REANGAJAREA PROCESELOR: TIPURI, MODELE, FAZE ȘI EXEMPLE - DUDAS - 2025

Reengineering proces este o strategie de management al afacerii , care se concentrează pe analiza fluxurilor de lucru și a proceselor de afaceri ale unei organizații , în scopul de a realiza îmbunătățiri substanțiale ale performanței, productivității și calității.

Este practica regândirii și reproiectării modului de lucru, pentru a sprijini mai bine misiunea unei organizații și a reduce costurile. Procesul de afaceri se referă la setul de sarcini sau activități interconectate efectuate pentru a obține un rezultat specific.

Sursa: pixabay.com

Începe cu o evaluare la nivel înalt a misiunii organizației, a obiectivelor strategice și nevoile clienților. Se pun întrebări fundamentale, precum Misiunea trebuie redefinită? Sunt aliniate obiectivele strategice la misiune? Cine sunt clienții?

O companie poate constata că operează în ipoteze discutabile, în special în ceea ce privește nevoile și dorințele clienților săi. Abia după ce organizația reconsidere ce ar trebui să facă, decide cum să o facă mai bine.

Concentrați-vă pe procese

În cadrul evaluării de bază a misiunii și obiectivelor, reproiectarea se concentrează pe procesele, etapele și procedurile organizației care guvernează modul în care resursele sunt utilizate pentru a crea produse și servicii care satisfac nevoile clienților. sau piețe particulare.

Reproiectarea identifică, analizează și reproiectează procesele de activitate ale unei organizații cu scopul de a realiza îmbunătățiri dramatice ale măsurilor de performanță critică, precum costul, calitatea, serviciul și viteza.

Tehnologia informației este considerată ca acționând ca un facilitator pentru a crea noi forme de organizare și colaborare, mai degrabă decât pentru a susține funcțiile de afaceri existente.

Proiectarea proceselor derivă existența sa din diferite discipline și pot fi identificate patru domenii principale care pot fi modificate: organizare, tehnologie, strategie și oameni. O viziune de proces este utilizată ca un cadru comun pentru a lua în considerare aceste domenii.

Tipuri

Există trei tipuri diferite de reproiectare a proceselor pe care orice afacere le poate începe:

Reproiectare pentru îmbunătățirea costurilor

Acest tip de reproiectare poate conduce o companie la reduceri extraordinare ale costurilor proceselor non-critice, fie schimbând radical aceste procese, fie chiar eliminându-le cu totul.

Ea depășește cu mult ceea ce se poate realiza cu eforturile obișnuite de reducere a costurilor.

Reproiectarea pentru a fi mai competitiv

Prin efortul acestui tip de reinginerie, se caută să se aprofundeze în principalele procese produse în afaceri.

Acest lucru va deveni cel mai bun din clasa sa, la nivel de clasă mondială, obținând în același timp echivalența concurențială cu companiile care în trecut au stabilit regulile și au stabilit standardele industriei.

Reproiectare pentru un punct radical de inovare

Acest tip de reinginerie încearcă să localizeze și să efectueze puncte radicale de inovare, să schimbe regulile existente și să stabilească o nouă definiție a celor mai bune din clasă pentru toate companiile care încearcă să devină una.

modele

Model ADKAR

Modelul se concentrează pe elementul de schimbare la oameni, în special pe modul de a se asigura că angajații implicați susțin și cred în schimbare.

După ce face acest lucru, modelul se mișcă pentru a privi dimensiunea de afaceri, concentrându-se pe identificarea nevoii de schimbare, obiectivele care trebuie îndeplinite, modul în care aceste obiective vor fi îndeplinite și scala de timp în care va fi finalizată.

Ambele dimensiuni de afaceri și personale trebuie să fie îngrijite cu atenție pentru a implementa o strategie de schimbare reușită. Există cinci pași cheie pentru asigurarea sprijinului angajaților.

Conștientizarea

Angajații trebuie să fie conștienți de exact ce schimbare are loc și de ce este necesar. Dacă angajații nu sunt conștienți de aceste lucruri, pot pierde motivația și direcția în cadrul strategiei.

Managementul joacă un rol crucial în asigurarea faptului că angajații sunt pe deplin conștienți de fiecare element al procesului de schimbare.

Dori

Sprijinul pentru strategia de schimbare ar trebui să vină în mod natural din partea angajaților. În loc să forțeze schimbarea angajaților, inclusiv în viziunea și dezvoltarea proiectului, le va asigura sprijinul pentru rezultatul final.

Cunoştinţe

Reengineeringul va aduce probabil o schimbare în rutina și abilitățile angajaților, precum și o schimbare generală a organizației.

Din acest motiv, angajații trebuie să fie pe deplin susținuți pentru a dobândi și dezvolta aceste abilități.

îndemânare

Această cunoaștere trebuie dezvoltată, dar se poate întâmpla numai dacă indivizii au abilitățile necesare.

Armare

Procesul schimbării și recompensele pentru persoanele care își schimbă metodele ar trebui să fie consolidate după ce a avut loc schimbarea. Acest lucru asigură că angajații rezistă tentației de a aluneca înapoi în obiceiurile vechi.

Model de tranziție a podurilor

Principalul punct forte al modelului este că se concentrează pe tranziție, nu pe schimbare. Diferența dintre acestea este subtilă, dar importantă.

Schimbarea este ceva care se întâmplă oamenilor, chiar dacă nu sunt de acord cu aceasta. Pe de altă parte, tranziția este ceea ce se întâmplă în mintea oamenilor, pe măsură ce trec prin schimbare.

Schimbarea se poate întâmpla foarte repede, în timp ce tranziția se întâmplă de obicei mai lent.

Modelul evidențiază trei etape de tranziție prin care trec oamenii atunci când experimentează schimbări. Acestea sunt:

- Încetarea, pierderea și eliberarea.

- Zona neutră.

- Nou inceput.

Bridges spune că oamenii parcurg fiecare etapă în ritmul lor. De exemplu, cei care sunt confortabili cu schimbarea vor avansa rapid spre a treia etapă, în timp ce alții vor rămâne în prima sau a doua etapă.

faze

Reîngineria proceselor de afaceri nu este o sarcină ușoară. Cu excepția cazului în care fiecare etapă este finalizată cu succes, încercările de schimbare pot eșua.

Identificați și comunicați nevoia de schimbare

Trebuie făcută o anchetă. Ce procese ar putea să nu funcționeze? Concurența este mai bună sau mai rea decât compania în anumite privințe?

După ce toate informațiile sunt disponibile, ar trebui elaborat un plan foarte complet, cu participarea conducătorilor diferitelor departamente.

Conducerea va trebui să joace rolul de vânzător. Va trebui să transmiteți viziunea mare asupra schimbării și să arătați cum aceasta va afecta pozitiv chiar și angajații cu cele mai slab calificate.

Asamblați o echipă de experți

Ca în orice alt proiect, reproiectarea proceselor are nevoie de o echipă formată din oameni extrem de pregătiți și motivați, care vor realiza etapele necesare. În cele mai multe cazuri, echipa este formată din:

Director principal

Când vine vorba de o schimbare majoră, aveți nevoie de supravegherea cuiva care poate lua deciziile și pe care să contacteze direct.

GÂNGURI

Cineva care cunoaște complicațiile procesului va fi nevoie. Acolo, intervine managerul de operațiuni, colaborând cu procesele și putând contribui la vastele sale cunoștințe.

Experți de reproiectare

Vor fi necesari inginerii potriviți. Procesele de reinginerie pot necesita expertiză în mai multe domenii diferite, de la IT la producție.

Găsiți procese ineficiente și definiți indicatorii cheie de performanță (KPI)

Trebuie definite KPI-urile corecte. KPI-urile variază de obicei în funcție de procesul optimizat.

Apoi procesele trebuie urmate individual. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este maparea proceselor de afaceri.

Este mult mai ușor dacă ai totul în scris pas cu pas. Acesta este locul în care managerul operațional vine la îndemână, deoarece simplifică și analizează procesele.

Cea mai de bază modalitate de a lucra cu procesele este prin intermediul diagramelor de flux. Luati un creion si hartie si notati procesele pas cu pas.

Dacă aveți mai multe cunoștințe despre tehnologie, utilizarea software-ului pentru analiza procesului poate face totul mult mai ușor.

Reproiectați procesele și comparați API-urile

În acest moment, nu este prea mult de adăugat. Ceea ce trebuie făcut acum este să continuăm să punem în practică teoriile și să vedem cum se mențin KPI-urile.

Dacă KPI-urile arată că noua soluție funcționează mai bine, puteți începe să extindeți soluția încet, punând-o în acțiune în tot mai multe procese de afaceri.

Exemple

Ford Motors

În anii 1980, industria auto americană trecea printr-o recesiune. Căutând să reducă costurile, Ford a decis să analizeze amănunțit procesele de afaceri ale unora dintre departamentele sale, încercând să găsească procese ineficiente.

Au observat că peste 500 de oameni lucrau în departamentul de contabilitate. Spre comparație, aproximativ 100 de oameni au lucrat în același departament la concurentul său Mazda.

În ciuda faptului că Ford era o companie mai mare, a stabilit un obiectiv măsurabil, care a fost reducerea numărului de angajați din departamentul respectiv la doar 200 de persoane.

Au lansat o inițiativă de reinginerie a procesului pentru a afla de ce departamentul avea atât de mult personal. Ei au analizat sistemul actual și au descoperit că acesta funcționează astfel:

- Când departamentul de achiziții a scris o comandă de cumpărare, a trimis o copie departamentului de conturi.

- Apoi, departamentul de control al materialelor a primit marfa și a trimis o copie a documentului aferent conturilor plătibile.

- În același timp, furnizorul a trimis o chitanță pentru mărfurile livrate în conturile de plătit.

Proces complet nou

Funcționarul plătitor de conturi trebuia să corespundă celor trei comenzi, iar prin potrivirea acestora, el a emis plata manual. Acest proces a necesitat multă forță de muncă în departament.

În loc să facă modificări minore, Ford a dezvoltat un proces complet nou. Tehnologia informației a jucat un rol important în acest nou proces.

Au dezvoltat o bază de date la care a fost trimisă o notificare atunci când departamentul de achiziții a plasat o comandă.

Când materialele au fost livrate, un angajat al depozitului le-a intrat în computer. În acest fel, el a putut verifica imediat dacă materialele livrate au fost comandate, astfel încât acestea au fost plătite automat mai târziu.

În acest fel, funcționarii care au plătit conturile de a căuta să corespundă comenzilor au fost eliminați complet, reducând numărul de angajați clerici cu 75%.

Taco Bell

Taco Bell și-a refăcut activitatea, concentrându-se mai mult pe aspectul serviciului și centralizând zona de fabricație.

Odată cu crearea programului K-Minus, în afara restaurantului au fost preparate carne, porumb, fasole, salată, brânză și roșii pentru restaurantele lor. În restaurante, aceste ingrediente preparate au fost asamblate doar atunci când un client le-a solicitat.

Unele dintre succesele acestui nou mod de lucru au fost motivarea sporită a angajaților, un control al calității mai bun, mai puține accidente, economii mai mari și mai mult timp pentru a se concentra pe serviciul pentru clienți.

Avantaje și dezavantaje

-Avantaj

Reduceți costurile și timpii ciclului

Reproiectarea proceselor reduce costurile și timpul ciclului prin eliminarea activităților neproductive și a angajaților care le realizează.

Reorganizarea echipei reduce nevoia de diferite niveluri de management, accelerează fluxurile de informații, elimină erorile și reelaborarea cauzată de transferuri multiple.

Îmbunătățirea calității

Reproiectarea proceselor îmbunătățește calitatea prin reducerea fragmentării lucrărilor și stabilirea proprietății clare asupra proceselor.

Muncitorii își asumă responsabilitatea pentru producția lor și își pot măsura performanța pe baza feedback-ului rapid.

Crește productivitatea

Scopul reproiectării proceselor este de a moderniza procesele depășite și de multe ori produce rezultate de economisire a timpului. De exemplu, organizația poate descoperi că un anumit proces poate fi realizat de doi angajați în loc de patru.

Orientarea către client

Trecând de la sarcină orientată spre proces, orientată spre proces, accentul se pune pe client. Acest lucru are avantajul că toate procesele irelevante ies repede în evidență, după care pot fi ușor eliminate sau modificate.

Îmbunătățirea poziției competitive

De obicei, modificările pe care le realizează o organizație sunt observate doar treptat. Cu toate acestea, pentru a rămâne competitiv și pentru a satisface nevoile clienților, trebuie să acționați corespunzător.

Odată cu reproiectarea proceselor, schimbările radicale sunt implementate într-o perioadă relativ scurtă de timp.

-Dezavantaje

Adaptarea personalului

Este posibil ca unii lucrători să nu se adapteze la schimbări, iar noii manageri se pot simți copleșiți. Alți lucrători vor deveni caduce dacă rolul lor principal este înlăturat ca parte a revizuirii procesului.

Dacă luni, dimineața, un angajat aude că întreaga descriere a postului lor a fost schimbată, acest lucru poate părea deranjant.

De aceea, este foarte important ca modificările care sunt implementate să fie bine comunicate angajatului.

Necesită investiție

Proiectarea proceselor necesită de obicei investiții, în special în tehnologie. Metodele învechite, cum ar fi efectuarea manuală a unei sarcini, sunt înlocuite cu programe de calculator.

Programele îmbunătățesc eficiența și reduc erorile, însă compania trebuie să investească în software și training, o opțiune scumpă pentru companiile care doresc să reducă imediat cheltuielile.

Referințe

1. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2019). Reangajarea proceselor de afaceri. Preluat de la: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Reproiectarea proceselor de afaceri (BPR): definiție, pași, exemple. Tallyfy. Luat de la: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Reproiectarea proceselor de afaceri (BPR). ToolsHero: preluat de la: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Modele formale de reproiectare a proceselor de afaceri pentru proiectarea și validarea proiectării. Preluat de la: eil.utoronto.ca.
5. ISM inteligent (2019). Creșterea competitivă a afacerii dvs. cu reproiectarea proceselor de afaceri (BPR). Luat de la: cleverism.com.
6. Organizarea companiei (2017). Tipuri de reinginerie. Luat de la: organizacionempresa.xyz.
7. Jargon de afaceri (2019). Reproiectarea proceselor de afaceri. Luat de la: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Dezavantajele și avantajele BPR. Bizfluent. Luat de la: bizfluent.com.