CELE MAI IMPORTANTE 15 FUNCȚII DE BIROU PE CARE LE STĂPÂNEȘTI - LOC DE MUNCA - 2025

Funcțiile de birou pe care le domină sunt activitățile administrative desfășurate de personalul unei companii, organizații sau instituții și care sunt necesare pentru funcționarea acesteia. Dacă este făcut eficient, rezultatele vor fi, de obicei, mult mai bune decât dacă sunt făcute prost.

Munca de birou are în mod normal o zi de luni până vineri, care începe la 8 sau 9 dimineața și durează până la 16 sau 17:00, deși aceasta variază în funcție de țară sau regiune.

Majoritatea locurilor de muncă de birou necesită abilități de bază, cum ar fi: comunicare orală fluentă, capacitate de a scrie, fișier și o anumită experiență cu echipamente de birou, cum ar fi computere, fotocopiere etc.

În funcție de nivelul poziției sau responsabilității asumate, este necesar ca persoana respectivă să aibă o educație tehnică, universitară sau de nivelul IV.

Principalele funcții de birou pe care le stăpânești

1- Planificare

Aceasta este prima și cea mai importantă dintre sarcini, deoarece constă în definirea modului în care metodele și structurile organizaționale pot contribui la planul de afaceri.

Există instrumente tehnologice care ajută ca aceste metode să fie specificate ulterior în sarcinile distribuite între membrii echipei, dar numai o bună planificare poate garanta că totul se termină prin adăugarea la obiectivul de afaceri.

Planificarea generală necesită o viziune clară a afacerii și un anumit nivel ierarhic în cadrul companiei, dar fiecare membru al echipei trebuie să-și planifice munca astfel încât să poată îndeplini obiectivele și termenele stabilite.

2- Transcriere și / sau redactare de raport

O sarcină care ocupă zilnic timpul celor care lucrează într-un birou este redactarea, în orice suport, a rapoartelor care susțin sau detaliază funcțiile lor sau care servesc pentru a explica restului colegilor detaliile (fundal, progres, rezultate, pro și contra, etc), a unui anumit proiect.

Aceste documente servesc, de asemenea, ca o evidență a activității organizației din care face parte acel birou, pentru audituri sau analize viitoare.

3- Participă la întâlniri

Sunt întâlniri între membrii unei echipe de lucru în care se schimbă idei cu privire la proiectele în curs, sunt prezentate noi propuneri, sunt prezentate prezentări, rapoarte sau rapoarte.

În mod normal, au obiectivul de aliniere a tuturor celor prezenți la atingerea unui obiectiv comun, alocând roluri, sarcini și termene fiecăruia. De asemenea, ele servesc la rezolvarea problemelor care ar fi apărut în îndeplinirea sarcinilor.

De obicei au o frecvență, durată și dinamică foarte definite. De asemenea, ceea ce este discutat în ele este de obicei înregistrat în minute sau minute pentru depunere.

Unele organizații țin întâlniri zilnic, altele câteva zile pe săptămână, altele la fiecare două săptămâni și altele, lunar. Frecvența reuniunilor depinde de fiecare companie și de nevoile acesteia.

4- Programează ședințele

Este vorba despre coordonarea agendei tuturor persoanelor care trebuie să se afle într-o întâlnire, astfel încât să reușească să coincidă într-un anumit loc și timp.

Poate fi o sarcină descurajantă, așa că bazarea pe tehnologie poate fi o idee bună. Există aplicații, precum ScheduleOnce, care vă permit să programați automat întâlniri, permițând invitaților să vadă datele disponibile și să aleagă o oră care să le fie convenabilă.

5- Verificați e-mailurile corporative

Este o sarcină care poate dura mult timp. Un raport Adobe publicat în 2016, care a rezultat dintr-un sondaj auto-administrat la peste o mie de lucrători, relevă faptul că petrecem în medie 20,5 ore în fiecare săptămână, verificând e-mailul nostru de lucru.

Clasificarea, citirea și răspunsul e-mailurilor este o formă foarte comună de comunicare și permite schimbul de fișiere și impresii legate de un proiect sau proces organizațional.

Deși companiile caută în mod constant modalități mai eficiente de gestionare a e-mailurilor, există și aplicații precum Etichetele inteligente ale Gmail pentru aceasta.

Un alt mod de a eficientiza această sarcină este încorporarea șabloanelor de e-mail standard sau texte care pot fi trimise cu modificări minime către diferiți destinatari și în momente diferite.

6- Management financiar

În această sarcină, trebuie să se garanteze că banii își îndeplinesc ciclul de viață în achiziționarea și vânzarea de produse și servicii; au toate facturile trimise, postate, plătite și expediate. Desigur, există birouri care fac acest lucru doar.

Această activitate include, de asemenea, actualizarea conturilor financiare și a documentelor legale, astfel încât să nu existe probleme cu cadrul legal care vizează organizația în cauză.

7- Logistica

Această funcție asigură că toate mărfurile legate de activitatea companiei sunt transportate către și de la depozite și clienți. De asemenea, include legătura cu furnizorii pentru a obține materii prime pentru fabricarea de noi produse.

Scopul acestei funcții este de a garanta că compania are în posesia sa tot ceea ce este necesar pentru a menține producția bunului sau serviciului pe care îl comercializează.

8- Apelați atenția

Într-un birou este de asemenea necesar să răspundeți la telefon, deoarece este un mijloc de comunicare cu clienții, furnizorii și între colegii înșiși.

Deși pare o sarcină simplă, necesită un anumit protocol, deoarece poate fi vocea pe care cineva din afara companiei o asociază cu imaginea sa. Prin urmare, este important ca regulile de curtoazie să fie respectate, să se mențină un ton instituțional, volumul vocalului și vocabularul folosit să fie moderate.

O altă informație importantă, care este uneori trecută cu vederea la executarea acestei funcții, este de a scrie cât mai multe date despre persoana de pe cealaltă parte a telefonului; Acest lucru va alimenta baza de date a companiei și vă va permite să urmăriți în mod corect aspectele discutate în timpul conversației telefonice.

9- Organizarea fișierelor

Majoritatea sarcinilor care sunt executate într-un birou, generează un document: facturi, note, minute, minute, rapoarte de vânzări etc.

În format digital sau pe hârtie, este o cantitate de informații care cere ca cineva să fie responsabil de catalogarea, arhivarea și protejarea acesteia în funcție de nivelul său de importanță pentru afaceri.

Tocmai acest ultim punct, cel al protecției informațiilor, este o problemă care a devenit o durere de cap pentru multe organizații, motiv pentru care apar tot mai multe instrumente, protocoale și proceduri care oferă securitate în fișier și transmiterea datelor. date sensibile într-o organizație.

În unele cazuri, se folosesc hard disk-uri externe, în timp ce în altele există servere speciale pentru aceste cazuri sau platforme de stocare în „cloud” precum Microsoft OneDrive, Google Drive sau Apple iCloud.

10- Distribuirea corespondenței companiei

O sarcină care, deși nu necesită o pregătire academică foarte ridicată, necesită o bună organizare, responsabilitate și un sentiment de urgență, este distribuirea corespondenței în cadrul biroului.

O schiță a unui proiect, cardul de credit trimis de bancă, facturile de la un furnizor sau scrisoarea de răspuns de la o entitate guvernamentală, sunt câteva dintre documentele pe care orice angajat le poate aștepta și pe care se află multe alte procese din cadrul al companiei.

11- Serviciul pentru clienți

Această funcție constă în servirea fizică a clienților cu întrebări sau reclamații cu privire la produsele sau serviciile oferite de companie.

12- Tipărirea și copierea documentelor

Acesta constă în tipărirea documentelor care trebuie păstrate fizic sau realizarea de copii ale celor care trebuie păstrate în duplicat sau livrate lucrătorilor companiei.

13- Interviuri candidați

Aceasta este una dintre sarcinile procesului de selecție a personalului. Ele pot fi realizate individual sau în grupuri, adică concentrându-se pe un singur candidat sau pe mai mulți.

14- Cumpărarea de rechizite și rechizite de birou

Materialele de birou sunt esențiale pentru eficiența sa. Materialele de papetărie, cerneala pentru imprimantă, ambalajele sau hârtia ar trebui să fie întotdeauna disponibile, deci ar trebui să existe cineva responsabil cu gestionarea acestora.

15- Funcții administrative

Procedurile administrative sunt esențiale pentru ca o companie să mențină stabilitatea și să poată avea succes în afaceri. Conștientizarea problemelor legale, documentația și alte scheme birocratice sunt unele dintre aceste funcții.

Referințe

1. Audra Bianca (s / f). Sfaturi pentru organizarea biroului și planificare. Recuperat din: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 sarcini de birou pe care le puteți și trebuie automatizate. Recuperat din: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Câte ore din viața ta ai pierdut pe e-mailul de lucru? Încercați calculatorul nostru depresiv. Recuperat de la: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista locurilor de muncă care lucrează într-un birou. Recuperat din: work.chron.com.
5. Ce face un asistent de birou. Recuperat de la Learn.org.
6. Ce fac mai exact oamenii în meseria de birou. Recuperat de la: reddit.com.