MANAGEMENTUL ADMINISTRATIV: FUNCȚII ȘI PROCESE - DUDAS - 2025

Conducerea administrativă este setul de formulare, acțiuni și mecanisme care permit utilizarea resurselor umane financiare ale unei companii și materiale , în scopul de a atinge obiectivul. Se bazează pe patru principii fundamentale; comanda este prima, conform căreia fiecare lucrător trebuie să ocupe poziția pentru care este instruit.

Lipsa comenzii duce la o muncă mai puțin eficientă și la utilizarea incorectă a resurselor. Al doilea principiu este disciplina; în cadrul managementului administrativ, disciplina este un aspect important, deoarece regulile și reglementările trebuie respectate și respectate de toți.

Al treilea principiu este unitatea de comandă. Angajatul trebuie să știe cui îi raportează munca și de la cine va primi comenzi, pentru a evita mesajele eronate care dăunează calității muncii. În cele din urmă, încurajarea și evaluarea inițiativei în personal este esențială pentru a motiva; Acest lucru va avea un impact pozitiv asupra mediului de muncă și a atingerii obiectivelor.

Managementul administrativ este esențial pentru organizație, deoarece constituie baza pe care se vor desfășura propriile sarcini ale grupului, formând și o rețea care vizează îndeplinirea obiectivelor de afaceri.

Caracteristici

Performanța proceselor de management

Procesele de gestionare trebuie să fie efectuate în mod corespunzător, astfel încât performanța eficientă să fie realizată în fiecare dintre funcțiile administrative.

Acestea trebuie să includă planificarea, organizarea, direcția și controlul, toate rotind pe baza îndeplinirii obiectivelor.

Recrutare

Se referă la selecția, pregătirea, plasarea și remunerarea personalului. Atingerea obiectivelor organizației depinde de posibilitatea de a avea personalul adecvat, motiv pentru care interesul pentru satisfacerea nevoilor angajaților trebuie menținut și, în același timp, să fie fidel organizației.

Protejarea bunurilor

Bunurile unei organizații trebuie protejate împotriva utilizării greșite, pierderii sau daunelor cauzate de furt, foc sau orice alt mijloc.

Din acest motiv, este necesar să se păstreze o înregistrare adecvată pentru fiecare tip de activ, menținând personalul responsabil pentru utilizarea corectă și protejarea acestuia.

Relatii publice

Una dintre funcțiile importante ale managementului administrativ este stabilirea și menținerea diferitelor linii de comunicare între organizație și publicul aferent (clienți, acționari, angajați, furnizori, consumatori).

Stabiliți secvențe de lucru

Pentru o executare stabilă și neîntreruptă a activității administrative, ar trebui dezvoltate sisteme și proceduri de rutină definite. Acest lucru este motivat de natura interdependenței și interrelației dintre sarcinile specifice fiecărui departament.

Achiziționarea de mijloace fixe

În fiecare departament este nevoie de mijloace fixe adecvate pentru a avea o performanță eficientă și economică a activității desfășurate acolo. Prin urmare, trebuie să fie urmată o procedură standard în selectarea și cumpărarea fiecărui tip de mijloace fixe necesare.

Un aspect important este efectuarea unei detectări și evaluări a nevoii reale de activ, evitând astfel cheltuielile inutile care afectează finanțele companiei.

Proiectarea și controlul formei

Întrucât munca administrativă are caracteristici particulare, formularele utilizate trebuie să fie proiectate pentru a oferi informațiile solicitate într-un mod adecvat.

Administrația este de datoria de a proiecta aceste formulare și de a încerca să standardizeze utilizarea acestora, pentru a reduce costurile.

Achiziția de articole de papetărie și birou

Aceste articole trebuie să acopere nevoile utilizatorilor, deoarece acestea vor afecta execuția sistematică și rapidă a lucrărilor efectuate.

Prin urmare, este important să se asigure standardizarea, selecția și achiziționarea acestor inputuri, precum și distribuirea lor către alte departamente, atunci când este necesar.

Procese de management administrativ

Planificare

Planificarea este piatra de temelie a acestui proces, deoarece acțiunile ulterioare care vor urma vor fi derivate din acest lucru. Pentru a efectua un proces eficient este necesar să se ia în considerare următoarele:

- Au obiective clare

- Studiați mediul în care se va desfășura activitatea.

- Identificați și atribuiți sarcinile care vor ajuta la atingerea obiectivelor.

- Efectuați un plan cuprinzător de realizări, în care sunt evidențiate elementele creative care ajută la realizarea eficientă a muncii.

- Determinați politicile, metodele și procedurile necesare pentru îndeplinirea lucrărilor.

- Creați sisteme de alertă care să permită anticiparea acțiunilor împotriva problemelor viitoare.

- Actualizați constant planurile, luând în considerare rezultatele controalelor exercitate asupra lor.

Organizare

Pentru a avea succes, toate resursele umane, financiare și materiale care au legătură cu munca de făcut trebuie să fie coordonate.

Aceasta presupune stabilirea unui set de reguli și sarcini de sarcini care trebuie urmate cu strictețe de către persoanele implicate. Unele dintre aceste activități sunt:

- Împărțiți munca luând în considerare unitățile de operare.

- Grupuri sarcini după locuri de muncă.

- Structurați unitățile de operare cu criterii de gestionare și afinitate a lucrării.

- Selectați personalul care are abilitățile necesare pentru un anumit loc de muncă.

- Stabiliți ajustări în activitățile desfășurate, pe baza rezultatelor rezultatelor controlului lor.

Direcție sau execuție

Pentru a respecta strategiile planificate și organizate, este necesar să se întreprindă acțiunile care inițiază și să le ofere continuitate.

Printre aceste măsuri se numără cele de direcționare a activității și de promovare a dezvoltării angajatului în probleme de muncă și personale, astfel încât această motivație să fie tradusă în realizarea eficientă a obiectivului. Aceste strategii pot fi:

- Ghidul și încurajarea grupului pentru atingerea obiectivului.

- Stabilirea unei comunicări directe, deschise și transparente cu fiecare dintre cei implicați, direct sau indirect, la locul de muncă.

- Dezvoltați potențialul fiecărui membru.

- Crearea de stimulente pentru angajații care ies în evidență în anumite criterii prestabilite, cum ar fi creativitatea, viteza de finalizare, printre altele.

- Stabilirea mecanismelor de evaluare constantă a procesului de execuție, pentru a rectifica acțiunile, dacă este necesar.

Control

Este important să implementăm strategii pentru a verifica dacă ceea ce este planificat, organizat și executat progresează satisfăcător și eficient către atingerea obiectivului.

Acest lucru va face posibilă luarea de decizii pentru înlocuirea activităților sau reorientarea procesului, permițând optimizarea acestuia. Acestea ar putea fi câteva dintre acțiunile de urmat:

- Stabiliți comparații ale rezultatelor cu planurile generale ale companiei.

- Evaluarea produsului lucrării, pe baza standardelor sale de performanță.

- Faceți publice mijloacele care trebuie utilizate la măsurători.

- Comunicați sugestiile personalului responsabil, pentru a corecta acțiunile necesare.

Referințe

1. Aspecte de bani (2018). Funcții de management administrativ ale Biroului Modern. Învățarea contului. Luat de la: accountlearning.com.
2. Ghidul meu MBA (2018). Funcții administrative sau de management ale unui birou. Luat de la: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Management administrativ. Preluat de la: manageri-net.com.
4. ABCM (2018). Aflați importanța managementului administrativ pentru afaceri. Luat de la: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Cinci funcții ale managementului (Fayol). Toolshero. Preluat de la: toolshero.com.