CELE 7 FUNCȚII PRINCIPALE ALE UNUI ASISTENT ADMINISTRATIV - LOC DE MUNCA - 2025

În funcțiile unui asistent administrativ sunt sarcini de asistență și acompaniament la activitățile normale pe care o companie se dezvolta. Prin urmare, acestea sunt esențiale pentru o funcționare eficientă a aceluiași.

Aceste activități sunt de obicei variabile în funcție de zona de activitate a companiei în care lucrează. De exemplu, în birourile specializate, cum ar fi firmele de avocatură, asistenții au, de obicei, instruire specifică pentru a desfășura anumite activități.

Cu toate acestea, există funcții comune tuturor domeniilor care, de obicei, gravitează în jurul distribuției și gestionării informațiilor în cadrul biroului. Aceasta include gestionarea documentelor, arhivelor și organizarea de evenimente.

Dar aceste activități pot deveni mult mai ample. În unele ocazii, asistenții administrativi trebuie să aibă grijă să prelucreze informații contabile și chiar să garanteze funcționarea resurselor tehnologice ale companiei.

Cele 7 funcții principale ale unui asistent administrativ

1- Gestionarea documentelor

Una dintre principalele funcții ale unui asistent administrativ este de a ajuta membrii biroului cu gestionarea documentelor și a fișierelor.

De obicei, această sarcină este legată de stocarea, organizarea și gestionarea fișierelor.

Cu toate acestea, în anumite ocazii poate fi necesar și pentru a scrie, edita și revizui documente.

În unele companii, li se cere chiar să dicteze scrisori sau note și să înregistreze procesele-verbale ale reuniunilor care au loc.

În unele cazuri, de exemplu, atunci când vine vorba de un cabinet de avocatură, este necesară o pregătire specializată pentru a putea îndeplini aceste funcții: asistentul administrativ va trebui să înțeleagă terminologia și procedurile legale.

Pe de altă parte, asistenții administrativi care lucrează în domeniul medical au nevoie de abilități diferite. Aceștia trebuie să aibă pregătirea necesară în relația cu pacienții și citirea rapoartelor medicale.

2- Planificarea evenimentelor

Planificarea evenimentelor de birou este, de asemenea, de multe ori responsabilitatea asistenților administrativi. Mărimea acestei responsabilități poate fi variabilă în funcție de mărimea companiei.

Un eveniment poate fi pur și simplu o întâlnire sau un prânz de afaceri, dar poate fi și o conferință mai mare sau o petrecere corporativă.

În ambele cazuri, participantul trebuie să gestioneze toate criteriile legate de eveniment.

Aceasta include contactarea furnizorilor, rezervarea, alegerea meniurilor și a decorurilor. Dar include, de asemenea, contactarea, invitarea și confirmarea participanților, a vorbitorilor și a lectorilor, dacă acest lucru este necesar.

3- Atenție personală pentru utilizatori și vizitatori

Serviciul clienți este de obicei una dintre cele mai frecvente sarcini pentru asistenții administrativi. Publicul către care este orientată atenția depinde întotdeauna de mărimea companiei și de orientarea sa în afaceri.

Pentru întreprinderile mici care servesc direct publicul, asistentul administrativ poate fi solicitat să se întâlnească cu clienții.

Când se întâmplă acest lucru, munca lor are ca scop îndrumarea și servirea acestora în timpul trecerii lor prin facilitățile companiei.

În companiile mai mari, asistentul administrativ va trebui să participe vizitatori de altă natură, cum ar fi partenerii sau furnizorii mari.

În acest caz, misiunea lor va fi de a-i ghida în îndeplinirea agendei lor și a întâlnirilor cu conducerea sau alte domenii ale companiei.

4- Atenție telefonică și virtuală

Categoria de servicii pentru clienți include asistență telefonică și virtuală. În cazul asistenței telefonice, este inclusă orientarea clienților și partenerilor, precum și organizarea și administrarea agendelor.

Când vine vorba de atenție virtuală, sarcinile vor depinde de canalele furnizate de companie pentru serviciul clienți sau pentru gestionarea informațiilor.

În unele cazuri, implică manipularea e-mailului, răspunsul la, redirecționarea sau arhivarea mesajelor, după cum este necesar.

În alte cazuri, când canalele de comunicare virtuale sunt mai diverse, pot fi incluse și alte sarcini, cum ar fi asistarea publicului prin intermediul sistemelor de chat sau chiar răspunsul la întrebări prin rețelele sociale ale companiei.

În companiile mari, este obișnuit să existe personal special axat pe participarea la aceste canale de comunicare. Atunci când întreprinderile sunt mici, această sarcină este adesea lăsată asistenților administrativi.

5- Administrarea agendelor

Gestionarea agendelor este adesea una dintre cele mai importante sarcini pentru asistenții administrativi.

Această responsabilitate include primirea cererilor de întâlniri și întâlniri prin telefon, personal sau online și organizarea acestora pe ordinea de zi, în conformitate cu criteriile definite.

De asemenea, include programarea întâlnirilor în interiorul și în afara companiei, prânzuri de muncă și călătorii de afaceri.

În ultimele cazuri, este de asemenea responsabilitatea asistentului de a rezerva zboruri, hoteluri, restaurante sau săli de întâlnire, după caz.

6- Contabilitate

Asistenții administrativi sunt uneori responsabili pentru monitorizarea și înregistrarea cheltuielilor care apar în cadrul companiei. Aceste sarcini pot fi simple, cum ar fi înregistrarea anumitor cheltuieli pe o foaie de calcul.

În unele cazuri, asistentul trebuie să aibă pregătire pentru dezvoltarea unor sarcini mai complexe. De exemplu, responsabilitățile dvs. pot include raportarea contabilității către conducere.

De obicei, acest lucru depinde de mărimea companiei. O companie mare are de obicei roluri mai specializate; în acestea, informațiile contabile sunt gestionate de o persoană angajată în acest scop.

Cu toate acestea, una dintre abilitățile fundamentale pentru orice asistent administrativ este stăpânirea software-ului de contabilitate pentru birou, cum ar fi Microsoft Excel.

7- Management tehnologic

Managementul resurselor tehnologice face parte și din funcțiile asistenților administrativi. În acest sens, responsabilitatea dvs. este să vă asigurați că toate instrumentele necesare funcționării companiei funcționează bine.

Aceasta include realizarea copiilor de rezervă a informațiilor conținute în echipamentul computerului și actualizarea antivirusului, printre alte sarcini.

Pe de altă parte, include managementul echipamentelor precum proiectoarele și laptopurile.

Aceasta implică, de asemenea, revizuirea și întreținerea echipamentelor necesare dezvoltării normale a activităților care sunt sub responsabilitatea acestuia.

Asta nu înseamnă că asistentul administrativ trebuie să aibă cunoștințe tehnice. Activitatea acestuia constă în special în angajarea personalului tehnic pentru a efectua întreținerea echipamentelor periodic pentru a evita situațiile de dezavantaj.

Referințe

1. Bucky, J. (2017). Obligațiile de serviciu ale secretarilor executivi și ale asistenților administrativi. Recuperat de la: thebalance.com
2. Constructor de carieră. (2016). Lucrul ca asistent administrativ - O alegere excelentă pentru generaliști. Recuperat din: carieră cultură.com
3. Pffefer, J. (2016). Ce face un asistent administrativ medical? Recuperat din: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Atribuțiile unui asistent administrativ. Recuperat din: studiu.com