CERINȚA DE CUMPĂRARE: TIPURI, MODUL DE REALIZARE ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Formularul de solicitare a achiziției este documentul generat de un departament de utilizator sau de către personalul depozitului pentru a notifica departamentul de achiziții despre articolele care trebuie comandate, cantitatea și intervalul de livrare. Cumpărarea de la o afacere începe cu cerințele de colectare.

După ce au fost compilate, departamentul de achiziții ar trebui informat. Cerința de cumpărare este documentul care va conține lista acestor cerințe. Pentru a preveni frauda, ​​managerii de departament nu au dreptul, în general, să comande direct de la furnizori sau să cumpere în numele companiei.

În schimb, este un departament diferit numit departamentul de achiziții care plasează de fapt comenzi cu furnizori externi. Managerii diferitelor departamente folosesc formularele de solicitare a achiziției pentru a informa acest departament ce materiale trebuie achiziționate.

Cerințele de achiziție și comenzile de achiziție sunt documente cheie în procesul de achiziție a articolelor de care are nevoie compania pentru funcționarea sa, standardizând procesul de comandă intern și extern.

Tipuri

Punctele cheie despre cererea de achiziție sunt următoarele:

- Este o solicitare adresată departamentului de achiziții pentru a achiziționa o anumită listă de materiale.

- Aveți nevoie de aprobarea organizației de cumpărare.

- Este un document intern; adică rămâne în cadrul organizației.

Puteți crea o solicitare de achiziție pentru următoarele tipuri de achiziții:

Standard

Pentru a obține materiale și materiale de la furnizori, atât pentru procese de producție, cât și pentru consumabile de birou și alte bunuri.

externalizarea

Pentru a furniza materia primă unui furnizor și, astfel, a obține un produs finit.

consignație

Obținerea de materiale păstrate în instalațiile companiei și furnizorului este plătită pentru asta.

Transfer

Pentru a obține materiale dintr-un alt departament sau zonă care se află în cadrul aceleiași organizații.

Serviciu extern

Pentru a obține serviciile unui furnizor terț, cum ar fi efectuarea de întreținere a instalațiilor.

La fel de elaborat?

Componentele de bază care alcătuiesc o cerere de cumpărare sunt:

- Numărul cererii, care permite identificarea documentului. Trebuie să fie preimprimat.

- Departamentul solicitant.

- Data solicitării și data solicitării livrării.

- Numele persoanei care pregătește rechiziția și semnătura persoanei care efectuează autorizația corespunzătoare.

- Elementele solicitate trebuie descrise în detaliu, pentru a evita date inexacte. Suma trebuie să fie exactă; este foarte important să plasați unitatea necesară (kilograme, litri, unități etc.).

- Semnatura managerului departamentului de achiziții care aprobă sau nu aprobă achiziția.

- Dacă au fost solicitate deja oferte de la furnizori, acestea trebuie să fie atașate la rechiziție.

Procesul de solicitare a achiziției

Procesul de solicitare a achiziției este utilizat de organizații pentru a plasa și urmări comenzile pentru livrări. Acestea pot fi orice, de la materii prime la mobilier de birou și multe altele.

Atunci când un manager de departament consideră că materialele sunt reduse, acestea completează formularul de solicitare a achiziției, care include câmpurile enumerate mai sus.

O cerere de cumpărare este formularul pe care un departament al companiei îl trimite departamentului de achiziții, listând articolele pe care dorește să fie comandate de la un furnizor extern.

Acest proces permite utilizatorilor să plaseze o comandă, să primească aprobarea supraveghetorului și, cel mai important, să permită furnizorilor terți să trimită oferte de preț.

Când managerul de achiziții primește rechiziția de cumpărare în acest proces, poate examina toate informațiile transmise de utilizatorul sursă. Managerul selectează pur și simplu dacă cererea este aprobată sau nu.

Dacă nu este aprobată, există o casetă pentru a stabili motivul deciziei, iar departamentul solicitant va fi informat despre această decizie. Cu toate acestea, dacă managerul își dă aprobarea, următorul pas va fi să solicitați o ofertă de la furnizori.

Importanţă

Începeți procesul de achiziție

Din când în când, departamentele unei companii vor avea nevoie de materiale; cererea de cumpărare inițiază procesul de cumpărare. Departamentul de achiziții va acționa în funcție de forța documentului.

Dacă există probleme, documentul va servi drept dovadă că un departament a comandat aprovizionarea cu o anumită comunicare.

Este un instrument de control

În cazul în care nu există controale adecvate, personalul poate fi implicat în fraudă, deoarece poate solicita materiale pentru uz personal.

Cu o cerere de cumpărare, există măsuri pentru a se asigura că nu este practică nicio fraudă. Cererea trebuie să treacă prin mai multe mâini pentru a-și asigura exactitatea și necesitatea.

Protejați afacerea

Cu comenzi de rechiziție în vigoare, sunt evitate șansele de fraudă. Activele companiei sunt, de asemenea, protejate.

Centralizarea procesului de cumpărare

Atunci când o organizație necesită ca toate rechizițiile să fie efectuate central prin departamentul de achiziții, este ușor de gestionat întregul proces.

Cumpărătorii beneficiază și ei, deoarece acum pot grupa cumpărături și pot utiliza puterea de cumpărare a organizației pentru a negocia condiții mai bune.

Exemple

Exemplul 1

Nr. Cerere: 00455

Data: 15 mai 2018

Numele solicitantului: Annaliese Corvo

Poziția: supervizor de formare

Departamentul: Instruirea personalului

Motivul solicitării: Următoarele articole sunt obligatorii pentru cursul de pregătire „Asigurarea calității”, care va fi oferit în săptămâna 16-20 iulie 2018.

- 01 caz de markeri flip chart.

- 12 creioane.

- 01 flip chart cu 20 de coli albe: 1 metru lățime x 1,5 metri lungime.

- 12 caiete de o singură linie de dimensiuni normale.

- 06 markere colorate pentru tablă.

- 12 ștergătoare pentru ștergere.

- 12 pixuri de cerneală albastră.

2 oferte primite de la furnizorii de papetărie sunt atașate.

Autorizat de: Alberto Moreno

Funcție: manager resurse umane

Managementul resurselor umane

Exemplul 2

Departamentul de producție Confecciones Tely, SA trebuie să comande diferite materiale și să completeze formularul de solicitare a achiziției. Acest formular notifică departamentului de achiziții că este nevoie de aceste livrări.

Departamentul de achiziții poate aproba sau refuza cererea primită. Dacă este aprobat, se va crea o comandă de cumpărare.

Comanda de cumpărare este trimisă vânzătorului pentru a achiziționa produsele. Furnizorul produce și livrează produsele cu o factură.

Departamentul de primire primește produsele și livrează raportul de primire departamentului de contabilitate.

Dacă toate documentele sunt conforme, zona de contabilitate emite aprobarea facturii către casierie, indicând faptul că plata poate fi făcută furnizorului.

Referințe

1. Business Dictionary (2018). Rechiziție de achiziție. Luat de la: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Ce este o solicitare de cumpărare? Luat de la: myaccountingcourse.com.
3. Ora de pădure. Diferența dintre o solicitare și o comandă de achiziție. Întreprinderi mici - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Ce este o solicitare de cumpărare și de ce este important pentru afacerea dvs. Procurify. Luat de pe: blog.procurify.com.
5. Puncte tutoriale (2018). SAP MM - Cerere de achiziție. Luat de la: tutorialspoint.com.