebuie să cunoască mișcarea tuturor conturilor și, dacă există vreo problemă cu aceștia, trebuie să-și asume responsabilitatea.

Trebuie să furnizați un index detaliat al extraselor de cont, să aveți inițiativa de a obține conturi importante pentru compania dvs.

Succesul sau eșecul companiei depinde de ele, este o poziție foarte complexă care necesită un nivel extrem de angajament și responsabilitate.

3- Manager de servicii

El este responsabil de supravegherea departamentului de servicii:

• Costurile de control.
• Obțineți o clientelă fidelă.
• Promovați relații bune între angajați.
• Rezolvați îndoielile și preocupările serviciilor tuturor clienților.
• Respectați obiectivele de vânzare.
• Conduceți de exemplu urmând standardele etice.
• Asigurați-vă că este oferit un nivel ridicat de calitate și că afacerea este profitabilă.

Administrare și finanțe

Este o poziție importantă, deoarece controlează problemele administrative, trebuie să fie de acord cu directorul general despre modul în care vor fi distribuite problemele și să-l informeze despre diferitele etape și evenimente legate de acestea.

Trebuie să gestionați resurse financiare, bugete, cheltuieli, cheltuieli și investiții împreună cu direcțiile și unitățile companiei.

Supraveghează gestionarea resurselor financiare, coordonează trusturile reglementate de guvern, supraveghează procesele legate de administrarea personalului.

Reglează și menține furnizarea și achiziția de resurse materiale, active și servicii generale ale corporației.

Strategii de afaceri

După cum spune și numele său, este responsabil pentru crearea strategiilor și planurilor de a intra pe noi piețe și de a spori punctele forte ale companiei, precum și de a îmbunătăți experiența și cunoștințele fiecărui membru al asociației sau organizației.

Funcția sa principală se concentrează pe responsabilitatea directă pentru activitățile de vânzări ale companiei, managementul marketingului, promovarea și distribuția, planificarea vânzărilor, organizarea diferitelor distribuții.

Alocați obiective care trebuie îndeplinite în ceea ce privește vânzările în funcție de produse și domenii, creați planuri strategice pentru a îmbunătăți succesul companiei, studiați clienții și locațiile care pot fi mai potrivite pentru promovare.

Încurajează o atmosferă de lucru în echipă prin promovarea spiritului de vânzări al personalului responsabil.

Analizați cauzele posibile ale problemelor și reclamațiilor clienților.

Proiectarea politicilor pentru a determina prețurile și condițiile de vânzare.

Creați planuri pentru a crește progresul în formare al oamenilor din departamentul dvs.

Acesta este responsabil de primirea, filtrarea și distribuirea diferitelor proceduri și îmbunătățiri în ceea ce privește calitatea serviciilor.

Controller și contabilitate

Departamentul însărcinat cu analiza și controlul operațiunilor financiare și contabile.

De asemenea, este dedicat pregătirii bugetelor anuale, previziuni de venit, situații financiare, crearea de rapoarte privind situația financiară, participarea la audituri de către controlor etc.

Achiziții

Este o poziție foarte importantă pentru dezvoltarea corectă a activității în cadrul companiei, deoarece acestea sunt responsabile de lanțul de aprovizionare și de achizițiile tuturor mărfurilor necesare pentru ca funcționarea să funcționeze eficient.

Poate fi vorba de achiziții pentru utilizarea companiei ca și pentru revânzare și / sau materie primă pentru producția propriilor produse.

Această taxă include, de asemenea, achiziționarea de servicii legate de transport sau comercializare.

Aceștia sunt responsabili pentru utilizarea informațiilor și sistemelor informatice pentru managementul organizației.

Ei planifică și direcționează toate activitățile legate de tehnologia informației și tehnologia în compania pentru care lucrează.

Acestea determină obiectivele de afaceri pentru conceperea planurilor pentru atingerea obiectivelor menționate anterior.

4- Asistent manager

El este responsabil de îndeplinirea tuturor sarcinilor managerului atunci când acesta din urmă lipsește.

În general, el nu ia decizii importante fără să se consulte mai întâi cu managerul, dar are o decizie cu privire la problemele de rutină și comune care pot apărea în funcționarea normală a hotelului.

Trebuie să fii instruit cu toate informațiile și cunoștințele necesare pentru a-ți asuma o poziție atât de importantă, să cunoști toate funcțiile, personalul, sarcinile, înlocuirile etc.

În plus, cunoașterea normelor juridice este un lucru care nu poate lipsi pentru a evita probleme cu legea.

Trebuie să rezolvați rapid și să aveți un plan B pentru orice, în cazul în care lucrurile nu merg așa cum vă așteptați.

Director Divizia trimestrială

Sarcina sa constă în planificarea, supravegherea și controlul respectării fiecăreia dintre politicile de operare aferente domeniului său:

• Planificați și supervizați funcționarea grupurilor și convențiilor.
• Analizați statisticile lunare.
• Stabiliți standarde și norme pentru furnizarea de servicii în zona dvs.
• Primiți reclamații referitoare la zona dvs.
• Coordonează cu managerul de întreținere îndeplinirea corectă a sarcinilor lor.

Șef de recepție

Organizarea și controlul sarcinilor departamentului de recepție:

• Creați programul personalului în sarcina dvs.
• Gestionați Reclamații.
• Comunică cu celelalte departamente, dacă este necesar.
• Ei au grijă de serviciul clienților și rezolvă orice întrebare sau îngrijorare.
• El este principalul responsabil cu contactul cu clientul.

gospodină

Acest departament este cel cu cel mai mare număr de angajați care se ocupă de întregul hotel și se ocupă în principal de curățarea întregii unități: atât zonele comune ale hotelului, cât și coridoarele, birourile, camerele etc.

Această poziție este extrem de importantă, deoarece curățenia este cartea de apel a unui hotel, o mare parte din succes sau eșec depinde de acest lucru.

Trebuie să primiți instruire, angajații trebuie să fie prietenoși și să transmită căldură oaspeților.

Director de alimente și băuturi

El este însărcinat să supravegheze pregătirea și decorarea fiecărui fel de mâncare și băuturi care sunt preparate în zona de bucătărie a hotelului, urmând rețetele și standardele stabilite anterior de hotel.

Asigurarea îndeplinirii corecte a funcțiilor celorlalți angajați, gestionarea bună a proviziilor, evitarea risipei de materiale, pregătirea meniului, supravegherea zonelor de deserturi, lichioruri, inventar general etc.

Trebuie să efectuați achizițiile necesare și să controlați depozitele.

Fiți sub controlul întregului personal sub sarcina dvs.

Căpitan de serviciu pentru clienți

Responsabil de manager pentru funcționarea corectă a serviciilor oferite de restaurant sau cantină.

• Primiți clientul.
• Îl însoțește la masă.
• Obțineți sugestii.
• Renunțați la restaurant.
• Verificați dacă toată lumea își face treaba.
• Verificați proviziile.
• Ajutați chelnerii, dacă este necesar.

El este însărcinat cu controlul personalului, crearea meniurilor, monitorizarea utilizării raționale a materiilor prime și a altor bunuri, controlarea producției și a calității vaselor, determinarea programului de lucru al celorlalți lucrători în sarcina sa.

Director de servicii generale

El este responsabil de dezvoltarea unui program anual pentru întreținerea și prevenirea mașinilor și echipamentelor.

Ia toate măsurile necesare pentru menținerea și îmbunătățirea condițiilor arhitecturale ale proprietății.

Administrarea serviciilor de bază, sprijinirea zonelor care o compun, protejarea securității proprietății și a ocupanților acesteia, funcționează comisia de securitate și igienă.

Responsabil cu Intretinerea

• Trebuie să remediați toate problemele în timp record, astfel încât producția să nu fie întreruptă.
• Trebuie să organizați și să coordonați ordinele de lucrări de întreținere pentru tot personalul care este în sarcina dumneavoastră.
• Coordonează livrarea și primirea materialelor necesare pentru efectuarea lucrărilor de întreținere.
• Verificați ordinea și calitatea lucrărilor desfășurate.
• Autorizați eliminarea materialelor depozitate în depozit.
• Dacă este necesar, trebuie să ofere instruire cu privire la echipamentele, materialele și instrumentele prezente în instalații.

Sef de securitate

Este responsabil pentru prevenirea riscurilor de muncă.

• Analizați situațiile de risc posibile.
• Realizați planuri de siguranță.
• Inspectați echipa.
• Sisteme de monitorizare.
• Asigură siguranța clienților și a angajaților.
• Pregătiți rapoarte despre tot ceea ce a fost făcut și s-a întâmplat.
• Control parcare.

Manager de grădină

Responsabil de tot ce are legătură cu grădina și întreținerea acesteia.

Manager administrativ

Funcția sa este de a planifica și direcționa managementul administrativ al companiei.

• Gestionează relațiile cu furnizorii.
• Control disciplinar al personalului.
• Creați strategii de producție etc.

Șef de resurse umane

El este responsabil pentru tot ce are legătură cu controlul resurselor umane și lucrează în contact direct cu conducerea generală și alți manageri.

• Trebuie să mențineți un mediu de lucru favorabil.
• Organizați subsistemele de resurse umane.
• Mediază conflictele dintre angajați.
• Asigurarea bunăstării relațiilor angajați-companie.

Seful de depozit

Acesta controlează intrările și ieșirile tuturor materialelor, echipamentelor, produselor, sculelor și, în general, a tuturor proprietăților deținute de companie.

De asemenea, realizează audituri și inventare pentru un control corect și eficient.

Asistent contabil

Activitatea sa este legată de sarcinile contabile, printre unele dintre numeroasele sale funcții pe care le putem găsi:

• Managementul stocurilor.
• Serviciile plătesc.
• Declaratiilor fiscale.

Asistent Administrativ

Principalele sale funcții sunt:

• Prelucrarea corespondenței, primirea documentelor, răspunderea la apeluri, vizitele, depunerea documentelor, procesarea dosarelor, menținerea la zi a programului etc.

O altă schemă este: