UNITATEA DE CORESPONDENȚĂ: FUNCȚII, STRUCTURĂ, IMPORTANȚĂ - VOCABULARUL CULTURII - 2025

Unitatea de corespondență este o stație de lucru care primește, clasifică, înregistrează și distribuie în mod central comunicări și documente interne și externe pentru toți membrii unei organizații între diferitele divizii. Obiectivul său este de a garanta că aceștia sunt livrați destinatarului eficient, rapid și în cele mai bune condiții.

Entitățile sau corporațiile private și publice implementează acest program de gestionare a documentelor pentru a simplifica procesele de control al corespondenței. Este un proces care este integrat în dinamica organizațională și permite realizarea obiectivelor companiei.

Unitatea de corespondență asigură livrarea eficientă și rapidă a informațiilor în cadrul unei companii. Sursa: pixabay.com

Din arhivele vechi până în era digitală, metoda de organizare a acestui departament are scopul de a permite accesul ușor la informațiile documentare de interes și de a proteja înregistrările de control, fișierele, manualele de proceduri și toată istoria companie în format fizic și / sau digital.

În prezent există software dezvoltat pentru a accelera gestionarea documentelor, care a avut un impact pozitiv asupra mediului, deoarece fișierul fizic tinde să dispară și consumul de hârtie este evitat.

De asemenea, livrarea sau primirea corespondenței prin intranet și extranet se face mai dinamică și rapidă.

Caracteristici

Unitatea de corespondență are funcții specifice destinate documentării, organizării și distribuirii eficiente a corespondenței care conține informații inerente afacerii sau serviciului furnizat, precum și toată documentația vitală pentru susținerea activității administrative și organizatorice.

Funcțiile specifice ale unității de corespondență includ următoarele:

- Controlează intrarea și ieșirea documentelor.

- Distribuie comunicările în zonele corespunzătoare.

- Procesarea corespondenței și comunicațiilor generate intern și extern.

- Scanarea documentelor.

- Comanda, clasifica și descrie documentele fondului documentar al companiei.

- Conservarea și controlul producției documentare.

- Alocați numere consecutive corespondenței care este produsă sau primită (înregistrare).

- Selectați documentele și comunicațiile care trebuie păstrate și transferați-le în arhiva centrală.

Structura

Unitatea de corespondență este organizată în funcție de mărimea și caracteristicile companiei sau instituției. Depinde în general de un sediu care este împărțit în două subunități: una pentru intrare și alta pentru ieșire.

Fiecare subunitate are funcții specifice care vizează administrarea și controlul a tot ceea ce are legătură atât cu corespondența internă, cât și cu cea externă. Aceste tipuri de unități sunt structurate după cum urmează:

Conducere

Definește reglementările și politicile care raționalizează, standardizează și reglementează producția de documente, metodele de distribuție, trimiterea și primirea corespondenței și atribuirile membrilor departamentului. Adică, într-un mod coordonat, acestea plasează procesul de gestionare a documentelor și arhivelor și sistematizarea eficientă a acestuia.

Subunitate potrivită

Ea este responsabilă de implementarea metodelor de distribuție și control în zona de gestionare a documentelor pe baza politicilor și reglementărilor stabilite de companie. Aceasta se împarte în:

Corespondența de intrare

Sunt documentele care ajung și sunt direcționate către diferitele departamente ale instituției. Documente sunt primite în acest domeniu. Înainte de a sigila acceptarea chitanței, trebuie verificat că:

- Sunt într-adevăr destinate instituției sau companiei.

- Problema este inerentă instituției sau companiei.

- Sunt sigilate corespunzător și semnate.

- Anexele, dacă există, sunt complete. În caz contrar, cererea trebuie făcută imediat către emitent în scris sau verbal.

- Ștampila subunității este aplicată cu data și ora primirii.

Control și livrare

Apoi, documentele sunt clasificate plasând simbolul corespunzător departamentului unde trebuie trimise. Înregistrarea se efectuează în conformitate cu principalele date de control, cum ar fi data primirii, departamentul căruia este destinat, numărul de control al înregistrării și datele originalului expeditorului.

După această etapă de documentare și clasificare, se realizează distribuția, care constă în trimiterea corespondenței către fiecare departament sau agenție. Acest departament va proceda la punerea ștampilei de confirmare a primirii și a acordului.

În cazul în care se stabilește că un document nu este adresat instituției sau nu intră în competența sa, acesta va fi returnat expeditorului de origine cu explicația cuvenită.

Corespondența ieșită

Această zonă este responsabilă cu primirea corespondenței și a documentelor de la fiecare dintre departamentele companiei sau instituției și organizarea acestora în funcție de destinație. Va efectua expedierea prin canalele pertinente după ce vor valida următoarele:

- Documentele trebuie să fie scrise pe hârtie instituțională.

- Documentele trebuie semnate (atât originalul, cât și copia).

- Anexele trebuie anexate.

- Detaliile destinatarului și adresei trebuie să fie corecte.

- check-out și check-out trebuie să apară cu data și codul.

După ce am analizat și aprobat datele și caracteristicile stabilite pentru expediere, procedăm la acordarea dovezii de primire.

Această zonă își asumă responsabilitatea expedierii și livrării către destinații după clasificarea lor în funcție de rută (prin poștă, personal sau direct, printr-un schimb, printre altele).

Plicurile vor fi etichetate, iar documentele pe care le conțin vor fi identificate în controalele sau facturile de livrare în conformitate cu mijloacele prin care sunt expediate. Trebuie să returnați o copie a documentelor ștampilate și semnate ca dovadă a primirii.

În cele din urmă, acestea sunt înregistrate în ordine alfabetică, numerică, tematică sau cronologică pentru a efectua check-out-ul și pentru a stabili controlul.

Importanţă

Unitatea de corespondență este o zonă sensibilă și extrem de confidențială. Depinde de aceasta că relațiile și comunicările din cadrul și din afara instituției se desfășoară într-un mod eficient și în timp util.

Importanța unității de corespondență se bazează pe faptul că este unitatea care trebuie să garanteze păstrarea, păstrarea și conservarea documentelor care constituie memoria instituției sau a companiei.

Obiectivul principal este de a oferi acces în timp util la informațiile scrise care sunt gestionate în cadrul entității.

Referințe

1. „Unitatea de corespondență” la Universitatea din Santiago de Cali. Preluat pe 8 iulie 2019 de la Universitatea din Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. „4 pași pentru formarea și organizarea corectă a înregistrărilor companiei dvs.” în Nu sunt acte. Preluat pe 8 iulie 2019 din No papers: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. „Organizarea documentelor” în Activități. Preluat pe 8 iulie 2019 de la Activități: blogspot.com
4. „Reglementări interne pentru depunere și corespondență” în cadrul Secției Naționale de Pompieri din Columbia. Preluat la 8 iulie 2019 de la Serviciul Național de Pompieri din Columbia: pompieri.mininterior.gov.co
5. „Unitățile de corespondență și arhivă din sectorul public federal” Institutul de Tehnologie și Studii Superioare Monterrey. Preluat pe 9 iulie 2019 de la Institutul de Tehnologie și Studii Superioare Monterrey: itesm.mx